Organiser une balade-rallye sans perdre le fil

Une balade-rallye se prépare dans un ordre précis : le parcours d’abord, les épreuves ensuite, puis les équipes et la logistique du départ. Prévoyez un itinéraire que vous pouvez repérer entièrement à pied, avec un point de départ et d’arrivée clairement identifiés. Les cartes, indices et kits d’équipe doivent être prêts avant l’accueil, pas pendant l’enregistrement. Cette méthode aide aussi à gérer la météo, les besoins alimentaires et les imprévus de sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et le thème
2 personnes
2
Définir le lieu de départ et d'arrivée
3
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
4
Choisir les postes de route et les indications
2 personnes
5
Créer les questions et les épreuves de la chasse au trésor
2 personnes
6
Faire un repérage complet du parcours
3 personnes
7
Envoyer les invitations
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les participants en équipes
2 personnes
11
Créer une liste de contacts d'urgence
12
Vérifier les prévisions météo
13
Informer les participants sur la tenue
14
Faire les courses
2 personnes
15
Imprimer les cartes d’itinéraire et les missions
2 personnes
16
Composer les kits d’équipe par groupe
2 personnes
17
Mettre les aliments et les boissons au frais
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
19
Installer le panneau de départ et d’arrivée
2 personnes
20
Marquer les postes du parcours
4 personnes
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Installer la table d'inscription
2 personnes
23
Briefing des bénévoles sur les tâches
2 personnes

Événement

24
Accueillir et enregistrer les participants
3 personnes
25
Distribuer les équipes et les cartes d'itinéraire
3 personnes
26
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
27
Lancer officiellement la chasse au trésor
2 personnes
28
Doter les postes du parcours en personnel
6 personnes
29
Noter les scores intermédiaires et les réponses
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
32
Désinscrire les équipes récurrentes
2 personnes
33
Annoncer le vainqueur
2 personnes
34
Vérifier l’éclairage du soir
2 personnes
35
Accueillir les derniers participants
2 personnes

Suivi

36
Retirer les postes de parcours et les balises
4 personnes
37
Refroidir les restes de nourriture et de boisson
2 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
39
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
40
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
41
Restituer le lieu propre et vide
3 personnes
42
Restituer le matériel emprunté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 3
Chaisesqté 8
Nappeqté 3

Papeterie

Presse-papiersqté 8
Stylosqté 20
Crayonsqté 10
Classeurs imperméablesqté 8
Enveloppesqté 20
Bracelets d'équipeqté 50
Cartes d'itinéraireqté 50
Cartes d’indicesqté 10
Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux d’affichageqté 8
Boîtes de rangementqté 4

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 12
Cônesqté 20
Siffletsqté 8

Sécurité

Gilets réfléchissantsqté 6
Trousse de premiers secours

Éclairage

Lampes de pocheqté 6

Équipement

Mégaphone
Chronomètresqté 4
Batteries externesqté 4

Catering

Glacièresqté 3
Thermosqté 3
Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 4
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 4

Conseils

Commencez par l’itinéraire et faites un repérage complet au moins 7 jours avant la balade. Mesurez les temps de marche, vérifiez les passages délicats et notez chaque poste où une indication sera nécessaire.
Préparez les questions et les épreuves après avoir validé le parcours. Pour chaque poste, indiquez une consigne courte, une réponse attendue et une solution de secours si le lieu est inaccessible.
Traitez les inscriptions avant de répartir les participants en équipes. Préparez un kit complet par groupe avec bracelet, carte d’itinéraire, cartes d’indices, crayons et support étanche.
Consacrez les 60 dernières minutes avant le départ à l’installation : table d’inscription, panneaux, chaises, postes balisés et boissons au frais. Gardez les cartes et les missions à l’abri dans des classeurs ou enveloppes imperméables.
Faites un briefing des bénévoles 30 minutes avant l’accueil. Donnez à chacun son poste, un contact d’urgence et une procédure claire en cas de retard, de météo défavorable ou de participant blessé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une balade-rallye ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Le repérage du parcours et la création des épreuves prennent plusieurs jours, tandis que les inscriptions, les besoins alimentaires et l’impression des documents doivent être finalisés au plus tard 3 jours avant.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une balade-rallye ?: Envoyez-les 3 semaines avant la date prévue, avec l’heure, le lieu de départ, la durée estimée et la tenue conseillée. Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant afin de composer les équipes et les kits.
Combien de personnes faut-il par équipe pour une balade-rallye ?: Comptez généralement 4 à 6 personnes par équipe pour que chacun participe aux énigmes et reste facile à encadrer. Préparez la répartition après la clôture des inscriptions, en tenant compte des besoins particuliers signalés.
Que faire s’il pleut le jour de la balade-rallye ?: Vérifiez les prévisions 48 heures avant, puis une dernière fois le matin même. Protégez les cartes et indices, informez les participants de la tenue à prévoir et définissez à l’avance un parcours raccourci ou une procédure de report.

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