Organiser un tournoi de korfball sans perdre le fil

Un tournoi de korfball se prépare dans un ordre précis : d’abord le terrain et la formule, puis les inscriptions, le programme et les personnes qui feront tourner la journée. Prévoyez aussi la logistique souvent oubliée, comme le parking, les besoins alimentaires, les feuilles de match et le refroidissement des boissons. La dernière semaine sert surtout à vérifier, imprimer et répartir. Le jour J, chaque équipe doit savoir où aller, quand jouer et à qui poser ses questions.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
2
Réserver le lieu sportif
3
Délimiter les terrains de compétition
4
Définir la formule du tournoi
2 personnes
5
Inviter les équipes
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier la liste des participants
2 personnes
10
Établir le programme de la compétition
2 personnes
11
Répartir les arbitres
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Envoyer les infos de parking
14
Envoyer les informations du tournoi
15
Commander les prix
16
Commander les courses
17
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
18
Imprimer les formulaires de match
19
Imprimer la répartition des équipes
20
Récupérer les courses
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Préparer des pochettes d’équipe
2 personnes
24
Emballer les prix
25
Vérifier les prévisions météo

Événement

26
Contrôler le site
2 personnes
27
Organiser les clés et l’accès
28
Délimiter les espaces
4 personnes
29
Installer les poteaux de korfball
4 personnes
30
Installer la table de compétition
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer la tente et les zones d’ombre
4 personnes
33
Accrocher le panneau d’information
2 personnes
34
Tester le son et le micro
2 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Aménager la table d'accueil
2 personnes
38
Briefer les arbitres
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
2 personnes
40
Accueillir les équipes
3 personnes
41
Enregistrer la présence
2 personnes
42
Distribuer les sacs d’équipe
2 personnes
43
Annoncer l'ouverture
44
Encadrer les matchs
4 personnes
45
Suivre les scores du match
2 personnes
46
Distribuer les sifflets et les ballons
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Maintenir l’espace de repos propre
52
Annoncer les finalistes
53
Encadrer la finale
3 personnes
54
Remettre les prix
2 personnes
55
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

56
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
57
Démonter les poteaux de korfball
4 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Ranger le buffet et la cuisine
3 personnes
60
Faire la vaisselle
2 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
63
Nettoyer les toilettes
2 personnes
64
Rendre le terrain propre
3 personnes
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
66
Ranger le stock restant
2 personnes
67
Publier les résultats du match

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Poteaux de korfbalqté 4
Paniers de korfballqté 4
Ballons de korfballqté 12
Chasubles d’entraînementqté 24
Disques de marquageqté 40
Cônesqté 30
Sifflets d’arbitreqté 6
Sacs de ballesqté 4
Pompes de réserveqté 2
Aiguilles de ballonqté 10
Sacs isothermesqté 2
Panneaux de scoreqté 4
Pendule de matchqté 4
Brassards de capitaineqté 8
Lacets de rechangeqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de pochettes de froidqté 4
Ruban de sportqté 8
Bandes élastiquesqté 8
Épingles de sûretéqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Système de sonorisation
Micro sans fil
Mégaphonesqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plateauxqté 6
Gantsqté 4
Pains de glaceqté 20

Catering

Courses
Coupes pour les prixqté 3
Médaillesqté 24
Coupe itinérante
Chèques-cadeauxqté 3

Décoration

Numéros de table des équipesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de travailqté 8
Poubelles à pédaleqté 6

Éclairage

Lampes à pilesqté 6
Pilesqté 24

Conseils

Commencez par la date, le lieu et la formule du tournoi. Tant que le nombre de terrains, le format des matchs et les horaires ne sont pas fixés, il est trop tôt pour inviter les équipes.
Fermez les inscriptions avec une échéance claire, puis demandez les besoins alimentaires avant d’établir le programme. Une vérification finale de la liste des participants évite les équipes manquantes le matin du tournoi.
Préparez le programme après avoir réparti les arbitres et les bénévoles. Envoyez les informations du tournoi et du parking au moins 3 jours avant, avec les horaires et les consignes d’arrivée.
Contrôlez le matériel sportif séparément du mobilier et de la technique. Testez les sifflets, les ballons, les pompes, la sonorisation et le micro avant l’ouverture des terrains, pas au premier coup de sifflet.
Gardez la préparation alimentaire pour la veille, mais refroidissez les boissons à temps et préparez les pochettes d’équipe. Emballez aussi les prix et imprimez les feuilles de match avant de charger le matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de korfball ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, inviter les équipes, traiter les inscriptions, répartir les arbitres et commander les prix.
Quand faut-il clôturer les inscriptions d’un tournoi de korfball ?: Fixez la clôture au moins 10 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les participants, recueillir les besoins alimentaires et construire un programme réaliste.
Quand envoyer les informations aux équipes ?: Envoyez les informations principales au moins 3 jours avant : adresse, parking, heure d’arrivée, programme et consignes. Renvoyez le programme final dès qu’une modification intervient.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de korfball ?: Vérifiez les prévisions météo, le stock de matériel, les feuilles de match, la répartition des équipes et les pochettes. Préparez également les boissons froides, les en-cas et les prix pour ne pas tout faire pendant l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.