Ein offenes Turnier Schritt für Schritt organisieren
Bei einem offenen Turnier entscheidet nicht nur der Wettkampf, sondern vor allem ein klarer Ablauf über den Tag. Lege zuerst Termin, Ort und Spielmodus fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Wettkampfplan und die Einteilung von Schiedsrichtern und Helfern. Am Veranstaltungstag brauchst du getrennte Bereiche für Empfang, Spielfelder und Verpflegung – plus Zeit für eine Kontrolle, bevor das erste Spiel beginnt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Turnierdatum und -ort festlegen
2 Personen
- 2
Spielfelder reservieren
- 3
Turniermodus festlegen
2 Personen
- 4
Wettkampfplan erstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Teilnehmer bestätigen
- 9
Spielplan veröffentlichen
- 10
Schiedsrichter einteilen
2 Personen
- 11
Preise bestellen
- 12
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Sportmaterial prüfen
2 Personen
- 15
Spielformulare ausdrucken
- 16
Teilnehmerliste ausdrucken
- 17
Preise bereitlegen
- 18
Getränke kühlen
2 Personen
- 19
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 20
Spielfelder kontrollieren
2 Personen
- 21
Spielfelder aufbauen
4 Personen
- 22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 23
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 24
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 25
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 26
Ton und Beleuchtung testen
2 Personen
- 27
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 28
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 29
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 30
Turnier erklären
2 Personen
- 31
Wettkämpfe begleiten
6 Personen
- 32
Ergebnisse verarbeiten
2 Personen
- 33
Wettkampfmateriel ausgeben
2 Personen
- 34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 35
Snacks servieren
2 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Abfall sammeln
2 Personen
- 38
Turnierstand aktualisieren
- 39
Finalspiele betreuen
4 Personen
- 40
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
- 41
Preise überreichen
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Wettkampfausrüstung aufräumen
4 Personen
- 43
Möbel abbauen
4 Personen
- 44
Geschirr und Küche aufräumen
3 Personen
- 45
Location reinigen
4 Personen
- 46
Abfall entsorgen
2 Personen
- 47
Beleuchtung und Geräte ausschalten
2 Personen
- 48
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 49
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 50
Ergebnisse und Abmeldung aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- PartyzelteAnz. 2
- Klapp-Standtheke
Sportmaterial
- WettkampfbälleAnz. 20
- WettkampfnetzeAnz. 4
- KegelAnz. 24
- FeldmarkierungenAnz. 8
- AnzeigetafelnAnz. 8
- PfeifenAnz. 8
- StoppuhrenAnz. 6
- TrainingswestenAnz. 30
- Erste-Hilfe-Set
Ausstattung
- Lautsprecher
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
Beleuchtung
- AußenlampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 100
- Mehrweg-TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 50
- TeegläserAnz. 50
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ZangenAnz. 4
Dekoration
- WettkampfplakateAnz. 8
- WegweiserAnz. 10
- TischdeckenAnz. 8
- Preise und PokaleAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege den Spielmodus fest, bevor du den Wettkampfplan erstellst. Bei vielen Anmeldungen brauchst du eine Frist für Nachmeldungen und eine feste Uhrzeit, zu der der Spielplan veröffentlicht wird.
- Bestätige die Teilnehmenden nicht erst am Vorabend. Schließe die Anmeldung einige Tage vorher, erfasse Ernährungswünsche und drucke Teilnehmerliste sowie Spielformulare mindestens einmal zusätzlich aus.
- Plane die Schiedsrichter pro Spielfeld und nicht nur pro Spielrunde ein. Pfeifen, Stoppuhren, Anzeigetafeln und Trainingswesten gehören an einen festen Ausgabeort, damit niemand während des Turniers suchen muss.
- Kontrolliere die Spielfelder vor dem Aufbau: Netze, Bälle, Kegel und Feldmarkierungen müssen vollständig und einsatzbereit sein. Ein Erste-Hilfe-Set gehört sichtbar an die Empfangstheke.
- Kühle Getränke frühzeitig und trenne den Cateringtisch vom Wettkampfbetrieb. Rechne für das erste Turnierstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Mehrwegbecher, Teller und Besteck vor Beginn bereit.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man ein offenes Turnier organisieren?
- Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Ort und Spielfeldern. Vier Wochen vor dem Termin sollten Einladungen verschickt und der Spielmodus festgelegt sein.
- Wann muss der Spielplan für ein offenes Turnier fertig sein?
- Erstelle einen vorläufigen Plan nach Ende der Anmeldung und veröffentliche die endgültige Version spätestens 24 Stunden vor dem Turnier. So können Teilnehmende und Schiedsrichter ihre Zeiten prüfen.
- Wie viele Schiedsrichter braucht man bei einem offenen Turnier?
- Plane pro gleichzeitig bespieltem Feld mindestens eine eingeteilte Person ein und halte zusätzlich eine Reserve bereit. Bei vier Feldern sind daher mindestens fünf Schiedsrichter oder Helfer sinnvoll.
- Was muss am Turniertag zuerst aufgebaut werden?
- Kontrolliere zuerst die Spielfelder und baue anschließend Empfang, Sitzplätze und Verpflegung auf. Sei mindestens 90 Minuten vor dem ersten Spiel vor Ort, damit Beschilderung, Unterlagen und Getränke bereitstehen.
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