Organiser un tournoi de volley-ball sans rien laisser au hasard

Un tournoi de volley-ball se prépare dans un ordre précis : réserver le gymnase, fixer le format, puis ouvrir les inscriptions. Le nombre d’équipes détermine le planning des matchs, le nombre d’arbitres et l’organisation des tables. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, les premiers secours, l’accès au site et le rangement du matériel sportif. Les oublis les plus fréquents concernent les ballons de rechange, les clés, les rallonges et la répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le gymnase
2
Fixer la date du tournoi
2 personnes
3
Définir le format du tournoi
2 personnes
4
Rédiger les règles du concours
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Fixer les frais d'inscription
2 personnes
8
Contacter les arbitres
2 personnes
9
Contacter les bénévoles de premiers secours
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
13
Confirmer la répartition des équipes
2 personnes
14
Établir le planning des matchs
2 personnes
15
Publier le programme des matchs
16
Répartir les arbitres
2 personnes
17
Répartir les services au bar
2 personnes
18
Répartir l’équipe de montage
19
Envoyer les infos de parking
20
Effectuer une visite du site
2 personnes
21
Organiser les clés et l’accès
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
24
Vérifier les gobelets et la vaisselle
25
Récupérer les prix et les médailles
26
Faire les courses
2 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Imprimer les documents du tournoi
29
Imprimer les confirmations d'équipe
30
Vérifier la trousse de premiers secours

Événement

31
Vérifier le sol de montage
2 personnes
32
Dégager le terrain de sport
4 personnes
33
Délimiter les terrains de volley-ball
4 personnes
34
Monter les filets
4 personnes
35
Placer les chaises des arbitres
2 personnes
36
Installer les tables de compétition
3 personnes
37
Installer les tables d'équipe
3 personnes
38
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
39
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
40
Mettre en place la table des prix
41
Installer la signalisation
2 personnes
42
Tester la musique et le micro
2 personnes
43
Donner le briefing des arbitres
2 personnes
44
Briefer les bénévoles
2 personnes
45
Enregistrer les équipes
3 personnes
46
Donner le briefing de la compétition
2 personnes
47
Encadrer le match d'ouverture
3 personnes
48
Encadrer les matchs
8 personnes
49
Mettre à jour les classements de la compétition
2 personnes
50
Annoncer les pauses
51
Servir les boissons
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Sécher le sol sportif
2 personnes
56
Vérifier les scores finaux
2 personnes
57
Encadrer la finale
4 personnes
58
Remettre les prix
3 personnes
59
Dire au revoir aux équipes
2 personnes

Suivi

60
Démonter le matériel sportif
5 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Ranger le comptoir traiteur
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Vider les glacières
2 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le gymnase
4 personnes
67
Vérifier les toilettes
2 personnes
68
Rassembler les objets trouvés
69
Fermer le lieu
2 personnes
70
Stocker le matériel au sec
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Trier les restes
2 personnes
73
Envoyer les résultats aux équipes
74
Envoyer les photos aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Filets de volley-ballqté 3
Poteaux de volley-ballqté 6
Ballons de volleyqté 12
Ballons de rechangeqté 4
Lignes de terrainqté 3
Mâts d'antenneqté 6
Pompes à ballonsqté 3
Aiguilles pour pompe à ballonsqté 12
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 3
Cartons de tableau des scoresqté 6
Chaises de juryqté 3
Tables de concoursqté 3
Poteaux de rechangeqté 2
Médaillesqté 24
Gobelet
Prix pour les meilleurs joueursqté 3
Trousse de premiers secours
Packs de froidqté 12
Ruban de sportqté 12
Pansementsqté 100

Mobilier

Tables d'équipeqté 12
Chaisesqté 80
Table d'inscription
Tables de cateringqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 3
Chargeurs mobilesqté 6
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chronomètresqté 4
Calculatricesqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Pincesqté 6
plateauxqté 6

Décoration

Bannière du tournoiqté 2
Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux avec le nom de l'équipeqté 12
Flèches de signalisationqté 12

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez le gymnase avant d’annoncer la date : vérifiez les horaires d’accès, les clés et le temps nécessaire au montage et au démontage. Faites une visite du site au moins 7 jours avant le tournoi.
Fixez le format avant d’ouvrir les inscriptions. Indiquez le nombre maximal d’équipes, les règles, les frais d’inscription et la date limite ; laissez au minimum 10 jours pour traiter les inscriptions.
Établissez le planning des matchs dès que les équipes sont confirmées. Prévoyez une marge entre les rencontres pour les retards, les changements de terrain et la rotation des arbitres.
Contrôlez le matériel sportif la veille : filets, poteaux, lignes, antennes, ballons, pompe et aiguilles. Gardez des ballons de rechange et des poteaux de rechange sur place, pas dans un autre local fermé.
Attribuez les rôles avant le jour J : inscription, arbitrage, premiers secours, bar, montage et rangement. Envoyez les informations de parking et les horaires aux équipes au moins 48 heures à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de volley-ball ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Il faut réserver le gymnase, confirmer les arbitres et les bénévoles, ouvrir les inscriptions, puis établir le planning final environ 7 jours avant le tournoi.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un tournoi de volley-ball ?: Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant la date du tournoi. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les coordonnées des équipes, leurs besoins alimentaires et la répartition définitive.
Combien d’arbitres faut-il pour un tournoi de volley-ball ?: Prévoyez au moins un arbitre par terrain utilisé simultanément, plus une personne de réserve pour les pauses ou les absences. Confirmez leur présence 7 jours avant et répartissez les créneaux avec le planning des matchs.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de volley-ball ?: Vérifiez les clés et l’accès au gymnase, les filets, poteaux, lignes, ballons, tableaux de score, sifflets et rallonges. Contrôlez aussi les gobelets, assiettes, couverts, poubelles, prix et médailles avant l’arrivée des équipes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.