Organiser une activité de Pâques sans courir au dernier moment

Une activité de Pâques réussie repose sur un ordre de préparation simple : fixer le programme, confirmer les participants, puis préparer les activités et le brunch. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour réserver le lieu et recueillir les allergies ou régimes alimentaires. La dernière semaine sert surtout à répartir les bénévoles, vérifier le matériel et commander les œufs. Le jour même, prévoyez une équipe distincte pour l’accueil, la chasse au trésor, le buffet et le rangement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Répartir les bénévoles
2 personnes
7
Élaborer la chasse au trésor de Pâques
2 personnes
8
Préparer les activités créatives
3 personnes
9
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
10
Commander des œufs de Pâques
11
Faire les courses
3 personnes
12
Laver les fruits frais
2 personnes
13
Préparer les en-cas
4 personnes
14
Préparer le brunch de Pâques
4 personnes
15
Créer une carte des allergènes
16
Préparer les badges nominatifs
17
Mettre en place la chasse au trésor
3 personnes
18
Ouvrir le lieu
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Aménager les tables de bricolage
3 personnes
21
Installer la décoration
3 personnes
22
Aménager le vestiaire
2 personnes
23
Vérifier la chasse au trésor
2 personnes
24
Préparer le matériel de bricolage
3 personnes
25
Monter le buffet
4 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
28
Installer la table d’accueil
2 personnes
29
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

30
Accueillir les participants
4 personnes
31
Présenter le programme
32
Encadrer la chasse aux œufs de Pâques
5 personnes
33
Animer les activités de bricolage
4 personnes
34
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
35
Servir le café et le thé
2 personnes
36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
39
Servir le brunch de Pâques
4 personnes
40
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
41
Animer la musique et les jeux
2 personnes
42
Servir le dessert
2 personnes
43
Dire au revoir aux visiteurs
3 personnes

Suivi

44
Rassembler le matériel
4 personnes
45
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
48
Nettoyer le lieu
4 personnes
49
Retirer la décoration
2 personnes
50
Rassembler les objets trouvés
51
Rapporter le matériel
2 personnes
52
Nettoyer les glacières et les caisses
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Portant à vêtements
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 70
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Carafesqté 8
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Corbeilles à painqté 6
Casseroles pour cuire les œufsqté 2
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Branches de Pâquesqté 4
Décoration de Pâquesqté 30
Nappesqté 8
Guirlandes en papierqté 6
Œufs de Pâques réutilisablesqté 80
Paniers de Pâquesqté 20

Équipement

Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Paperboard
Marqueursqté 8

Matériel de sport

Cônesqté 20
Cerceauxqté 6
Balles souplesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Éponges de nettoyageqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, les horaires et le déroulement au moins 4 semaines avant l’activité. Précisez dès l’invitation l’heure d’arrivée, le début de la chasse au trésor et le moment du brunch.
Clôturez les inscriptions 7 jours avant l’événement. Utilisez la liste finale pour noter les besoins alimentaires, préparer les badges et dimensionner les tables, les chaises et la vaisselle.
Testez la chasse au trésor 2 ou 3 jours avant. Vérifiez chaque indice, comptez les œufs réutilisables et gardez quelques œufs et paniers de réserve pour remplacer ceux qui disparaissent.
Répartissez les bénévoles avec des horaires précis, au minimum 1 personne pour l’accueil, 2 pour les activités créatives et 2 pour le buffet. Une personne doit aussi rester disponible pour les imprévus.
Préparez le brunch et la carte des allergènes la veille autant que possible. Le jour même, lavez les fruits frais, montez le buffet et gardez les produits à réfrigérer dans des glacières jusqu’au service.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une activité de Pâques ?: Commencez 4 à 6 semaines avant pour réserver le lieu, fixer le programme et envoyer les invitations. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant afin de préparer correctement le brunch et les besoins alimentaires.
Quand préparer une chasse au trésor de Pâques ?: Concevez le parcours 2 semaines avant, puis faites un test complet 2 ou 3 jours avant. Le dernier contrôle doit vérifier les indices, les œufs, les paniers et la sécurité du parcours.
Combien de bénévoles faut-il pour une activité de Pâques ?: Prévoyez au moins 5 bénévoles pour un groupe comprenant un accueil, deux postes d’activités et deux personnes au buffet. Ajoutez 1 personne dès que le groupe dépasse environ 30 participants ou que le lieu comporte plusieurs espaces.
Quand préparer le brunch de Pâques ?: Préparez les éléments qui se conservent la veille et assemblez le buffet le jour même, juste avant l’ouverture. Sortez les aliments frais au dernier moment et gardez les produits sensibles au froid jusqu’au service.

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