Organiser un voyage d’aventure sans rien laisser au hasard

Un voyage d’aventure se prépare dans un ordre précis : participants, transport, activité, itinéraire, sécurité, puis matériel. Commence par confirmer les inscriptions et les besoins alimentaires avant de réserver le transport et l’activité. Prévois ensuite les points de repos, la météo et un itinéraire alternatif. Le jour du départ, chaque groupe doit savoir qui l’accompagne, quel matériel il porte et quoi faire en cas de changement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des participants
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Recueillir les contacts d'urgence
6
Réserver le transport
7
Réserver une activité d’aventure
8
Définir l'itinéraire et les points de repos
2 personnes
9
Vérifier les prévisions météo
10
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
11
Envoyer les informations aux participants
12
Faire les courses
2 personnes
13
Préparer les paniers-repas
3 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Imprimer les cartes d'itinéraire
16
Charger les téléphones et les batteries externes
2 personnes
17
Vérifier les sacs à dos et le matériel
3 personnes
18
Répartir le matériel par groupe
3 personnes

Événement

19
Inscrire les participants
2 personnes
20
Charger les bagages et le matériel
4 personnes
21
Départ vers le lieu de départ
2 personnes
22
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
23
Répartir les groupes et les accompagnateurs
2 personnes
24
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
25
Lancer le parcours d'aventure
4 personnes
26
Accompagner le premier point de repos
4 personnes
27
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
28
Rassembler les déchets
2 personnes
29
Accompagner le deuxième tronçon du parcours
4 personnes
30
Réaliser l'activité d'aventure
4 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Prendre une photo de groupe
33
Compter les participants
2 personnes
34
Commencer le retour
2 personnes
35
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

36
Distribuer les restes
2 personnes
37
Décharger le matériel
3 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Nettoyer les glacières
2 personnes
40
Nettoyer les sacs à dos et le matériel
3 personnes
41
Évacuer les déchets
42
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
43
Vérifier les objets trouvés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 3
Chaises pliantesqté 20

Équipement

Glacièresqté 4
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 10
Lampes frontalesqté 20

Matériel de sport

Sacs à dosqté 20
Bâtons de marcheqté 10
Boussoleqté 6
Cordeqté 2
Cartes de parcours imperméablesqté 6
Siffletsqté 8
Gilets réfléchissantsqté 6
Bâches étanchesqté 2

Catering

Bouteilles d’eau réutilisablesqté 20
Bouteilles isothermesqté 4
Gobeletsqté 25
Courses

Vaisselle

Assiettesqté 25
Couvertsqté 25

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Bouillottesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 3
Serviettesqté 6
Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 8

Conseils

Commence 3 à 4 semaines avant le départ par la liste des participants, les invitations, les inscriptions, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence. Sans ces informations, le transport et les paniers-repas restent approximatifs.
Réserve le transport et l’activité d’aventure dès que le nombre de participants est connu, idéalement au moins 2 semaines à l’avance. Vérifie aussi les horaires de départ, de retour et le temps nécessaire pour charger les bagages.
Prépare l’itinéraire avec des points de repos identifiés et une alternative complète avant de consulter les prévisions météo. Imprime une carte imperméable par groupe et garde une version de secours avec l’accompagnateur principal.
Répartis le matériel par groupe la veille : sacs à dos, eau, cartes, boussole, sifflets, lampe, trousse de premiers secours et batterie externe. Vérifie chaque sac au lieu de supposer que les participants apporteront leur propre équipement.
Le jour même, prévois un briefing de sécurité avant le lancement du parcours et compte les participants à chaque étape clé. Charge les téléphones et batteries externes la veille, puis garde les talkies-walkies et les gilets réfléchissants accessibles pendant le transport.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un voyage d’aventure ?: Prévois au minimum 3 à 4 semaines pour un groupe, surtout si tu dois réserver le transport et une activité. Termine les inscriptions et les informations de sécurité au plus tard 7 jours avant le départ.
Quand faut-il vérifier la météo pour un voyage d’aventure ?: Consulte les prévisions une première fois 3 jours avant, puis à nouveau la veille au soir et le matin du départ. L’itinéraire alternatif doit être décidé avant le chargement du matériel.
Combien de nourriture et de boissons prévoir pour le parcours ?: Prépare un panier-repas par participant et au moins une bouteille d’eau réutilisable pleine par personne. Ajoute des boissons dans les glacières et prévois une marge pour les accompagnateurs et les participants qui restent plus longtemps que prévu.
Quand répartir les groupes et le matériel ?: Répartis les groupes et les accompagnateurs avant le départ, puis distribue les sacs et les cartes après l’inscription sur place. Fais une vérification finale 15 à 30 minutes avant le lancement du parcours.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.