Organiser une braderie d’anniversaire sans rien oublier

Une braderie d’anniversaire demande de coordonner une fête, des exposants et un espace ouvert au public. Commencez par les inscriptions et les besoins alimentaires, puis confirmez les stands avant de réserver tables et tentes. Les boissons, le gâteau et les aliments doivent être stockés au frais au bon moment. Le jour J, prévoyez assez de temps pour contrôler le site, installer les stands, brancher l’éclairage et préparer la caisse.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Confirmer les exposants
5
Répartir les stands
2 personnes
6
Réserver tables et tentes
7
Vérifier les points d'alimentation
8
Vérifier la liste des courses
9
Faire les courses
2 personnes
10
Stocker les provisions au frais
2 personnes
11
Aller chercher le gâteau
12
Refroidir les boissons
2 personnes
13
Préparer les en-cas
3 personnes
14
Garnir les sandwiches
3 personnes
15
Préparer les activités de jeu
2 personnes
16
Préparer la caisse et la monnaie
17
Créer des badges nominatifs
18
Créer des panneaux de direction
19
Contrôler le site
2 personnes
20
Monter les tentes
4 personnes
21
Installer les tables
4 personnes
22
Installer les chaises
3 personnes
23
Aménager les stands
4 personnes
24
Suspendre la décoration
3 personnes
25
Brancher l’éclairage
2 personnes
26
Installer la musique
2 personnes
27
Monter le buffet
3 personnes
28
Préparer les boissons
2 personnes
29
Signaler l’entrée
2 personnes
30
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

31
Accueillir les invités
2 personnes
32
Aider les exposants
2 personnes
33
Servir des amuse-bouches
3 personnes
34
Servir les boissons
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
37
Encadrer les activités de jeux
2 personnes
38
Couper le gâteau
2 personnes
39
Gérer la musique
40
Vérifier les toilettes
41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Rassembler les objets trouvés

Suivi

43
Démonter les stands
4 personnes
44
Démonter les tentes
4 personnes
45
Remettre le mobilier en place
4 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Nettoyer le site
4 personnes
48
Évacuer les déchets
2 personnes
49
Éteindre l’équipement
2 personnes
50
Retirer la décoration
2 personnes
51
Retourner le matériel loué
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 50
Ensembles de tables de bièreqté 4
Pinces à nappeqté 24

Décoration

Guirlandesqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Bannière d'anniversaireqté 2
Décorations de tableqté 10
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 6
Étiquettes de prixqté 100

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Caisses pour espècesqté 2

Vaisselle

Verres à boireqté 60
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Saladiersqté 4
Couteau à gâteauqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lanternes LEDqté 6

Matériel de sport

Jeu de lancer d’anneaux
Poufsqté 8
Craie de trottoirqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la braderie. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les exposants, de répartir les stands et de recueillir les besoins alimentaires.
Réservez les tables et les tentes dès que le nombre d’exposants est connu. Prévoyez un emplacement clairement identifié par stand et gardez une zone libre pour la circulation.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des invités et stockez les provisions au frais. Pour le premier service, comptez environ deux à trois boissons par personne et par heure.
Préparez la caisse, la monnaie, les badges et les panneaux de direction la veille. Le matin même, ces petits éléments sont souvent oubliés alors qu’ils facilitent immédiatement l’accueil.
Bloquez au moins trois heures avant l’ouverture pour monter les tentes, installer les tables et les chaises, aménager les stands et suspendre la décoration. Testez aussi les rallonges, multiprises et l’enceinte avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une braderie d’anniversaire ?: Envoyez-les idéalement trois à quatre semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant, afin de traiter les inscriptions et de confirmer les exposants.
Combien de temps faut-il pour installer une braderie d’anniversaire ?: Prévoyez au minimum trois heures avant l’ouverture pour un petit événement, et davantage si plusieurs tentes ou stands sont prévus. Gardez 30 minutes supplémentaires pour le contrôle du site et les tests électriques.
Combien de boissons prévoir pour une braderie d’anniversaire ?: Pour le premier service, comptez deux à trois boissons par personne et par heure, puis ajustez selon la durée et la météo. Refroidissez-les plusieurs heures à l’avance et prévoyez des glacières accessibles.
Quand aller chercher le gâteau d’anniversaire ?: Allez le chercher le jour même, idéalement deux à trois heures avant le début de la braderie. Conservez-le au frais jusqu’au service et prévoyez un plateau, un couteau et des ustensiles de service.

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