Organiser une balade networking, étape par étape

Une balade networking combine une randonnée structurée et des temps d’échange faciles à rejoindre. Commencez par fixer la date, le parcours et les points de départ et d’arrivée, puis sécurisez l’accueil avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de participants détermine la répartition des accompagnateurs, les espaces de discussion et les quantités de boissons et d’en-cas. Prévoyez aussi une solution de repli : la météo est souvent le point qui fait dérailler l’organisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Confirmer le point de départ et d'arrivée
3
Vérifier le parcours de randonnée
2 personnes
4
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
5
Réserver le lieu pour l’accueil
6
Organiser les prestations de traiteur
7
Rédiger les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Mettre à jour la liste des participants
12
Répartir les accompagnateurs de marche
2 personnes
13
Établir l'agencement des espaces de discussion
2 personnes
14
Concevoir la carte d'itinéraire
15
Partager le programme en route
16
Vérifier les prévisions météo
17
Rappeler les participants
18
Vérifier le matériel
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Créer des panneaux de direction
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Installer la table d’accueil
2 personnes
25
Installer les tables de buffet
2 personnes
26
Installer les chaises et les mange-debout
3 personnes
27
Installer l'éclairage
2 personnes
28
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
29
Vérifier l'itinéraire et la sortie de secours
2 personnes
30
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
31
Briefing des accompagnateurs de marche
2 personnes

Événement

32
Accueillir les participants
3 personnes
33
Distribuer les badges
2 personnes
34
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
35
Présenter le programme
36
Répartir les groupes de marche
3 personnes
37
Encadrer la promenade
6 personnes
38
Guider les points de parcours
4 personnes
39
Distribuer de l’eau en route
2 personnes
40
Accueillir les groupes à leur retour
2 personnes
41
Servir des amuse-bouches
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Animer les échanges de réseautage
3 personnes
44
Servir le dîner
4 personnes
45
Servir séparément les repas spéciaux
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Recueillir les coordonnées
48
Annoncer la clôture
49
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

50
Rassembler les déchets
3 personnes
51
Faire la vaisselle
3 personnes
52
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
53
Retirer l'éclairage
2 personnes
54
Retirer les panneaux d’orientation
2 personnes
55
Nettoyer le lieu
3 personnes
56
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
57
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
58
Envoyer un message de remerciement
59
Partager la liste de contacts

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Tables hautesqté 4
Chaisesqté 30
Jupes de tableqté 6
Parapluiesqté 6

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeurs de téléphone portableqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lanternes LEDqté 8

Décoration

Décoration de tableqté 8
Panneaux d’orientationqté 12
Autocollants flèchesqté 30
Badges nominatifsqté 60
Lanièresqté 60
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 6
Cartes d'itinéraireqté 60
Pancartes de tableqté 8

Matériel de sport

Gilets réfléchissantsqté 12
Bouteilles d’eauqté 50
Sacs à dosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 6
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours au moins deux semaines avant la balade et prévoyez un itinéraire alternatif de longueur comparable. Notez les passages difficiles, les points d’eau et les endroits où le groupe peut se regrouper.
Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste, de recueillir les besoins alimentaires et de répartir les accompagnateurs par petits groupes.
Envoyez le programme et la carte d’itinéraire avant le départ, puis affichez des panneaux et des flèches sur place. Indiquez clairement le point de rendez-vous, l’heure de départ et le lieu d’arrivée.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du premier participant : badges, table d’inscription, boissons fraîches, eau et en-cas. Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, en adaptant selon la durée et la météo.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis le matin même. Gardez les parapluies, les gilets réfléchissants, les chargeurs et les rallonges accessibles plutôt que rangés dans des cartons difficiles à ouvrir.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une balade networking ?: Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu d’accueil et validez le parcours dès la première semaine, puis envoyez les invitations environ 3 semaines avant l’événement.
Combien de participants prévoir par accompagnateur de marche ?: Prévoyez un accompagnateur pour 8 à 12 participants afin de garder un rythme commun et de faciliter les échanges. Au-delà de 40 personnes, répartissez les marcheurs en plusieurs groupes avec des heures de départ décalées si nécessaire.
Quand vérifier la météo pour une balade networking ?: Faites une première vérification 5 jours avant pour confirmer le parcours et les installations extérieures. Prenez la décision finale 48 heures avant, puis contrôlez encore les conditions le matin du départ.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une balade networking ?: Pour l’accueil, comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, auxquelles il faut ajouter de l’eau pendant la marche. Préparez les boissons au frais la veille et prévoyez une réserve si la température dépasse 25 °C.

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