Cómo organizar un paseo de búsqueda del tesoro

Organizar un paseo de búsqueda del tesoro requiere más que preparar pistas: primero debes cerrar una ruta segura, coordinar los puestos y calcular el material para cada equipo. Empieza por definir el tema, los puntos de salida y llegada y el número máximo de participantes. Después prueba el recorrido completo, prepara los mapas y asigna responsables para el registro, las pruebas y los imprevistos. Esta guía te ayuda a seguir el orden correcto y a evitar los fallos que suelen aparecer el mismo día.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir ruta y tema
2 personas
2
Fijar la ubicación de salida y llegada
3
Comprobar la ruta por seguridad
2 personas
4
Elegir los puestos y las indicaciones de la ruta
2 personas
5
Crear preguntas y pruebas de la búsqueda del tesoro
2 personas
6
Recorrer toda la ruta como prueba
3 personas
7
Enviar invitaciones
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Dividir a los participantes en equipos
2 personas
11
Crear una lista de contactos de emergencia
12
Comprobar el pronóstico del tiempo
13
Informar a los participantes sobre la ropa
14
Hacer la compra
2 personas
15
Imprimir mapas de ruta y tareas
2 personas
16
Preparar los kits de equipo por grupo
2 personas
17
Mantener la comida y la bebida refrigeradas
2 personas
18
Montar mesas y sillas
3 personas
19
Colocar el cartel de salida y meta
2 personas
20
Marcar los puestos del recorrido
4 personas
21
Preparar café y té
2 personas
22
Montar la mesa de registro
2 personas
23
Informar a los voluntarios sobre las tareas
2 personas

Evento

24
Recibir y registrar a los participantes
3 personas
25
Repartir los equipos y los mapas de ruta
3 personas
26
Dar instrucciones de seguridad
2 personas
27
Lanzar oficialmente la búsqueda del tesoro
2 personas
28
Cubrir los puestos de la ruta
6 personas
29
Anotar los resultados parciales y las respuestas
2 personas
30
Rellenar las bebidas
2 personas
31
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
32
Dar de baja a los equipos recurrentes
2 personas
33
Anunciar al ganador
2 personas
34
Comprobar la iluminación nocturna
2 personas
35
Recibir a los últimos participantes
2 personas

Seguimiento

36
Retirar los puestos y marcadores de la ruta
4 personas
37
Enfriar la comida y bebida sobrantes
2 personas
38
Recoger mesas y sillas
3 personas
39
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
40
Recoger y retirar la basura
2 personas
41
Entregar el lugar limpio y vacío
3 personas
42
Devolver el material prestado

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 3
Sillascant. 8
Mantelcant. 3

Artículos de papel

Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 20
Lápicescant. 10
Carpetas impermeablescant. 8
Sobrescant. 20
Pulseras del equipocant. 50
Mapas de rutacant. 50
Cartas de pistascant. 10
Carteles de rutacant. 12
Tableros de corchocant. 8
Cajas de almacenajecant. 4

Material deportivo

Conos de señalizacióncant. 12
Conoscant. 20
Silbatoscant. 8

Seguridad

Chalecos reflectantescant. 6
Botiquín de primeros auxilios

Iluminación

Linternascant. 6

Equipo

Megáfono
Cronómetroscant. 4
Baterías externascant. 4

Catering

Neveras portátilescant. 3
Termoscant. 3
Vasos reutilizablescant. 60
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50
Bandejas de serviciocant. 4
Compras

Limpieza

Papeleracant. 4

Consejos

Prueba la ruta completa al menos una semana antes y vuelve a comprobarla el día anterior. Mide los tiempos entre puestos y prepara una alternativa si una zona está cortada o resulta insegura.
Prepara un kit por equipo, no una caja común. Incluye mapa, instrucciones, bolígrafos o lápices, cartas de pistas y el material específico de las pruebas; añade aproximadamente un 10 % de repuesto.
Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes para poder dividir a los participantes en equipos y recoger sus preferencias dietéticas. Lleva también una lista de contactos de emergencia en la mesa de registro.
Coloca las señales de salida, llegada y puestos antes de recibir al primer participante. Los conos, carteles y chalecos reflectantes deben ser visibles desde varios metros, especialmente si el recorrido cruza zonas con tráfico.
Calcula la comida y la bebida según la duración y el tamaño del grupo, y mantenlas refrigeradas hasta el servicio. Prepara café y té en termos y lleva vasos, platos, cubiertos y una papelera para que la llegada no se convierta en un punto de desorden.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se necesita para organizar un paseo de búsqueda del tesoro?: Reserva entre 2 y 3 semanas para diseñar la ruta, crear las pruebas, enviar las invitaciones y comprar el material. Haz la prueba completa del recorrido como mínimo 7 días antes y confirma la previsión meteorológica el día anterior.
¿Cuántas personas debe tener cada equipo?: Forma equipos de 4 a 6 personas para que todos puedan participar sin perderse durante el recorrido. Divide los grupos después de cerrar las inscripciones, idealmente entre 5 y 7 días antes del paseo.
¿Qué material necesita cada equipo para una búsqueda del tesoro?: Entrega a cada equipo un mapa de ruta, las instrucciones o cartas de pistas, una carpeta impermeable y al menos 2 bolígrafos o lápices. Prepara un 10 % de material adicional para sustituir lo que se pierda o se moje.
¿Cuándo hay que preparar la salida y los puestos del recorrido?: Monta la mesa de registro, las señales y los puestos entre 60 y 90 minutos antes de la salida. Los responsables y voluntarios deberían recibir sus instrucciones al menos 30 minutos antes de que lleguen los participantes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.