Organiser un tournoi de volley-ball sans oublier l’essentiel

Un tournoi de volley-ball se prépare d’abord sur le papier : date, gymnase, format, nombre d’équipes et durée des matchs. Ensuite, les inscriptions permettent d’ajuster les poules, les horaires et le nombre d’arbitres. Le jour J, la réussite dépend surtout d’un accueil rapide, d’un terrain prêt à l’heure et d’un responsable pour chaque imprévu. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au rangement final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver le gymnase
3
Vérifier les autorisations
4
Déterminer le format du tournoi
2 personnes
5
Établir le programme de la compétition
2 personnes
6
Créer le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion en ligne
9
Contacter les sponsors
2 personnes
10
Commander les prix et les coupes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Mettre à jour la répartition de l’équipe
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Planifier les bénévoles
2 personnes
15
Confirmer les arbitres
16
Prévoir un contact de premiers secours
17
Commander le catering
18
Créer la playlist musicale
19
Imprimer les formulaires de match
20
Publier la composition des équipes
21
Inventorier le matériel
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Récupérer les prix
25
Gonfler les ballons
2 personnes
26
Préparer le matériel du tournoi
2 personnes
27
Préparer le service traiteur
3 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Ouvrir le gymnase
2 personnes
30
Vérifier le sol et les vestiaires
2 personnes
31
Délimiter les espaces
4 personnes
32
Installer les filets
4 personnes
33
Placer les chaises des arbitres
2 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Aménager la table d'inscription
2 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Installer la signalisation
2 personnes
38
Tester la musique et le micro
2 personnes
39
Tenir les tables de score
4 personnes
40
Briefer les arbitres
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

42
Accueillir les équipes
3 personnes
43
Enregistrer les équipes
3 personnes
44
Expliquer les règles du tournoi
2 personnes
45
Annoncer l'ouverture
46
Encadrer les matchs de qualification
8 personnes
47
Enregistrer les scores
4 personnes
48
Servir les en-cas de pause
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Animer les quarts de finale
8 personnes
52
Enregistrer les quarts de finale
4 personnes
53
Servir les sandwichs et les salades
4 personnes
54
Dégager les terrains de la finale
2 personnes
55
Encadrer la finale
5 personnes
56
Enregistrer le score final
2 personnes
57
Organiser le vote du public
2 personnes
58
Préparer la remise des prix
2 personnes
59
Assurer la remise des prix
3 personnes
60
Prononcer le discours de remerciement
61
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
62
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

63
Ranger le service traiteur
3 personnes
64
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
65
Démonter les filets et les poteaux
4 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
68
Vérifier les vestiaires
2 personnes
69
Nettoyer le gymnase
4 personnes
70
Rassembler les objets perdus
2 personnes
71
Fermer le lieu
2 personnes
72
Retourner les matériels
2 personnes
73
Distribuer les restes
2 personnes
74
Publier les résultats
75
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Chaises de juryqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Filets de volley-ballqté 4
Poteaux de volley-ballqté 8
Ballons de volley de compétitionqté 12
Ballons de volley de rechangeqté 4
Antennes de terrainqté 8
Ruban de marquage au solqté 8
Chasubles d’équipeqté 80
Siffletsqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Pendule de matchqté 4
Chariot à ballonsqté 2
Pompe pour ballonsqté 2
Aiguilles pour pompeqté 10
Cordons de sifflet d’arbitreqté 6
Cônesqté 24
Cerceaux d’entraînementqté 12
Sacs de sportqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Petits bolsqté 20

Cuisine

Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Batteries externesqté 4

Décoration

Bannière du tournoiqté 2
Étiquettes de table d'équipeqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Dossardsqté 80
Rubans de podiumqté 3
Médaillesqté 24
Gobeletsqté 3
Nappesqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariot de nettoyage
Gantsqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le gymnase au moins 6 à 8 semaines avant le tournoi, puis vérifiez immédiatement les autorisations, les horaires d’accès et les conditions d’utilisation du lieu.
Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de finaliser les équipes, le programme et les besoins alimentaires.
Construisez le planning à rebours : prévoyez les matchs, les pauses, l’installation et le rangement. Ajoutez au moins 30 minutes de marge pour les retards et les changements de terrain.
Ne comptez pas uniquement sur le matériel principal. Contrôlez les ballons de rechange, la pompe et ses aiguilles, les sifflets, les panneaux de score et la pendule avant le jour J.
Attribuez les rôles des bénévoles par créneau d’au moins 2 heures : accueil, table de marque, arbitrage, buffet, premiers secours et rangement. Confirmez les arbitres et le contact de secours une semaine avant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de volley-ball ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les deux dernières semaines servent à clôturer les inscriptions, répartir les équipes, confirmer les arbitres et commander les repas et les récompenses.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un tournoi de volley-ball ?: Fermez-les 10 à 14 jours avant la date du tournoi. Ce délai permet de publier la composition des équipes et d’imprimer les formulaires de match sans travailler dans l’urgence.
Combien d’arbitres faut-il prévoir pour un tournoi de volley-ball ?: Prévoyez au minimum un arbitre par terrain utilisé simultanément, avec une ou deux personnes de réserve pour les pauses et les absences. Confirmez leur présence environ 7 jours avant.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de volley-ball ?: Vérifiez les filets, poteaux, antennes, ballons, panneaux de score, pendule, sifflets et matériel de gonflage. Préparez aussi la table d’inscription, les documents imprimés et les récompenses au plus tard la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.