Organiser une compétition de SUP, étape par étape

Une compétition de SUP se prépare d’abord sur l’eau, puis autour de l’accueil des participants. Commence par définir le format, mesurer précisément le parcours et réserver les zones de départ et d’arrivée. Les autorisations, le plan de sécurité et le dispositif de secours doivent être réglés avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouille les besoins des participants, les rôles des bénévoles et le matériel, puis utilise les derniers jours pour contrôler la météo et inspecter le site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Mesurer le parcours
3 personnes
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
4
Gérer les autorisations et les déclarations
5
Établir le plan de sécurité aquatique
2 personnes
6
Définir le dispositif de secours
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Publier le règlement du concours
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les participants
2 personnes
13
Répartir les dossards
2 personnes
14
Briefer les bénévoles
3 personnes
15
Confirmer les réservations de matériel
16
Vérifier les prévisions météo
17
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Récupérer le matériel
3 personnes
20
Préparer les dossards
2 personnes
21
Imprimer les feuilles de résultats
22
Remplir les glacières
2 personnes
23
Inspecter le site
3 personnes
24
Monter les tentes de réception
4 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Monter le comptoir d’inscription
2 personnes
27
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
28
Installer les bouées de compétition
4 personnes
29
Installer l'arche d'arrivée
3 personnes
30
Tester le système de sonorisation
2 personnes
31
Installer le poste de premiers secours et de sauvetage
2 personnes
32
Vérifier les planches et les pagaies
3 personnes
33
Faire un briefing avec le personnel
5 personnes

Événement

34
Enregistrer les participants
3 personnes
35
Distribuer les dossards
2 personnes
36
Distribuer le matériel aux participants
3 personnes
37
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
38
Faire le discours d’ouverture
39
Exécuter la procédure de départ
4 personnes
40
Tenir les postes du parcours
6 personnes
41
Suivre les participants sur l’eau
4 personnes
42
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
43
Enregistrer les arrivants
3 personnes
44
Servir les boissons
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
47
Rassembler les gobelets utilisés
2 personnes
48
Vérifier les résultats
2 personnes
49
Assurer la remise des prix
3 personnes
50
Servir le dîner des participants
4 personnes
51
Fournir la musique
52
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
53
Fermer le site
3 personnes

Suivi

54
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
55
Retirer les bouées de l’eau
4 personnes
56
Rassembler les déchets
3 personnes
57
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
58
Démonter les tentes de fête
4 personnes
59
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
60
Remettre le lieu propre
4 personnes
61
Retourner le matériel
3 personnes
62
Publier les résultats en ligne
63
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Tables d’inscriptionqté 2
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Planches de SUPqté 40
Pagaies de SUPqté 40
Laissesqté 40
Gilets de sauvetageqté 45
Bouées de compétitionqté 12
Bouées de sauvetageqté 4
Cordes de sauvetageqté 4
Bacs de rangement étanchesqté 6
Drapeaux de départqté 3
Siffletsqté 8
Dossards de départqté 40
Rubans de médailleqté 60
Trophéesqté 3

Équipement

Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Système de sonorisation
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 8
Panneaux d’affichageqté 3
Classeurs imperméablesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Gilets de sécuritéqté 12

Décoration

Arche d'arrivée
Drapeaux résistants au ventqté 12
Ruban de balisageqté 4

Nettoyage

Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Mesure le parcours avant de publier le règlement : indique la distance, les bouées de compétition, le sens du circuit et les conditions de départ. Une modification après l’ouverture des inscriptions crée rapidement des erreurs dans les informations envoyées.
Traite les autorisations et la sécurité avant les invitations. Prévois un plan aquatique lisible, des bouées de sauvetage, des cordes de secours, des gilets et un moyen de communication pour chaque zone surveillée.
Ferme les inscriptions assez tôt pour confirmer les participants, attribuer les dossards et recueillir les besoins alimentaires. Envoie ensuite les horaires, le parcours, les consignes de sécurité et la liste du matériel personnel à prévoir.
Réunis les bénévoles pour un briefing distinct avant le jour de la course. Explique qui tient le départ, qui chronomètre, qui surveille l’eau et qui utilise les talkies-walkies ou le mégaphone en cas de problème.
La veille, vérifie la météo, récupère les planches, pagaies et laisses, puis prépare les dossards et les feuilles de résultats. Sur place, inspecte les accès avant d’installer les tentes, les tables d’inscription, les chaises et les glacières.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de SUP ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, réserver le départ et l’arrivée, ouvrir les inscriptions, confirmer le dispositif de secours et ajuster l’organisation selon la météo.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une compétition de SUP ?: Ouvre-les après avoir défini le format, mesuré le parcours et publié un règlement complet, généralement 4 à 6 semaines avant la course. Garde ensuite au moins 7 jours pour traiter les inscriptions et confirmer les participants.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de SUP ?: Pour un petit parcours, prévois au minimum 1 responsable de course, 2 personnes au départ et à l’arrivée, 1 personne au chronométrage et 1 surveillant par zone aquatique. Ajoute une réserve de 2 bénévoles pour les absences ou les imprévus.
Quand vérifier la météo et le matériel d’une compétition de SUP ?: Fais une première vérification 72 heures avant, puis une dernière le matin de la course. Contrôle aussi les planches, pagaies, laisses, gilets, bouées, chronomètres, radios et moyens de sonorisation avant l’ouverture de l’accueil.

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