Organiser une brocante, du premier repérage au jour J

Une brocante se prépare d’abord comme un petit marché : date, lieu, règles de vente et inscriptions des exposants doivent être cadrés avant la communication. Ensuite, vous construisez le plan des stands, vérifiez les autorisations et répartissez les bénévoles. Les oublis arrivent souvent dans les détails pratiques : alimentation électrique, monnaie, besoins alimentaires et informations envoyées aux vendeurs. Ce plan vous guide dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des tables, tentes et panneaux le jour de la brocante.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir les règles du marché
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions pour les vendeurs
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Vérifier les conditions du permis
6
Répertorier les points d’alimentation électrique
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les vendeurs
2 personnes
10
Établir la répartition des stands
2 personnes
11
Créer le plan du site
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Déterminer le mode de paiement
2 personnes
14
Publier la promotion en ligne
15
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
16
Envoyer les informations aux vendeurs
17
Définir les prix des aliments
2 personnes
18
Préparer l’argent liquide
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Vérifier le matériel
2 personnes
22
Imprimer la liste des vendeurs
23
Préparer les bracelets et les coupons
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Nettoyer le site
3 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Numéroter les stands
2 personnes
30
Brancher l’éclairage
2 personnes
31
Placer les panneaux d’information
2 personnes
32
Installer le stand de vente
3 personnes
33
Installer les caisses
2 personnes

Événement

34
Accueil des vendeurs
3 personnes
35
Orienter les vendeurs vers les stands
3 personnes
36
Annoncer l'ouverture
37
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
38
Servir à manger et à boire
4 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
41
Vider les poubelles
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
43
Vérifier les stands et les allées
2 personnes
44
Sécuriser les recettes provisoirement
2 personnes
45
Annoncer le dernier tour de vente
46
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes
47
Fermer les caisses
2 personnes

Suivi

48
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
49
Démonter les tentes de fête
4 personnes
50
Éteindre l’éclairage
2 personnes
51
Rassembler les articles invendus
3 personnes
52
Ranger le site
5 personnes
53
Trier les déchets
3 personnes
54
Faire la vaisselle
2 personnes
55
Compter le produit de la caisse
2 personnes
56
Transférer le montant du don
57
Remettre le lieu propre
3 personnes
58
Rapporter le matériel
3 personnes
59
Ranger les courses restantes
2 personnes
60
Remercier les vendeurs
61
Annoncer le montant récolté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 8
Chaisesqté 20
Portants à vêtementsqté 6
Caisses en plastiqueqté 30
Nappesqté 12
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 8
Caissesqté 2
Calculatricesqté 2
Balances de peséeqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 4

Décoration

Panneaux indicateursqté 10
Numéros des standsqté 12
Panneaux d'informationqté 4
Décoration de tableqté 12
Cordeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gants de travailqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez les règles avant d’ouvrir les inscriptions : horaires d’arrivée, dimensions des emplacements, objets refusés et mode de paiement. Envoyez ces informations aux vendeurs au moins 7 jours avant la brocante.
Dessinez le plan du site après avoir confirmé les vendeurs. Prévoyez les passages, les points d’alimentation électrique et l’emplacement des stands, caisses, glacières et poubelles avant de déplacer le mobilier.
Ne gardez pas la communication pour la dernière semaine. Publiez l’annonce en ligne et distribuez les affiches au moins 14 jours avant, avec l’adresse, les horaires et les modalités pour visiteurs et vendeurs.
Préparez la caisse plusieurs jours à l’avance : monnaie, calculatrices et mode de paiement doivent être attribués à une personne précise. Comptez aussi les bracelets ou coupons avant l’ouverture, pas pendant l’arrivée des premiers visiteurs.
La veille, vérifiez le matériel et refroidissez les boissons. Regroupez les nappes, numéros de stands, panneaux indicateurs, rallonges, multiprises, lampes et piles de rechange par zone pour réduire l’installation du matin.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une brocante ?: Ouvrez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite environ 10 jours avant l’événement afin de confirmer les vendeurs et de terminer la répartition des stands.
Combien de temps faut-il pour préparer une brocante ?: Prévoyez au minimum 6 semaines pour gérer le lieu, les règles, les inscriptions, la promotion et le matériel. Réservez les 7 derniers jours aux confirmations, aux achats et aux consignes envoyées aux vendeurs.
Que faut-il prévoir pour l’électricité d’une brocante ?: Répertoriez les prises et points d’alimentation avant de créer le plan du site. Prévoyez des rallonges, des multiprises et un éclairage autonome avec lampes rechargeables ou à piles, ainsi que des piles de rechange.
Quand préparer la caisse et la monnaie pour une brocante ?: Préparez-les 2 ou 3 jours avant, puis contrôlez-les la veille avec la liste des vendeurs et le mode de paiement retenu. Désignez une personne responsable de la caisse pendant toute la durée de la brocante.

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