Organiser un tournoi ouvert sans perdre le fil

Un tournoi ouvert se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et le format, puis les inscriptions, le calendrier et les rôles le jour J. Le point qui prend le plus de temps n’est pas toujours le sport, mais la confirmation des participants et l’organisation des matchs. Prévoyez aussi une solution pour l’accueil, les boissons, les repas et les imprévus sur le terrain. Ce plan vous aide à avancer étape par étape, jusqu’à l’installation et au lancement de la compétition.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date et le lieu du tournoi
2 personnes
2
Réserver les terrains de compétition
3
Définir le format du tournoi
2 personnes
4
Établir le programme de la compétition
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les participants
9
Publier l’organisation du match
10
Répartir les arbitres
2 personnes
11
Commander les prix
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
15
Imprimer les formulaires de compétition
16
Imprimer la liste des participants
17
Préparer les prix
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Vérifier les terrains de compétition
2 personnes
21
Monter les aires de compétition
4 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
24
Installer la table traiteur
3 personnes
25
Installer la signalétique
2 personnes
26
Tester le son et l'éclairage
2 personnes
27
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

28
Accueillir les participants
3 personnes
29
Enregistrer la présence
2 personnes
30
Expliquer le tournoi
2 personnes
31
Encadrer les matchs
6 personnes
32
Traiter les résultats
2 personnes
33
Distribuer le matériel de compétition
2 personnes
34
Servir le café et le thé
2 personnes
35
Servir des amuse-bouches
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Rassembler les déchets
2 personnes
38
Mettre à jour le classement du tournoi
39
Encadrer les finales
4 personnes
40
Annonce des gagnants
2 personnes
41
Remettre les prix
2 personnes

Suivi

42
Ranger le matériel de compétition
4 personnes
43
Démonter le mobilier
4 personnes
44
Ranger la vaisselle et la cuisine
3 personnes
45
Nettoyer le lieu
4 personnes
46
Évacuer les déchets
2 personnes
47
Éteindre l’éclairage et le matériel
2 personnes
48
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
49
Ranger le stock restant
2 personnes
50
Conserver les résultats et les désinscriptions

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tentes de réceptionqté 2
Stand pliant

Matériel de sport

Ballons de matchqté 20
Filets de compétitionqté 4
Cônesqté 24
Marquages au solqté 8
Panneaux de scoreqté 8
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 6
Chasubles d’entraînementqté 30
Trousse de premiers secours

Équipement

Haut-parleur
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Éclairage

Lampes d'extérieurqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 50
Verres à théqté 50

Cuisine

Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 4

Décoration

Affiches du matchqté 8
Panneaux directionnelsqté 10
Nappesqté 8
Prix et coupesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver les terrains et fixer le format du tournoi. Prévoyez ensuite le temps nécessaire pour établir le programme : un match retardé de 10 minutes peut décaler toute la journée.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de recueillir leurs besoins alimentaires et de publier l’organisation des matchs.
Ne publiez pas le tableau des matchs avant d’avoir vérifié les disponibilités et réparti les arbitres. Imprimez une liste des participants et plusieurs exemplaires des formulaires de compétition pour éviter les recherches au comptoir d’accueil.
Contrôlez le matériel sportif la veille, puis vérifiez les terrains le matin même. Comptez les ballons, filets, cônes, panneaux de score, sifflets et chronomètres avant l’arrivée des joueurs.
Installez l’accueil, la signalétique, les tables et les chaises avant de monter les aires de compétition. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas au moins 1 heure avant le début pour ne pas quitter le terrain au mauvais moment.

Questions fréquentes

Quand faut-il lancer les inscriptions pour un tournoi ouvert ?: Ouvrez les inscriptions au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fermez-les environ 7 jours avant le tournoi afin de finaliser les équipes, le programme et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser les matchs ?: Réservez au moins 2 à 3 heures pour construire le programme, vérifier les participants et répartir les arbitres. Faites une dernière vérification la veille, après la clôture des inscriptions.
Quand faut-il vérifier le matériel d’un tournoi ?: Faites un inventaire complet la veille et un contrôle rapide 2 heures avant l’accueil. Vérifiez notamment les ballons, filets, cônes, marquages, chronomètres, sifflets et la trousse de premiers secours.
À quel moment installer l’accueil et la signalétique ?: Installez l’accueil, les tables, les chaises et les panneaux au moins 1 heure avant l’arrivée des participants. Les documents imprimés et les prix doivent déjà être préparés à ce moment-là.

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