Organiser un tournoi d’échecs sans perdre le fil
Commencez par choisir le format du tournoi, le nombre de rondes et le rythme des parties. Réservez ensuite une salle adaptée au nombre de tables, puis rédigez un règlement compréhensible avant d’ouvrir les inscriptions. Les points qui prennent le plus de temps arrivent souvent après : confirmer les participants, établir les groupes, imprimer le planning et vérifier les pendules. Le jour même, prévoyez une table d’inscription distincte et terminez l’installation au moins 30 minutes avant la première partie.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir le format du tournoi
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Rédiger le règlement du tournoi
2 personnes
- 4
Fixer les prix
2 personnes
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 10
Commander les prix et les coupes
- 11
Commander le catering
- 12
Vérifier la liste des participants
2 personnes
- 13
Établir la répartition des groupes de match
2 personnes
- 14
Imprimer le planning du match
- 15
Confirmer les participants
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Vérifier le matériel du tournoi
2 personnes
- 18
Préparer les prix
- 19
Refroidir les boissons
2 personnes
- 20
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 21
Nettoyer la salle
3 personnes
- 22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 23
Préparer les échiquiers
3 personnes
- 24
Régler les pendules d’échecs
2 personnes
- 25
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 26
Installer la table traiteur
2 personnes
- 27
Installer la signalétique
2 personnes
- 28
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
- 29
Enregistrer les participants
3 personnes
- 30
Donner les consignes de départ
2 personnes
- 31
Accompagner la première session de jeu
4 personnes
- 32
Traiter les résultats
2 personnes
- 33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 34
Encadrer le deuxième tour
4 personnes
- 35
Servir les snacks de pause
2 personnes
- 36
Encadrer le troisième tour de jeu
4 personnes
- 37
Servir les en-cas du soir
2 personnes
- 38
Animer la finale
4 personnes
- 39
Vérifier les scores finaux
2 personnes
- 40
Assurer la remise des prix
3 personnes
- 41
Informer les participants du départ
Suivi
- 42
Rassembler le matériel d'échecs
3 personnes
- 43
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 44
Faire la vaisselle
2 personnes
- 45
Rassembler les déchets
2 personnes
- 46
Nettoyer la salle
3 personnes
- 47
Ranger le matériel
2 personnes
- 48
Fermer le lieu
2 personnes
- 49
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 50
Publier les résultats
- 51
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 34
- Chaisesqté 75
- Table d'inscription
- Table de cateringqté 3
- Poubellesqté 6
Matériel de sport
- Échiquiersqté 36
- Pièces d’échecsqté 36
- Pendules d'échecsqté 36
- Assiettes de réserveqté 4
- Horloges de secoursqté 4
- Cônesqté 12
- Feuilles de scoreqté 250
- Stylosqté 80
- Badges nominatifsqté 80
- Numéros de départqté 80
- Presse-papiersqté 6
- Prixqté 12
- Gobeletsqté 6
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Imprimante
- Multiprisesqté 6
- Rallongesqté 6
- Horloge muraleqté 2
- Téléphones portablesqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 80
- Fourchettesqté 80
- Couteauxqté 80
- Cuillères à caféqté 80
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
- Pincesqté 4
- Petits bolsqté 12
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
Décoration
- Nappesqté 6
- Bannières du tournoiqté 2
- Assiettes rondesqté 12
- Panneaux de signalisationqté 8
- Ruban pointuqté 4
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Chiffons microfibresqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le format avant d’envoyer les invitations : indiquez le nombre de rondes, la cadence, l’heure de début et la date limite d’inscription. Sans ces éléments, les joueurs posent les mêmes questions et les inscriptions restent incomplètes.
- Ne fermez pas les inscriptions au dernier moment. Faites une première vérification 3 à 5 jours avant le tournoi pour repérer les désistements, les besoins alimentaires et les joueurs qui n’ont pas encore confirmé leur présence.
- Préparez le planning à partir de la liste confirmée, pas de la liste initiale. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires et gardez une version sur l’ordinateur portable pour corriger rapidement un groupe ou un numéro de départ.
- Testez chaque pendule d’échecs avant l’ouverture de la salle et rassemblez au moins une horloge de secours. Vérifiez aussi les échiquiers, les pièces, les feuilles de score et les stylos table par table.
- Installez d’abord les tables et les chaises, puis les échiquiers et les pendules. Gardez la table d’inscription près de l’entrée, la table de catering à l’écart des parties et les boissons au frais avant l’arrivée des joueurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un tournoi d’échecs ?
- Prévoyez au moins 3 semaines pour réserver la salle, rédiger le règlement, ouvrir les inscriptions et commander les prix. Gardez les 3 à 5 derniers jours pour confirmer les joueurs et établir les groupes.
- Quand faut-il fermer les inscriptions à un tournoi d’échecs ?
- Fermez-les idéalement 3 jours avant le tournoi. Ce délai permet de traiter les désistements, de vérifier les besoins alimentaires et d’imprimer un planning correspondant aux participants confirmés.
- Combien de pendules faut-il pour un tournoi d’échecs ?
- Prévoyez une pendule par échiquier, plus au moins une horloge de secours. Si vous installez 20 échiquiers, préparez donc 21 pendules ou horloges fonctionnelles et testez-les avant l’ouverture.
- Quand installer la salle pour un tournoi d’échecs ?
- Commencez l’installation au moins 60 minutes avant l’accueil des joueurs. Les tables, les chaises, les échiquiers, les pendules et la table d’inscription devraient être prêts 30 minutes avant la première partie.
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