Zo organiseer je een atletiekwedstrijd
Begin met de wedstrijdonderdelen en reserveer daarna de locatie die alle geplande disciplines aankan. Leg het reglement, de inschrijfdeadline en het wedstrijdschema vroeg vast; die bepalen hoeveel officials, vrijwilligers en materiaal je nodig hebt. Verwerk aanmeldingen in één startlijst en bevestig deelnemers tijdig met hun startnummer en onderdeel. Plan de wedstrijddag achteruit: eerst terreininspectie en opbouw, daarna inschrijving, warming-up, starts en uitslagen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdlocatie reserveren
- 2
Wedstrijdonderdelen bepalen
2 personen
- 3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
- 4
Wedstrijdschema maken
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
- 6
Inschrijfformulier publiceren
- 7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Officials en vrijwilligers inplannen
2 personen
- 10
Startlijsten samenstellen
2 personen
- 11
Startnummers toewijzen
2 personen
- 12
Deelnemers bevestigen
- 13
Prijzen bestellen
- 14
Medische contactgegevens verzamelen
- 15
Weersverwachting controleren
- 16
Boodschappen doen
2 personen
- 17
Startdocumenten printen
- 18
Wedstrijdmaterialen controleren
2 personen
- 19
Prijzen klaarzetten
- 20
Startpakketten samenstellen
3 personen
- 21
Terrein inspecteren
3 personen
- 22
Wedstrijdterrein afzetten
4 personen
- 23
Tenten opzetten
4 personen
- 24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 25
Inschrijving inrichten
2 personen
- 26
Jurytafel inrichten
2 personen
- 27
Finishzone markeren
3 personen
- 28
Startzones markeren
3 personen
- 29
Verspringbak controleren
2 personen
- 30
Hoogspringmat controleren
2 personen
- 31
Werpmaterialen klaarleggen
3 personen
- 32
Tijdwaarneming testen
3 personen
- 33
Geluid testen
2 personen
- 34
Dranken koud zetten
2 personen
- 35
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 36
Catering klaarzetten
3 personen
- 37
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 38
Jurybriefing uitvoeren
3 personen
Event
- 39
Inschrijftafel bemannen
2 personen
- 40
Deelnemers registreren
3 personen
- 41
Startnummers uitdelen
2 personen
- 42
Publiek ontvangen
2 personen
- 43
Openingsbriefing geven
2 personen
- 44
Startgroepen oproepen
2 personen
- 45
Wedstrijden begeleiden
8 personen
- 46
Tijden en resultaten noteren
4 personen
- 47
Wedstrijdmateriaal verplaatsen
4 personen
- 48
Veiligheid langs de baan bewaken
3 personen
- 49
Dranken serveren
3 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Koffie en thee serveren
2 personen
- 52
Hapjes aanvullen
2 personen
- 53
Afvalbakken legen
2 personen
- 54
Tussentijdse uitslagen publiceren
2 personen
- 55
Finales aankondigen
- 56
Prijzenceremonie begeleiden
3 personen
- 57
Einduitslagen uitdelen
2 personen
- 58
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 59
Start- en finishmateriaal opruimen
4 personen
- 60
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
- 61
Tenten afbreken
4 personen
- 62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 63
Servies afwassen
2 personen
- 64
Afval verzamelen
3 personen
- 65
Terrein schoonmaken
4 personen
- 66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 67
Uitslagen archiveren
- 68
Deelnemers uitslagen mailen
- 69
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 70
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
- 71
Wedstrijdlocatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Inklaptafelsaantal 10
- Stoelenaantal 40
- Jurytafelsaantal 3
- Kleedmattenaantal 4
Sportmateriaal
- Startblokkenaantal 8
- Hordenaantal 12
- Estafettestokjesaantal 8
- Kogelsaantal 4
- Discuswerpenaantal 4
- Speerwerpersaantal 4
- Verspringharkenaantal 2
- Meetlintenaantal 4
- Meetstokkenaantal 4
- Hoogspringlattenaantal 4
- Hoogspringmattenaantal 2
- Pionnenaantal 30
- Markeringsschijvenaantal 40
- Startpistool
- Startpistoolkogelsaantal 30
- Stopwatchesaantal 8
- Rondebordenaantal 2
- Windmetersaantal 2
- Stroomhaspelsaantal 4
- Verlengkabelsaantal 6
- Portofoonsaantal 8
- Fluitjesaantal 8
- Clipboardsaantal 12
- Pennenaantal 50
- Startnummersaantal 250
- Veiligheidsspeldenaantal 500
- Wedstrijdhesjesaantal 30
- Prijzenaantal 30
- Medaillesaantal 60
- Afzetlintaantal 8
- Dranghekkenaantal 20
- Pijlbordenaantal 12
- Whiteboardsaantal 3
- Whiteboardstiftenaantal 12
- Rekenmachinesaantal 4
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonaantal 2
- Geluidsmixer
- Laptopaantal 2
- Printer
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Schenkkannenaantal 4
Verlichting
- Bouwlampenaantal 4
- Lichtsnoerenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Eerstehulpkoffersaantal 2
- Blusdekensaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie voordat je onderdelen definitief publiceert. Controleer of er ruimte is voor startblokken, horden, werponderdelen, verspringen en hoogspringen, en spreek af wanneer je het terrein kunt opbouwen.
- Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Gebruik die datum om startlijsten, startnummers, officials, vrijwilligers, prijzen en eventuele dieetwensen definitief te maken.
- Maak per onderdeel een eigen tijdsblok en wijs minimaal één verantwoordelijke official aan. Plan bij een onderdeel met meerdere pogingen extra uitlooptijd; meetlinten, meetstokken en windmeters moeten daar al klaarliggen.
- Richt de inschrijving minstens 60 minuten voor de eerste start in. Zet laptop en printer vooraf klaar, leg startdocumenten en startpakketten op alfabet of startnummer klaar en maak een aparte tafel voor vragen.
- Doe de laatste terrein- en materiaalcontrole op de wedstrijddag vóór de deelnemers aankomen. Test microfoon, luidsprekers, geluidsmixer, stroomhaspels en verlengkabels, en controleer daarnaast startpistoolkogels, stopwatches en alle werpmaterialen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een atletiekwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met locatie, onderdelen en reglement. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de inschrijving 7 dagen voor de wedstrijd, zodat je startlijsten en planning nog kunt controleren.
- Hoeveel officials en vrijwilligers heb je nodig voor een atletiekwedstrijd?
- Reken bij een kleine wedstrijd op minimaal 1 hoofdverantwoordelijke per onderdeel en 1 vrijwilliger voor de inschrijving. Voeg voor looponderdelen extra mensen toe voor tijdwaarneming en rondetelling; maak de definitieve indeling zodra de inschrijving sluit.
- Wanneer maak je de startlijsten voor een atletiekwedstrijd?
- Maak de startlijsten binnen 2 dagen na het sluiten van de inschrijving. Controleer daarna namen, onderdelen, startnummers en eventuele wijzigingen en stuur deelnemers uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijd een bevestiging.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een atletiekwedstrijd?
- Plan minimaal 2 uur voor terreininspectie, afzetting, tenten, tafels, stoelen en materiaal. Reserveer daarnaast 60 minuten vóór de eerste start voor inschrijving, een laatste controle en het opvangen van late vragen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!