Organiser une compétition omnisports sans perdre le fil

Une compétition omnisports se prépare dans un ordre précis : réserver le parcours et les vestiaires, fixer le format, puis ouvrir les inscriptions. Le règlement, les officiels et les groupes de départ doivent être finalisés avant la publication du planning. Dans les jours précédant l’épreuve, vérifiez le matériel sportif, les vélos, le chronométrage et les besoins alimentaires. Le jour J, prévoyez une inspection du terrain avant l’accueil des participants et gardez une solution de secours pour les impressions et les communications.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le parcours et les vestiaires
2
Définir le format de la compétition
2 personnes
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Constituer les officiels et le jury
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier la liste des participants
2 personnes
10
Répartir les groupes de départ
2 personnes
11
Publier la liste de départ
12
Planifier les bénévoles
2 personnes
13
Envoyer les infos de parking
14
Imprimer le planning du match
15
Imprimer les dossards
2 personnes
16
Composer les dossiers des participants
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Récupérer le matériel
3 personnes
19
Vérifier les vélos et les pièces de rechange
3 personnes
20
Tester l’équipement de compétition
3 personnes
21
Remplir les glacières
2 personnes

Événement

22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Effectuer l’inspection du terrain
3 personnes
24
Préparer les vélos et le matériel de sécurité
3 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Monter le comptoir d’inscription
2 personnes
27
Installer la table du jury
2 personnes
28
Raccorder la sonorisation
2 personnes
29
Sécuriser l’éclairage et les câbles
2 personnes
30
Installer les cônes et les barrières
3 personnes
31
Distribuer les dossards
2 personnes
32
Approvisionner le bureau d’accueil
2 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Monter le buffet traiteur
3 personnes
35
Accueillir les participants
3 personnes
36
Vérifier les licences et les données
2 personnes
37
Installer les vélos dans la zone des coureurs
2 personnes
38
Faire le briefing des coureurs
3 personnes
39
Faire le briefing du jury
4 personnes
40
Animer l’échauffement
3 personnes
41
Assurer la cérémonie d’ouverture
3 personnes
42
Assurer le lancement de la première partie
5 personnes
43
Enregistrer les manches et les résultats
3 personnes
44
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
47
Rassembler la vaisselle
2 personnes
48
Annoncer les pauses et les changements de piste
2 personnes
49
Assurer la sécurité autour du parcours
3 personnes
50
Gérer les vélos de réserve
2 personnes
51
Enregistrer les signalements techniques
2 personnes
52
Assurer la dernière partie
5 personnes
53
Vérifier le classement final
3 personnes
54
Assurer la remise des prix
4 personnes
55
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

56
Démonter le matériel de compétition
4 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Nettoyer la piste et les tribunes
4 personnes
59
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
60
Faire la vaisselle
2 personnes
61
Vérifier le stock et les objets trouvés
2 personnes
62
Publier les résultats et les photos
2 personnes
63
Retourner les matériels
3 personnes
64
Ranger les restes
2 personnes
65
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4

Équipement

Système de chronométrage
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 100
Porte-numérosqté 100
Dossardsqté 100
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 8
Barrières de fouleqté 20
Assiettes rondesqté 6
Panneaux de scoreqté 2
Presse-papiersqté 10
Chronomètresqté 6
Pompes à véloqté 4
Kits d'outilsqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 8
Entraîneurs de véloqté 6
Caisses de bidonsqté 8
Blocs de podiumqté 3
Porte-médaillesqté 3
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 20
Couverturesqté 6

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 4
Bannièresqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 30

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Pompes de désinfectant pour les mainsqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Pains de glaceqté 24
Serviettes jetablesqté 300

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le format et le règlement avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître les épreuves, les horaires, les critères de classement et la date limite d’inscription.
Fermez les inscriptions assez tôt pour vérifier la liste, recueillir les besoins alimentaires et répartir les groupes de départ. Publiez la liste de départ au moins 48 heures avant la compétition.
Préparez un dossier par participant avec le dossard, le numéro de départ, le planning et les consignes utiles. Imprimez aussi une version complète du planning pour la table d’accueil et une copie de secours.
Testez le système de chronométrage, l’ordinateur, l’imprimante, les microphones et les talkies-walkies avant l’ouverture. Chargez les batteries externes et prévoyez rallonges et multiprises avant l’installation.
Le matin de l’épreuve, inspectez le parcours avant l’arrivée du public : balisage, cônes, barrières et zones de sécurité doivent être en place. Remplissez les glacières et installez tables, chaises et tentes avant le briefing des officiels et des bénévoles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition omnisports ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le parcours et les vestiaires, constituer le jury, ouvrir les inscriptions et commander ou récupérer le matériel.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une compétition omnisports ?: Clôturez-les idéalement 7 à 10 jours avant l’épreuve. Vous pourrez ainsi vérifier les participants, recueillir les besoins alimentaires, former les groupes et publier la liste de départ au moins 48 heures avant.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Comptez au moins 1 bénévole pour l’accueil et 1 par zone ou poste nécessitant une surveillance, puis ajoutez 2 personnes pour les imprévus et les relèves. Finalisez le planning des bénévoles 7 jours avant la compétition.
Que faut-il vérifier la veille d’une compétition omnisports ?: Vérifiez les vélos et les pièces de rechange, testez le chronométrage et l’équipement de compétition, rechargez les appareils et préparez les dossiers des participants. Faites aussi un contrôle des impressions et du balisage au moins 24 heures avant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.