Organiser un voyage de jeunes sans rien oublier

Un voyage de jeunes se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme une sortie. Commence par fixer le public, le nombre de participants, la destination et le programme avant de réserver le bus, les activités et le restaurant. Les inscriptions servent ensuite à réunir les autorisations, allergies, médicaments, besoins alimentaires et contacts d’urgence. La dernière semaine, vérifie les horaires, les groupes, la météo et chaque kit participant avant l’emballage.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le public cible et le nombre de participants
2 personnes
2
Fixer la destination et le programme
2 personnes
3
Réserver un bus et un chauffeur
4
Réserver une activité sur place
5
Réserver le restaurant pour le dîner
6
Définir les points de montée
2 personnes
7
Rédiger les informations participants
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Recueillir les contacts d'urgence
13
Enregistrer les médicaments et les allergies
2 personnes
14
Finaliser la liste des participants
2 personnes
15
Affecter les accompagnateurs aux groupes
2 personnes
16
Établir la répartition des chambres ou des groupes
2 personnes
17
Vérifier l'itinéraire et les horaires de trajet
18
Vérifier les prévisions météo
19
Confirmer le programme et les horaires
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
23
Préparer les kits des participants
3 personnes
24
Vérifier la trousse de premiers secours
25
Emballer le matériel
3 personnes
26
Animer le briefing des accompagnateurs
3 personnes
27
Envoyer les dernières informations aux participants

Événement

28
Vérifier le bus et le point de montée
2 personnes
29
Apporter les matériels au point de départ
3 personnes
30
Enregistrer la présence
3 personnes
31
Charger les bagages et le déjeuner
3 personnes
32
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
33
Guider les participants vers leur destination
4 personnes
34
Répartir les groupes et le matériel
4 personnes
35
Accompagner l'activité
5 personnes
36
Distribuer de l'eau et des snacks
3 personnes
37
Compter les participants aux changements de phase
4 personnes
38
Se laver les mains avant de manger
2 personnes
39
Encadrer le dîner
4 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Prendre une photo de groupe
42
Accompagner les participants au bus
4 personnes
43
Vérifier les présences avant le départ
3 personnes
44
Accompagner le retour
4 personnes
45
Aider les participants à descendre en toute sécurité
4 personnes

Suivi

46
Récupérer les objets oubliés
2 personnes
47
Collecter les déchets et les emballages vides
3 personnes
48
Nettoyer les glacières et le matériel
2 personnes
49
Laver la vaisselle et les bouteilles réutilisables
2 personnes
50
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
51
Enregistrer les objets trouvés
52
Rendre les objets trouvés
53
Rendre le matériel loué
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Équipement

Glacièresqté 4
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Lampes de pocheqté 6
Mégaphone

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettes réutilisablesqté 50
Couverts réutilisablesqté 50
Porte-serviettesqté 3

Mobilier

Couvertures de pique-niqueqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 4
Louchesqté 3
Bacs alimentairesqté 8
Thermosqté 3

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 6
Ponchos de pluieqté 50

Administration

Dossiers des participantsqté 5
Listes imprimées des participantsqté 6
Flyers du programmeqté 50
Étiquettes nominativesqté 50
Marqueurs indélébilesqté 6
Stylosqté 12
Presse-papiersqté 6

Sacs

Supports pour sacs poubelleqté 4
Sacs de transportqté 10

Nettoyage

Gel hydroalcooliqueqté 6
Lingettes désinfectantesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe le nombre de participants avant de demander les réservations : il détermine la taille du bus, le nombre d’accompagnateurs, les chambres ou groupes et les quantités de repas.
Réserve le transport, l’activité et le restaurant dans cet ordre dès que la destination et le programme sont définis. Garde les horaires de départ, de retour et de rendez-vous dans un document unique.
Demande les autorisations, contacts d’urgence, allergies, médicaments et besoins alimentaires avec une date limite précise. Relance les familles qui n’ont pas répondu au moins 7 jours avant le départ.
Prépare une liste finale des participants et affecte chaque jeune à un accompagnateur avant de distribuer les informations. Imprime une copie pour chaque responsable et conserve les dossiers participants séparément.
Fais une répétition logistique 24 à 48 heures avant le départ : itinéraire, météo, horaires, trousse de premiers secours, batteries externes, câbles, nourriture, boissons et matériel emballé.

Questions fréquentes

Quand faut-il réserver le bus pour un voyage de jeunes ?: Réserve le bus et le chauffeur dès que la destination, la date et le nombre estimé de participants sont connus, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Confirme ensuite les points de montée et les horaires une semaine avant le départ.
Quand demander les autorisations parentales ?: Demande les formulaires d’autorisation au moment de l’inscription, avec une date limite située au moins 10 jours avant le voyage. Sans formulaire reçu, le participant ne doit pas être ajouté à la liste finale.
Combien d’accompagnateurs prévoir pour un voyage de jeunes ?: Le nombre dépend de l’âge, de l’autonomie et du cadre de l’organisme, mais attribue un responsable à chaque groupe avant le départ. Finalise les affectations au plus tard 7 jours avant afin que chacun connaisse ses jeunes et ses documents.
Quand préparer les repas et les kits participants ?: Vérifie les courses et prépare les kits la veille, puis refroidis les aliments et les boissons suffisamment tôt pour le départ. Fais le contrôle final du matériel, des listes imprimées et de la trousse de premiers secours 24 heures avant.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.