Organiser un tournoi de hockey en salle, étape par étape

Un tournoi de hockey en salle se prépare d’abord sur le papier : date, gymnase, format des matchs et nombre d’équipes. Ensuite, les inscriptions permettent de construire un programme réaliste et de repérer les besoins alimentaires ou les contraintes de contact. La dernière semaine sert surtout à verrouiller les arbitres, les bénévoles, le règlement et le matériel. Le jour J, une table centrale doit réunir les feuilles de match, les chronomètres, les sifflets et les informations utiles aux équipes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
2
Réserver le gymnase
3
Définir le format du concours
2 personnes
4
Contacter les équipes
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
10
Établir le programme de la compétition
2 personnes
11
Finaliser les arbitres
2 personnes
12
Définir les membres du jury
2 personnes
13
Prévoir un contact de premiers secours
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Envoyer les infos de parking
16
Envoyer les informations aux participants
17
Élaborer le règlement du tournoi
2 personnes
18
Commander les prix
19
Imprimer les formulaires de match
20
Imprimer la répartition des équipes
21
Faire la liste des courses
2 personnes
22
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
23
Tester le matériel sonore
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Préparer les prix et le matériel
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

27
Ouvrir le gymnase
2 personnes
28
Vérifier les vestiaires
2 personnes
29
Vérifier le sol et l'aire de jeu
2 personnes
30
Installer les barres de hockey en salle
6 personnes
31
Installer les buts
4 personnes
32
Préparer les ballons de rechange
2 personnes
33
Installer la table du jury
3 personnes
34
Installer la table de restauration
3 personnes
35
Installer les chaises et les tables
4 personnes
36
Accrocher le panneau d’information
2 personnes
37
Afficher le programme des matchs
2 personnes
38
Raccorder la sonorisation
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Aménager la table d'accueil
2 personnes
41
Effectuer l’enregistrement des équipes
3 personnes
42
Expliquer les règles du tournoi
2 personnes
43
Briefer les arbitres
2 personnes
44
Briefer les membres du jury
2 personnes
45
Encadrer les premiers matchs
4 personnes
46
Traiter les résultats
2 personnes
47
Annoncer les horaires des matchs
48
Servir les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le café et le thé
51
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
52
Rassembler les déchets
2 personnes
53
Vérifier l'aire de jeu entre-temps
2 personnes
54
Vérifier les vestiaires entre-temps
2 personnes
55
Encadrer les finales
4 personnes
56
Vérifier le résultat final
2 personnes
57
Préparer la remise des prix
2 personnes
58
Organiser la remise des prix
3 personnes
59
Encadrer le départ des participants
3 personnes

Suivi

60
Rassembler le matériel sportif
5 personnes
61
Retirer les buts et les barres
6 personnes
62
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
63
Ranger le service traiteur
3 personnes
64
Faire la vaisselle
2 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Évacuer les déchets
2 personnes
67
Nettoyer le gymnase
4 personnes
68
Nettoyer les vestiaires
3 personnes
69
Rassembler les objets perdus
2 personnes
70
Fermer le lieu
2 personnes
71
Rapporter le matériel
2 personnes
72
Ranger les courses restantes
2 personnes
73
Rendre le matériel loué
2 personnes
74
Publier les résultats
75
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Buts de hockey en salleqté 2
Barres de hockey en salleqté 24
Cannes de hockey en salleqté 20
Balles de hockey en salleqté 30
Panier de balles de réserveqté 2
Chasubles d’entraînementqté 20
Cônesqté 20
Siffletsqté 6
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 2
Pendule de matchqté 2
Filet à ballonsqté 2
Trousse de premiers secours

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Table du jury
Portants à vêtementsqté 4
Glacièresqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Verres à théqté 40
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Petits bolsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pains de glaceqté 16

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Téléphone mobileqté 2

Décoration

Drapeaux de tournoiqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux de table d’équipeqté 8
Présentoir des prix

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commence par réserver le gymnase, puis fixe le format avant d’ouvrir les inscriptions : le nombre d’équipes et la durée des matchs déterminent directement le programme.
Demande les coordonnées complètes de chaque équipe dès l’inscription et relance les dossiers incomplets au plus tard 7 jours avant le tournoi. C’est aussi le moment de recueillir les besoins alimentaires.
Prépare le programme après la clôture des inscriptions, en gardant une marge entre les matchs pour les retards, les changements d’équipe et la remise en place du terrain.
Ne laisse pas les arbitres et le contact de premiers secours pour la dernière semaine. Confirme les présences et répartis les bénévoles par créneau : accueil, table de match, terrain et rangement.
Teste le matériel sonore et vérifie les buts, crosses, balles, chasubles, cônes, tableaux de score et pendule avant l’ouverture. Prévois un panier de balles de réserve et installe la trousse de premiers secours à un endroit connu de tous.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de hockey en salle ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour réserver le gymnase, contacter les équipes et organiser les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour les confirmations, le programme définitif, les impressions et la vérification du matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations aux équipes ?: Envoie-les dès que la date, le gymnase et le format du tournoi sont fixés, idéalement 4 à 6 semaines avant la compétition. Indique une date limite d’inscription située environ 10 jours avant le tournoi.
Combien d’arbitres faut-il prévoir pour un tournoi de hockey en salle ?: Prévois au minimum un arbitre par terrain et une personne remplaçante pour couvrir les pauses ou les absences. Confirme leur disponibilité au moins 7 jours avant et transmets-leur le règlement ainsi que le programme.
Que faut-il préparer la veille d’un tournoi de hockey en salle ?: Regroupe les prix, les feuilles de match, la répartition des équipes, les sifflets, les chronomètres et les balles de réserve dans des bacs identifiés. Vérifie aussi les boissons, les gobelets, les tables et les chaises pour éviter une installation précipitée le matin.

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