Zo organiseer je een bodysurfwedstrijd
Begin niet met de promotie, maar met het wedstrijdformat, de strandlocatie en de veiligheidsvoorwaarden. Leg daarna vergunningen, getijden, weersscenario’s en de wedstrijdregels vast voordat je deelnemers uitnodigt. Zodra de inschrijvingen binnenkomen, controleer je gegevens en toestemmingsformulieren, deel je startgroepen in en publiceer je het schema. Op de wedstrijddag moeten inschrijving, jury, veiligheid en tijdwaarneming onafhankelijk van elkaar kunnen werken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdformat vaststellen
2 personen
- 2
Wedstrijddatum bevestigen
2 personen
- 3
Strandlocatie reserveren
- 4
Vergunningen aanvragen
- 5
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
- 6
Getijden controleren
- 7
Weerscenario bepalen
2 personen
- 8
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
- 9
Jurycriteria vastleggen
3 personen
- 10
Juryleden benaderen
- 11
Veiligheidsploeg vastleggen
2 personen
- 12
Presentator vastleggen
- 13
Fotograaf vastleggen
- 14
Inschrijfformulier maken
- 15
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 16
Promotieposter verspreiden
2 personen
- 17
Aanmeldingen verwerken
- 18
Dieetwensen verzamelen
- 19
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
- 20
Startgroepen indelen
2 personen
- 21
Startschema publiceren
- 22
Deelnemersbrief versturen
- 23
Toestemmingsformulieren verzamelen
- 24
Wedstrijdnummers afdrukken
- 25
Certificaten afdrukken
- 26
Prijzen controleren
- 27
Materialen inventariseren
2 personen
- 28
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 29
Boodschappen doen
2 personen
- 30
Koelboxen vullen
2 personen
- 31
Materialen laden
3 personen
- 32
Weerbericht opnieuw controleren
- 33
Veiligheidsbriefing geven
8 personen
- 34
Wedstrijdgebied inspecteren
3 personen
- 35
Wedstrijdterrein afzetten
4 personen
- 36
Tenten opbouwen
4 personen
- 37
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 38
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
- 39
Jurytafel inrichten
2 personen
- 40
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 41
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 42
Omroep testen
2 personen
- 43
Boeien uitzetten
3 personen
- 44
Dranken koud zetten
2 personen
- 45
Hapjes klaarzetten
2 personen
Event
- 46
Inschrijvingen afhandelen
3 personen
- 47
Deelnemers polsbandjes geven
2 personen
- 48
Publiek verwelkomen
2 personen
- 49
Wedstrijdregels toelichten
- 50
Opwarmronde begeleiden
4 personen
- 51
Eerste wedstrijdronde begeleiden
8 personen
- 52
Scores registreren
3 personen
- 53
Dranken bijvullen
2 personen
- 54
Hapjes serveren
2 personen
- 55
Tweede wedstrijdronde begeleiden
8 personen
- 56
Derde wedstrijdronde begeleiden
8 personen
- 57
Finalisten bekendmaken
- 58
Finale begeleiden
8 personen
- 59
Einduitslag controleren
3 personen
- 60
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
- 61
Groepsfoto maken
2 personen
- 62
Publiek uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 63
Afval verzamelen
4 personen
- 64
Boeien uit het water halen
3 personen
- 65
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
- 66
Tenten afbreken
4 personen
- 67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 68
Servies afwassen
2 personen
- 69
Locatie schoonmaken
4 personen
- 70
Materialen drogen
2 personen
- 71
Materialen inventariseren
2 personen
- 72
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 73
Foto's aan deelnemers sturen
- 74
Uitslag publiceren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Jurytafel
- Inschrijftafel
- Statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 10
Sportmateriaal
- Wedstrijdboeienaantal 6
- Boeilijnenaantal 6
- Reddingsboeienaantal 4
- Reddingsvestenaantal 8
- Fluitjesaantal 8
- Wedstrijdhesjesaantal 30
- Startvlaggenaantal 2
- Finishvlag
- Stopwatchaantal 4
- Waterdichte scorebordenaantal 2
- Scorebordstiftenaantal 12
- Waterdichte schrijfplankenaantal 6
- Waterdichte scorekaartenaantal 100
- Startnummersaantal 80
- Polsbandjesaantal 100
- Bolderkaraantal 2
Veiligheid
- EHBO-kofferaantal 2
- AED
- Reddingsdekensaantal 10
- Nooddekensaantal 4
- Zaklampenaantal 6
- Handportofoonsaantal 8
- Veiligheidsvestenaantal 12
- Afzetlintaantal 6
- Verkeerskegelsaantal 12
Apparatuur
- Accuspeakeraantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 6
- Megafonenaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlampenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 120
- Koffiekopjesaantal 60
- Waterkannenaantal 8
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Koelelementenaantal 30
Decoratie
- Wedstrijdpostersaantal 12
- Pijlbordenaantal 10
- Podiumlint
- Tafeldecoratieaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdformat minimaal 8 weken vooraf vast. Bepaal hoeveel startgroepen je hebt, hoeveel deelnemers per groep starten en hoe lang elke heat duurt; daarmee kun je de jurycriteria en het startschema maken.
- Controleer getijden en weersverwachting niet alleen vooraf, maar opnieuw 48 uur en 6 uur voor de wedstrijd. Noteer wanneer je verplaatst, uitstelt of afgelast en communiceer dat scenario aan deelnemers en vrijwilligers.
- Regel strandreservering, vergunningen en een veiligheidsplan voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan de veiligheidsploeg met duidelijke posities langs het parcours en zorg dat portofoons, reddingsboeien, reddingsvesten, EHBO en een AED bereikbaar zijn.
- Sluit de deelnemersadministratie uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Controleer namen, contactgegevens en toestemmingsformulieren, verzamel dieetwensen voor de catering en stuur daarna startgroepen, tijden en praktische instructies in één deelnemersbrief.
- Maak de wedstrijddag logistiek met aparte werkpunten: een inschrijftafel, jurytafel en plek voor de startgroepen. Leg scorekaarten, waterdichte schrijfplanken, stopwatch, wedstrijdnummers, hesjes en vlaggen de avond ervoor per functie klaar; zo hoeft niemand tijdens de eerste heat te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een bodysurfwedstrijd organiseren?
- Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum, vergunningen en het veiligheidsplan. Houd de laatste 7 dagen vrij voor deelnemerscontrole, startindeling en het definitieve schema.
- Welke vergunningen heb je nodig voor een bodysurfwedstrijd op het strand?
- Dat verschilt per strand en gemeente, dus vraag de locatiebeheerder en gemeente direct welke toestemming nodig is. Doe dit minimaal 8 weken vooraf; een reservering van het strand vervangt niet automatisch een evenementenvergunning.
- Hoe bepaal je het wedstrijdschema bij een bodysurfwedstrijd?
- Maak het schema op basis van het aantal deelnemers, de grootte van de startgroepen en de duur van iedere heat. Publiceer de startgroepen en tijden uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat deelnemers en jury weten waar ze moeten zijn.
- Wat doe je bij slecht weer tijdens een bodysurfwedstrijd?
- Leg vooraf één concreet weerscenario vast: doorgaan, uitstellen, verplaatsen of afgelasten. Neem 48 uur vooraf een voorlopige beslissing en bevestig die uiterlijk 6 uur voor de start, met veiligheid als doorslaggevende voorwaarde.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!