Organiser une compétition d’athlétisme sans rien laisser au hasard

Commencez par réserver le site et définir les épreuves avant d’ouvrir les inscriptions. Le règlement, les horaires et le nombre d’officiels déterminent ensuite toute l’organisation. Prévoyez une échéance claire pour les inscriptions, puis confirmez les participants, les listes de départ et les besoins médicaux. La veille, contrôlez le matériel, le balisage et les installations ; le jour J, l’inscription doit être prête avant l’arrivée du premier athlète.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Définir les épreuves de la compétition
2 personnes
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Établir le planning des matchs
2 personnes
5
Envoyer les invitations
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Planifier les officiels et les bénévoles
2 personnes
10
Établir les listes de départ
2 personnes
11
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
12
Confirmer les participants
13
Commander les prix
14
Collecter les coordonnées médicales
15
Vérifier les prévisions météo
16
Faire les courses
2 personnes
17
Imprimer les documents de départ
18
Vérifier le matériel de compétition
2 personnes
19
Préparer les prix
20
Composer les kits de démarrage
3 personnes
21
Inspecter le site
3 personnes
22
Balisage du terrain de compétition
4 personnes
23
Monter les tentes
4 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Mettre en place l’inscription
2 personnes
26
Installer la table du jury
2 personnes
27
Marquer la zone d’arrivée
3 personnes
28
Marquer les zones de départ
3 personnes
29
Vérifier le bac de saut en longueur
2 personnes
30
Vérifier le tapis de saut en hauteur
2 personnes
31
Préparer le matériel de lancer
3 personnes
32
Tester le chronométrage
3 personnes
33
Tester le son
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Mettre en place le point café
2 personnes
36
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
37
Briefer les bénévoles
2 personnes
38
Faire le briefing du jury
3 personnes

Événement

39
Tenir la table d’inscription
2 personnes
40
Enregistrer les participants
3 personnes
41
Distribuer les dossards
2 personnes
42
Accueillir le public
2 personnes
43
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
44
Appeler les groupes de départ
2 personnes
45
Encadrer les matchs
8 personnes
46
Noter les temps et les résultats
4 personnes
47
Déplacer le matériel de compétition
4 personnes
48
Surveiller la sécurité le long du parcours
3 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Publier les résultats intermédiaires
2 personnes
55
Annoncer les finales
56
Encadrer la cérémonie de remise des prix
3 personnes
57
Distribuer les résultats finaux
2 personnes
58
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

59
Ranger le matériel de départ et d’arrivée
4 personnes
60
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
61
Démonter les tentes
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Faire la vaisselle
2 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le site
4 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Archiver les résultats
68
Envoyer les résultats aux participants
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes
71
Remettre le lieu de la compétition
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 40
Tables du juryqté 3
Tapis de changeqté 4

Matériel de sport

Blocs de départqté 8
Haiesqté 12
Témoins de relaisqté 8
Ballesqté 4
Lancer du disqueqté 4
Lanceurs de javelotqté 4
Râteaux de saut en longueurqté 2
Mètres rubansqté 4
Piquets de mesureqté 4
Barres de saut en hauteurqté 4
Tapis de saut en hauteurqté 2
Cônesqté 30
Disques de marquageqté 40
Pistolet de départ
Projectiles pour pistolet de départqté 30
Chronomètresqté 8
Assiettes rondesqté 2
Anémomètresqté 2
Enrouleurs électriquesqté 4
Rallongesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Siffletsqté 8
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 50
Numéros de départqté 250
Épingles de sûretéqté 500
Maillots de compétitionqté 30
Prixqté 30
Médaillesqté 60
Ruban de balisageqté 8
Barrières de fouleqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Tableaux blancsqté 3
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Calculatricesqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Console de mixage
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Carafesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures anti-feuqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le site avant de publier le formulaire d’inscription : vérifiez que la piste et les zones de saut et de lancer conviennent à toutes les épreuves prévues. Gardez au moins une solution de repli pour les installations extérieures.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes, d’attribuer les numéros de départ et d’imprimer les listes et documents nécessaires.
Préparez le planning en séparant les épreuves qui utilisent la même zone. Ajoutez une marge d’au moins 10 minutes entre deux rotations pour déplacer le matériel et éviter les retards en chaîne.
Attribuez chaque poste à un officiel ou à un bénévole identifié : départ, chronométrage, jury, inscription et sécurité des zones de lancer. Confirmez les disponibilités au plus tard 3 jours avant l’événement.
Contrôlez le site et le matériel la veille, notamment les blocs de départ, haies, témoins, chronomètres, anémomètres et équipements de lancer. Installez les tentes, tables et chaises assez tôt pour que l’accueil soit opérationnel avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition d’athlétisme ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour réserver le site, définir les épreuves, recruter les officiels et ouvrir les inscriptions. Gardez la dernière semaine pour les confirmations, les listes de départ et le contrôle du matériel.
Quand fermer les inscriptions à une compétition d’athlétisme ?: Fermez-les environ 7 jours avant la date du concours. Ce délai permet de vérifier les dossiers, recueillir les informations médicales et alimentaires, puis établir les horaires et les listes de départ.
Combien d’officiels et de bénévoles faut-il prévoir ?: Le nombre dépend des épreuves et du nombre de zones utilisées simultanément, mais prévoyez au moins une personne par poste critique : départ, chronométrage, jury, accueil et sécurité. Ajoutez une personne de remplacement par groupe de 5 à 10 bénévoles.
Quand vérifier la météo et préparer le site ?: Consultez les prévisions 48 heures avant, puis une dernière fois le matin de la compétition. Faites l’inspection du site et installez le balisage, les tentes, les tables et les chaises la veille lorsque c’est possible.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.