Organiser une compétition de bodysurf, étape par étape

Une compétition de bodysurf se prépare d’abord depuis la plage, mais la réussite dépend surtout de l’ordre des décisions. Commencez par fixer le format, la date et le site, puis vérifiez les marées avant de demander les autorisations. Le règlement, la sécurité et la composition du jury doivent être arrêtés avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à répartir les séries, transmettre les consignes et préparer un dispositif qui reste lisible même en cas de changement météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Confirmer la date du match
2 personnes
3
Réserver un lieu de plage
4
Demander les autorisations
5
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
6
Vérifier les marées
7
Définir le scénario météo
2 personnes
8
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
9
Définir les critères du jury
3 personnes
10
Contacter les membres du jury
11
Mettre en place l'équipe de sécurité
2 personnes
12
Réserver un animateur
13
Réserver le photographe
14
Créer le formulaire d'inscription
15
Envoyer les invitations
2 personnes
16
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
17
Traiter les inscriptions
18
Recueillir les besoins alimentaires
19
Vérifier les données des participants
2 personnes
20
Répartir les groupes de départ
2 personnes
21
Publier le programme de départ
22
Envoyer la lettre aux participants
23
Collecter les formulaires d’autorisation
24
Imprimer les numéros de concours
25
Imprimer les certificats
26
Vérifier les prix
27
Inventorier le matériel
2 personnes
28
Vérifier la liste des courses
2 personnes
29
Faire les courses
2 personnes
30
Remplir les glacières
2 personnes
31
Charger le matériel
3 personnes
32
Vérifier à nouveau la météo
33
Donner le briefing de sécurité
8 personnes
34
Inspecter la zone de compétition
3 personnes
35
Balisage du terrain de compétition
4 personnes
36
Monter les tentes
4 personnes
37
Installer les tables et les chaises
4 personnes
38
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
39
Installer la table du jury
2 personnes
40
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
41
Raccorder la sonorisation
2 personnes
42
Tester la sonorisation
2 personnes
43
Installer les bouées
3 personnes
44
Mettre les boissons au frais
2 personnes
45
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

46
Traiter les inscriptions
3 personnes
47
Distribuer les bracelets aux participants
2 personnes
48
Accueillir le public
2 personnes
49
Expliquer les règles du match
50
Animer l’échauffement
4 personnes
51
Encadrer le premier tour de compétition
8 personnes
52
Enregistrer les scores
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
2 personnes
55
Encadrer le deuxième tour de compétition
8 personnes
56
Encadrer le troisième tour de compétition
8 personnes
57
Annoncer les finalistes
58
Encadrer la finale
8 personnes
59
Vérifier le classement final
3 personnes
60
Organiser la remise des prix
3 personnes
61
Prendre une photo de groupe
2 personnes
62
Saluer le public au revoir
2 personnes

Suivi

63
Rassembler les déchets
4 personnes
64
Retirer les bouées de l’eau
3 personnes
65
Démonter la sono
2 personnes
66
Démonter les tentes
4 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Faire la vaisselle
2 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Faire sécher le matériel
2 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
73
Envoyer les photos aux participants
74
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Table du jury
Table d'inscription
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10

Matériel de sport

Bouées de compétitionqté 6
Lignes de bouéesqté 6
Bouées de sauvetageqté 4
Gilets de sauvetageqté 8
Siffletsqté 8
Maillots de compétitionqté 30
Drapeaux de départqté 2
Drapeau d'arrivée
Chronomètreqté 4
Tableaux de score étanchesqté 2
Marqueurs pour le tableau de scoreqté 12
Sous-mains imperméablesqté 6
Cartes de score imperméablesqté 100
Numéros de départqté 80
Braceletsqté 100
Chariot à brasqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
DAE
Couvertures de survieqté 10
Couvertures de survieqté 4
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 12

Équipement

Enceinte sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Mégaphonesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à batterieqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 30

Décoration

Affiches du matchqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Ruban de scène
Décoration de tableqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date après avoir consulté les horaires de marée : prévoyez au moins 2 créneaux de repli et définissez à l’avance le scénario météo qui déclenche un report ou une modification du programme.
Demandez les autorisations dès que la plage est choisie, idéalement 8 à 12 semaines avant la compétition. Le plan de sécurité doit préciser les postes, les moyens de communication et la conduite à tenir pour chaque incident.
Rédigez le règlement avant de publier le formulaire d’inscription. Indiquez notamment le format des séries, les critères du jury, les horaires, les conditions de participation et la procédure en cas d’égalité.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’épreuve afin de vérifier les données, recueillir les autorisations et répartir les participants dans les groupes de départ. Publiez ensuite le programme et envoyez une lettre récapitulative.
Préparez les éléments visibles le jour J la veille : numéros, maillots, drapeaux, tableaux de score étanches et cartes de notation. Beaucoup d’organisateurs oublient aussi de tester les talkies-walkies et le chronomètre avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de bodysurf ?: Prévoyez au minimum 8 semaines pour réserver la plage, obtenir les autorisations, constituer l’équipe de sécurité et contacter le jury. Comptez plutôt 10 à 12 semaines si la compétition accueille beaucoup de participants ou nécessite plusieurs groupes de départ.
Quand faut-il vérifier les marées pour une compétition de bodysurf ?: Consultez les horaires dès le choix de la date, puis faites une nouvelle vérification 7 jours avant et la veille. Le programme définitif doit tenir compte de la fenêtre réellement exploitable le jour de la compétition.
Quand fermer les inscriptions à une compétition de bodysurf ?: Fermez-les 7 à 10 jours avant l’événement. Ce délai permet de contrôler les informations, collecter les formulaires d’autorisation, recueillir les besoins alimentaires et publier les groupes de départ.
Que faut-il prévoir en cas de mauvaise météo ?: Décidez au moins deux scénarios avant d’ouvrir les inscriptions : maintien avec adaptation du programme, report ou annulation. Communiquez la règle et le délai de décision dans la lettre aux participants, puis faites le point final 24 heures avant l’épreuve.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.