Organiser un tournoi de hockey sans perdre le fil

Un tournoi de hockey se prépare dans un ordre précis : d’abord les terrains et les vestiaires, puis le format de compétition, les règles et les arbitres. Les inscriptions servent ensuite à composer les équipes et à ajuster le programme. La dernière semaine, concentrez-vous sur les confirmations, les impressions, le matériel et la météo. Ce plan vous aide aussi à ne pas oublier les boissons, les repas, les récompenses et les premiers secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
2
Réserver les terrains de hockey
3
Réserver les vestiaires
4
Établir le programme de la compétition
2 personnes
5
Définir les règles du tournoi
2 personnes
6
Finaliser les arbitres
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Fixer la composition des équipes
2 personnes
12
Confirmer les participants
13
Envoyer le programme de compétition
14
Vérifier les prévisions météo
15
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Rassembler le matériel de tournoi
3 personnes
19
Vérifier les prix et les médailles
20
Imprimer les formulaires de match
21
Imprimer les listes d’équipe
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Préparer les sandwiches
3 personnes
25
Vérifier le matériel de premiers secours

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Ouvrir les vestiaires
28
Vérifier le site et le matériel
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer les tentes de fête
4 personnes
31
Installer les aires de compétition
3 personnes
32
Préparer les ballons de match
2 personnes
33
Installer les tables de score
2 personnes
34
Monter le buffet traiteur
3 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Préparer l’enregistrement des équipes
2 personnes
37
Briefer les arbitres
2 personnes
38
Accueillir les équipes
3 personnes
39
Enregistrer la présence
2 personnes
40
Faire le briefing du tournoi
2 personnes
41
Encadrer le match d'ouverture
4 personnes
42
Encadrer les matchs
8 personnes
43
Traiter les résultats
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Servir les amuse-bouches et le déjeuner
3 personnes
46
Réapprovisionner le café et le thé
47
Rassembler les déchets
2 personnes
48
Vérifier les vestiaires
2 personnes
49
Annoncer les finalistes
50
Encadrer la finale
4 personnes
51
Remettre les prix
3 personnes
52
Servir les dernières consommations
2 personnes
53
Dire au revoir aux équipes
3 personnes

Suivi

54
Ranger le service traiteur
3 personnes
55
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
57
Démonter les tentes de fête
4 personnes
58
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
61
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
62
Laisser le site propre
3 personnes
63
Inventorier le matériel
2 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Ranger les courses restantes
2 personnes
66
Envoyer les résultats et les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 60
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Cannes de hockeyqté 30
Ballons de matchqté 24
Ballons de rechangeqté 12
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Chasubles d’entraînementqté 30
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 4
Pendule de matchqté 4
Filets de butqté 4
Masques de gardien de butqté 4
Gants de gardienqté 4
Cartons de l'arbitreqté 8
Brassards de capitaineqté 8
Sacs de ballesqté 4
Caisses d’eauqté 8
Glacièresqté 4

Équipement

Mégaphonesqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Imprimante d'étiquettes

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 4
Vitrines réfrigéréesqté 2

Décoration

Panneaux de table d’équipeqté 12
Panneaux de directionqté 12
Rubans de podium
Nappesqté 8
Coupes de prixqté 3
Médaillesqté 60
Certificats des participantsqté 60

Nettoyage

Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Pochettes de glaceqté 12
Gilets de sécuritéqté 8
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez les terrains et les vestiaires avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins une zone de rangement pour les sacs et le matériel entre les matchs.
Fixez le format, les règles et la durée des matchs avant d’envoyer les invitations. Le programme doit préciser les horaires, les temps de pause et les règles de départage.
Fermez les inscriptions assez tôt pour composer les équipes et confirmer les participants. Envoyez le programme définitif au moins 3 jours avant le tournoi afin de limiter les changements de dernière minute.
Contrôlez le matériel en deux temps : une première vérification quelques jours avant, puis un comptage le matin même. Comptez notamment les ballons de match et de rechange, les sifflets, les cônes, les filets et l’équipement des gardiens.
Préparez le plan météo de secours avant de vérifier les prévisions. Gardez les tentes, les glacières, l’eau, les en-cas et les sandwiches prêts à être déplacés, et vérifiez les premiers secours avant l’arrivée des équipes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de hockey ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver les terrains et les vestiaires, recruter les arbitres, ouvrir les inscriptions, composer les équipes et confirmer le programme.
Quand faut-il envoyer le programme du tournoi de hockey ?: Envoyez le programme définitif au moins 3 jours avant le tournoi. Attendez d’avoir traité les inscriptions, fixé la composition des équipes et confirmé les arbitres avant de l’imprimer et de le diffuser.
Que faut-il prévoir pour les matchs d’un tournoi de hockey ?: Préparez au minimum les cannes, les ballons de match et de rechange, les cônes, les sifflets, les panneaux de score, la pendule et les filets. Ajoutez les masques et les gants de gardien, les cartons d’arbitre et les brassards de capitaine.
Quand vérifier la météo pour un tournoi de hockey ?: Faites une première vérification 3 jours avant, puis une dernière le matin du tournoi. Le plan de secours doit être décidé avant cette dernière vérification, avec les tentes, les tables, l’eau et les collations disponibles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.