Organiser un stage de voile, étape par étape

Un stage de voile se prépare d’abord à terre : choisissez une date, construisez le programme et réservez les voiliers, les places à quai et l’encadrement. Les inscriptions servent ensuite à répartir les participants, recueillir leurs contraintes alimentaires et prévoir les équipements adaptés. La veille, la météo et le plan alternatif doivent être confirmés. Le jour venu, prévoyez un accueil séparé, un briefing de sécurité complet et une répartition précise sur les bateaux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver des voiliers et des places à quai
3
Réserver les instructeurs et les accompagnateurs
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer les informations aux participants
8
Vérifier les prévisions météo
9
Confirmer le programme alternatif
2 personnes
10
Imprimer la liste des participants et les numéros d'urgence
11
Faire les courses
2 personnes
12
Vérifier le matériel de voile
2 personnes
13
Préparer les bateaux et l’équipement
3 personnes
14
Préparer le service traiteur
3 personnes
15
Installer les tables et les chaises
3 personnes
16
Installer la table d'inscription
2 personnes
17
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

19
Accueillir les participants
3 personnes
20
Enregistrer la présence
2 personnes
21
Distribuer les vêtements de voile et les gilets de sauvetage
3 personnes
22
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
23
Faire une démonstration de voile
2 personnes
24
Répartir les participants sur les bateaux
3 personnes
25
Encadrer le stage de voile
5 personnes
26
Distribuer de l'eau et des snacks
2 personnes
27
Faire accoster les participants en toute sécurité
4 personnes
28
Faire le point sur les expériences de voile
2 personnes
29
Monter le buffet
3 personnes
30
Servir le buffet
3 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Servir le dessert et le café
2 personnes
33
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes

Suivi

34
Laisser les voiliers propres et en sécurité
4 personnes
35
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
36
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
37
Collecter et trier les déchets
2 personnes
38
Nettoyer le lieu
3 personnes
39
Faire sécher les vestes et les vêtements de voile
2 personnes
40
Inventorier le matériel
2 personnes
41
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
42
Ranger le catering restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Voiliersqté 5
Pagaiesqté 5
Voilesqté 5
Gilets de sauvetageqté 24
Vestes de voileqté 24
Chaussures d’eauqté 24
Gants de voileqté 24
Tonneaux étanchesqté 6
Aussièresqté 10
Boudins de pare-battageqté 10

Sécurité

Bouées de sauvetageqté 3
Lignes de lancerqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Talkies-walkies étanchesqté 6
Couvertures de survieqté 6

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Tentes de réceptionqté 2
Table d'inscription

Vaisselle

Assiettesqté 30
Petits bolsqté 30
Verresqté 40
Tasses à caféqté 30
Couvertsqté 30

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et de serviceqté 6
Louchesqté 6
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphone
Rallongesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes sur batterieqté 6

Décoration

Nappesqté 6
Étiquettes nominativesqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 4
Sacs poubelleqté 30
Seaux de nettoyageqté 2
Épongesqté 6
Torchonsqté 12
Essuie-toutqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations, puis fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le stage pour avoir le temps de répartir les équipages.
Réservez les voiliers, les places à quai et les instructeurs en même temps. Pour chaque bateau, notez la capacité réelle, le responsable et le nombre de gilets de sauvetage disponibles.
Envoyez les informations pratiques au plus tard 3 jours avant : heure et lieu de rendez-vous, vêtements de voile, chaussures d’eau, repas et procédure en cas de mauvais temps.
Consultez les prévisions météo à J-2 puis le matin même. Préparez un programme alternatif confirmé avant l’arrivée des participants, au lieu d’improviser une fois les bateaux sur place.
Installez la table d’inscription au moins 30 minutes avant l’accueil et gardez une liste imprimée avec les numéros d’urgence. Prévoyez aussi un briefing sécurité de 15 minutes avant la démonstration et la répartition sur les bateaux.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un stage de voile ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver les voiliers, les places à quai et les instructeurs, puis de clôturer les inscriptions au moins 10 jours avant le stage.
Quand faut-il vérifier la météo pour un stage de voile ?: Consultez les prévisions une première fois à J-2, puis de nouveau le matin du stage. La décision et le programme alternatif doivent être communiqués avant le début de l’accueil.
Combien de gilets de sauvetage faut-il prévoir ?: Prévoyez un gilet adapté pour chaque participant, chaque instructeur et chaque accompagnateur, avec au moins 2 unités supplémentaires si le stock le permet. Vérifiez leur état avant de préparer les bateaux.
Combien de temps dure le briefing de sécurité ?: Réservez environ 15 minutes avant l’embarquement. Présentez les déplacements à bord, le port du gilet, les consignes en cas de chute à l’eau et l’emplacement des équipements de sécurité.

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