Organiser une compétition de kayak freestyle, étape par étape

Une compétition de kayak freestyle se prépare d’abord sur l’eau, puis autour de l’accueil des participants. Commencez par réserver le site, obtenir l’autorisation et établir le plan de sécurité avant d’ouvrir les inscriptions. Le jury, les secours, le règlement et les groupes de départ doivent être définis assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Les jours précédant l’épreuve, contrôlez le niveau de l’eau, le matériel, le balisage et l’installation du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Demander une autorisation de compétition
3
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
4
Définir les membres du jury
5
Constituer l’équipe de secours
6
Publier le règlement du concours
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répartir les groupes de départ
2 personnes
12
Publier la liste de départ
13
Vérifier les prévisions météo
14
Vérifier le niveau de l’eau
2 personnes
15
Vérifier le matériel
2 personnes
16
Récupérer les prix et les médailles
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Trier les dossards
2 personnes
20
Préparer le service traiteur
3 personnes
21
Inspecter le site
3 personnes
22
Balisage de la zone de compétition
4 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Monter les tentes de réception
4 personnes
25
Installer la table du jury
2 personnes
26
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
27
Tester le son et le micro
2 personnes
28
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
29
Mettre les kayaks de secours à l’eau
3 personnes
30
Vérifier le matériel de sécurité
3 personnes
31
Monter le buffet traiteur
3 personnes

Événement

32
Accueillir les participants
3 personnes
33
Enregistrer les participants
3 personnes
34
Distribuer les dossards
2 personnes
35
Effectuer le contrôle du matériel
2 personnes
36
Organiser le briefing du jury
2 personnes
37
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
38
Prononcer le mot de bienvenue d’ouverture
39
Animer le tour de compétition
8 personnes
40
Enregistrer les scores
3 personnes
41
Surveiller la sécurité dans l’eau
4 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
45
Appeler les finalistes
46
Animer la finale
8 personnes
47
Vérifier les scores finaux
3 personnes
48
Servir le repas des participants
4 personnes
49
Préparer la remise des prix
3 personnes
50
Organiser la remise des prix
3 personnes
51
Prendre une photo de groupe
2 personnes
52
Assurer la clôture informelle
3 personnes
53
Servir les dernières boissons
2 personnes
54
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

55
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
56
Sortir les kayaks de secours de l’eau
3 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Démonter les tentes de fête
4 personnes
59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Nettoyer le site
4 personnes
62
Laisser sécher le matériel
3 personnes
63
Nettoyer le matériel
3 personnes
64
Archiver les feuilles de score
65
Publier les résultats
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Table du jury
Table d'inscription
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Kayaks freestyleqté 12
Pagaies de kayakqté 14
Ramesqté 14
Casques de kayakqté 16
Gilets de sauvetageqté 20
Bâches anti-éclaboussuresqté 16
Kayaks de sauvetageqté 2
Lignes de lancerqté 4
Siffletsqté 12
Bouées de compétitionqté 12
Ancrages à eauqté 12
Numéros de départqté 80
Cônesqté 24
Barrières de sécuritéqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Mégaphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Chronomètresqté 6
Calculatricesqté 4
Talkies-walkiesqté 10
Panneaux d’affichageqté 2
Tableaux blancsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Carafeqté 6

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Casiers de boissonsqté 10
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Poêlesqté 2
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Pains de glaceqté 30

Décoration

Bannière de compétition
Panneaux directionnelsqté 10
Panneaux d'informationqté 6
Nappesqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 12

Conseils

Réservez le site et demandez l’autorisation de compétition avant de publier les invitations. Prévoyez plusieurs semaines pour les échanges administratifs et faites valider le plan de sécurité par les personnes responsables des secours.
Fixez le règlement avant l’ouverture des inscriptions : catégories, ordre de passage, critères du jury et horaires. Publiez ensuite la liste de départ suffisamment tôt pour permettre aux participants de signaler une erreur.
Constituez une équipe de secours identifiable et vérifiez que les kayaks de sauvetage, lignes de lancer, sifflets et gilets de sauvetage sont disponibles avant l’arrivée des concurrents. Un simple contrôle visuel le matin même est trop tardif pour remplacer du matériel manquant.
Surveillez les prévisions météo et le niveau de l’eau à plusieurs reprises, notamment la veille et le matin de l’épreuve. Le balisage avec bouées, ancrages à eau, cônes et barrières doit être inspecté sur place avant le premier départ.
Préparez séparément l’accueil et la compétition : triez les numéros de départ, installez la table d’inscription et la table du jury, puis testez microphones, enceintes, chronomètres et batteries externes. Refroidissez les boissons et confirmez le service traiteur avant l’ouverture du site.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de kayak freestyle ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le site, obtenir l’autorisation, publier le règlement et ouvrir les inscriptions. Ajoutez une vérification finale du site, du matériel, de la météo et du niveau de l’eau dans les 24 heures précédentes.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une compétition de kayak freestyle ?: Ouvrez le formulaire environ 4 semaines avant la compétition, une fois le règlement et les catégories fixés. Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’épreuve afin de traiter les besoins alimentaires et répartir les groupes de départ.
Que faut-il vérifier le jour avant une compétition de kayak freestyle ?: Contrôlez le niveau de l’eau, les prévisions météo, le balisage et l’ensemble du matériel de sécurité la veille. Testez aussi les chronomètres, les microphones, les enceintes et les moyens de communication au moins 2 heures avant le début.
Qui doit faire partie du jury et de l’équipe de secours ?: Définissez le jury plusieurs semaines à l’avance et confirmez sa disponibilité avant de publier la liste de départ. L’équipe de secours doit être constituée avant l’ouverture des inscriptions, avec des rôles précis et au moins un responsable présent pendant toute la compétition.

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