Organiser un voyage international pour jeunes, étape par étape

Commencez par fixer la destination, le programme et le nombre de participants avant de réserver quoi que ce soit. Le budget doit inclure le transport, les nuitées, les activités, les assurances et une marge pour les imprévus. Ensuite, sécurisez les réservations, puis collectez les autorisations, données de passeport, contacts d’urgence et informations médicales. Les dernières semaines servent à vérifier les correspondances, répartir les chambres et remettre à chacun les consignes et le matériel nécessaires.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la destination et le programme du voyage
2 personnes
2
Déterminer le nombre de participants
2 personnes
3
Établir le budget
2 personnes
4
Vérifier les conditions de voyage
2 personnes
5
Réserver le transport
2 personnes
6
Réserver les nuitées
2 personnes
7
Réserver les activités
2 personnes
8
Souscrire les assurances
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
12
Vérifier les données du passeport
2 personnes
13
Recueillir les contacts d'urgence
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
15
Collecter les informations médicales
2 personnes
16
Établir le plan des chambres
2 personnes
17
Finaliser la liste des participants
2 personnes
18
Photocopier les documents de voyage
2 personnes
19
Envoyer le programme aux participants
2 personnes
20
Envoyer la liste de matériel aux participants
21
Partager les règles de conduite
2 personnes
22
Informer les personnes de contact
2 personnes
23
Vérifier l’itinéraire et les correspondances
2 personnes
24
Vérifier les prévisions météo
25
Imprimer les billets et les vouchers
2 personnes
26
Préparer le dossier d’urgence
2 personnes
27
Imprimer la répartition des groupes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Préparer les bagages de l’organisation
3 personnes
30
Rappeler aux participants le départ

Événement

31
Mettre en place le point de rassemblement
3 personnes
32
Enregistrer la présence
3 personnes
33
Distribuer les documents et les billets
2 personnes
34
Vérifier les étiquettes des bagages
2 personnes
35
Donner les consignes de départ
2 personnes
36
Prendre une photo de groupe
37
Accompagner jusqu’au moyen de transport
4 personnes
38
Charger les bagages
4 personnes
39
Vérifier les documents de voyage
2 personnes
40
Distribuer les encas de voyage
2 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Accompagner la halte
4 personnes
43
Recompter les participants
3 personnes
44
Distribuer le repas du soir
4 personnes
45
Vérifier les repas adaptés
2 personnes
46
Accompagner le lieu d’arrivée
4 personnes
47
Distribuer les clés des chambres
2 personnes
48
Expliquer les salles et les rendez-vous
3 personnes
49
Encadrer le programme du soir
4 personnes
50
Enregistrer la présence lors du contrôle du soir
3 personnes

Suivi

51
Rassembler les déchets
3 personnes
52
Rassembler le matériel de voyage
3 personnes
53
Vérifier les restes
2 personnes
54
Faire la vaisselle
2 personnes
55
Nettoyer le point de rassemblement
2 personnes
56
Rendre les articles empruntés
2 personnes
57
Enregistrer les objets trouvés
58
Désinscrire les participants en toute sécurité
2 personnes
59
Archiver les documents de voyage
60
Vérifier les frais en attente
2 personnes
61
Traiter les factures des fournisseurs
2 personnes
62
Partager les photos des participants en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Équipement

Batteries externesqté 6
Adaptateurs de voyage universelsqté 6
Câbles de rechargeqté 10
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphone mobileqté 2
Supports de téléphoneqté 2

Vaisselle

Bouteilles d’eau réutilisablesqté 35
Gobelets réutilisablesqté 35
Assiettes réutilisablesqté 35
Couverts réutilisablesqté 35

Cuisine

Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 16
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Pinces de serviceqté 4
Bacs alimentairesqté 8

Mobilier

Tables pliantesqté 3
Chaises pliantesqté 10

Organisation

Badges nominatifsqté 35
Étiquettes de bagagesqté 35
Braceletsqté 35
Presse-papiersqté 6
Classeurs à anneauxqté 4
Pochettes plastiquesqté 60
Marqueurs indélébilesqté 12
Stylosqté 40
Ruban adhésifqté 4
Papier à écrireqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 8
Gel hydroalcooliqueqté 4
Ponchos de pluie jetablesqté 35

Nettoyage

Lingettes de nettoyageqté 4
Sacs poubelleqté 40
Essuie-toutqté 8
Lingettes humidesqté 8
Papier toiletteqté 24

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 8 semaines avant le départ. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de vérifier les passeports et de relancer les autorisations manquantes.
Ne réservez pas seulement le transport principal : vérifiez aussi les correspondances, les horaires d’arrivée et le trajet entre la gare ou l’aéroport et les nuitées. Imprimez les billets et vouchers en plus de les conserver sur le téléphone.
Demandez les autorisations parentales, contacts d’urgence, informations médicales et besoins alimentaires dans un même dossier. Faites une relance 3 semaines avant le départ, puis contrôlez chaque fiche avec la liste finale des participants.
Préparez un dossier papier par groupe avec copies des documents de voyage, programme, assurances et contacts. Gardez une copie séparée du groupe et remettez les règles de conduite ainsi que le programme avant le départ.
Prévoyez le matériel collectif avant le jour du voyage : batteries externes, adaptateurs, câbles, trousses de premiers secours, étiquettes de bagages et supports d’organisation. Vérifiez aussi la météo 48 heures avant afin d’ajuster les vêtements et les activités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un voyage international pour jeunes ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Les réservations peuvent être faites plus tôt, tandis que les autorisations, données de passeport et informations médicales doivent être finalisées au moins 3 semaines avant le départ.
Quand faut-il vérifier les passeports des participants ?: Contrôlez les données du passeport dès l’inscription, et au plus tard 8 semaines avant le départ. Vérifiez aussi les conditions d’entrée et la durée de validité exigée pour chaque destination.
Quand réserver le transport et les nuitées ?: Réservez le transport et les nuitées dès que la destination, les dates et l’effectif prévisionnel sont confirmés, généralement 8 à 12 semaines avant le départ. Attendez d’avoir vérifié les conditions d’annulation avant de valider.
Que faut-il remettre aux jeunes avant le départ ?: Envoyez le programme, la liste de matériel et les règles de conduite au moins 10 jours avant le départ. Donnez également les horaires, les points de rendez-vous et un contact d’urgence joignable pendant le voyage.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.