Organiser un tournoi de korfball sans rien laisser au hasard

Un tournoi de korfball se prépare d’abord comme une journée sportive, puis comme un événement d’accueil. Commencez par bloquer la date, le lieu et les autorisations avant d’inviter les équipes. Ensuite, fixez une date limite d’inscription, construisez le programme et répartissez les arbitres et les bénévoles. Les oublis les plus fréquents concernent les vestiaires, l’alimentation, l’électricité, les informations de parking et le matériel de remplacement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du tournoi
2
Réserver le lieu sportif
3
Vérifier les autorisations
4
Inviter les équipes
2 personnes
5
Envoyer le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier les coordonnées
9
Établir le programme de la compétition
2 personnes
10
Répartir les arbitres
2 personnes
11
Consigner le règlement du concours
2 personnes
12
Réserver les vestiaires
13
Vérifier la réservation d'électricité
14
Calculer les quantités de catering
2 personnes
15
Établir la liste de courses
2 personnes
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Consigner le contact de premiers secours
19
Vérifier les prévisions météo
20
Envoyer les informations aux participants
21
Envoyer les infos de parking
22
Commander les prix
23
Vérifier le matériel du tournoi
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Gonfler les ballons
2 personnes
27
Imprimer les formulaires de match
28
Préparer le briefing des bénévoles
29
Préparer le plan météo
2 personnes

Événement

30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Contrôler le site
3 personnes
32
Délimiter les espaces
4 personnes
33
Installer les poteaux de korfball
4 personnes
34
Préparer les ballons de match
2 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Installer les tentes de fête
4 personnes
37
Installer la table d'inscription
2 personnes
38
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Tester le système de sonorisation
2 personnes
41
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
42
Briefer les arbitres
2 personnes
43
Accueillir les équipes
4 personnes
44
Enregistrer les équipes
3 personnes
45
Ouvrir le tournoi
46
Encadrer les matchs
6 personnes
47
Enregistrer les résultats
2 personnes
48
Annoncer le programme des matchs
49
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
50
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les vestiaires
2 personnes
53
Vérifier les scores finaux
2 personnes
54
Encadrer la finale
4 personnes
55
Remettre les prix
2 personnes
56
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

57
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
58
Démonter les poteaux de korfbal
4 personnes
59
Ranger les espaces
4 personnes
60
Démonter les tentes de fête
4 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Ranger le service traiteur
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Évacuer les déchets
2 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Rassembler les objets perdus
68
Publier les résultats
69
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Poteaux de korfbalqté 8
Paniers de korfballqté 8
Ballons de korfballqté 12
Pompe à ballonqté 2
Ballons de rechangeqté 4
Marquage du terrainqté 2
Cônesqté 40
Chasubles d’entraînementqté 40
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 8
Poteaux de rechangeqté 2

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Ensembles de tables de bièreqté 4
Bancs de vestiaireqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Barrières de sécuritéqté 12

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Ciseauxqté 4
Verres doseursqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux de noms d’équipeqté 8
Panneaux directionnelsqté 10
Panneaux d'informationqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6
Caisses réfrigéréesqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Coupes de prixqté 3
Médaillesqté 40
Listes de prixqté 2
Caisse
Terminal de paiement
Caisse
Rouleaux de ticket de caisseqté 3
Pains de glaceqté 20
Courses

Conseils

Fixez la date limite d’inscription au moins 2 semaines avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de traiter les équipes, de vérifier leurs coordonnées et d’établir un programme réaliste.
Construisez le programme à partir de la durée d’un match, des pauses et du temps de changement entre deux rencontres. Prévoyez aussi une solution si un arbitre ou une équipe arrive en retard.
Comptez les repas et les boissons à partir des inscriptions confirmées, puis ajoutez une marge de 10 %. Demandez les besoins alimentaires avant de finaliser les achats, et mettez les boissons au frais la veille.
Attribuez chaque bénévole à un créneau et à une tâche précise : accueil, score, arbitrage, restauration ou rangement. Envoyez les consignes et les informations de parking aux participants au moins 3 jours avant.
Contrôlez le matériel sportif et électrique la veille : poteaux, paniers, ballons, pompe, chronomètres, panneaux de score, rallonges et multiprises. Gardez les ballons et poteaux de rechange accessibles plutôt que rangés dans un véhicule fermé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de korfball ?: Prévoyez au minimum 6 semaines pour réserver le lieu, obtenir les autorisations, inviter les équipes et recruter les bénévoles. Commencez idéalement 8 à 10 semaines avant la date si plusieurs équipes sont attendues.
Quand fermer les inscriptions pour un tournoi de korfball ?: Fermez les inscriptions environ 2 semaines avant le tournoi. Ce délai permet de confirmer les équipes, recueillir les besoins alimentaires et construire le programme ainsi que la répartition des arbitres.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de korfball ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour le score et 1 responsable de la restauration par zone active. Pour une journée avec plusieurs terrains, ajoutez 1 personne par terrain et une équipe de 2 personnes pour le rangement.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de korfball ?: Vérifiez le terrain, les vestiaires, l’électricité, la météo et l’ensemble du matériel sportif. Préparez aussi les tables, les chaises, les gobelets, les boissons refroidies et les coordonnées du contact de premiers secours.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.