Organiser un salon des seniors, étape par étape

Un salon des seniors se prépare d’abord comme un parcours simple pour les visiteurs : accueil, stands, conférences, pauses et accès aux services. Commence par fixer la date et le lieu, puis construis le programme avant de contacter les organisations participantes. Les inscriptions, le plan de salle et les besoins alimentaires doivent être suivis séparément pour éviter les oublis de dernière minute. Les derniers jours servent surtout à vérifier les badges, la signalétique, la technique, les boissons et les équipements d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme
2 personnes
3
Contacter les organisations participantes
2 personnes
4
Enregistrer les exposants
2 personnes
5
Élaborer le plan de la salle
2 personnes
6
Concevoir les invitations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir les inscriptions
9
Publier les informations du salon
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les exposants
2 personnes
13
Commander le catering
2 personnes
14
Réserver les boissons
15
Réserver des chaises supplémentaires
16
Imprimer le plan
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Préparer la signalétique
19
Imprimer les listes d'inscription
20
Rassembler le matériel d’information
2 personnes
21
Vérifier le portant à vêtements
22
Vérifier la trousse de premiers secours
23
Vérifier la technique
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Remplir les glacières
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Rassembler le matériel du salon
3 personnes
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Marquer les emplacements
2 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Aménager le vestiaire
2 personnes
35
Distribuer les supports de stand
2 personnes
36
Accueillir les exposants
3 personnes
37
Faire monter les exposants
4 personnes
38
Installer la signalétique
2 personnes
39
Mettre en place le point café
2 personnes
40
Préparer les en-cas
3 personnes
41
Brancher la technique
2 personnes
42
Préparer la table d’accueil
2 personnes
43
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Gérer les inscriptions
3 personnes
46
Gérer le vestiaire
2 personnes
47
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
48
Servir le café et le thé
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
2 personnes
53
Vérifier les stocks
54
Annoncer les éléments du programme
55
Soutenir les exposants
2 personnes
56
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
57
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

58
Faire démonter les stands
4 personnes
59
Vider le vestiaire
2 personnes
60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Remettre le mobilier en place
4 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Nettoyer la cuisine et le point café
3 personnes
64
Nettoyer la salle
3 personnes
65
Débrancher la technique
2 personnes
66
Emballer le matériel
3 personnes
67
Fermer le lieu
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
70
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Chaises pliantesqté 12
Poubellesqté 8
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 16

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Écran de présentation
Rallonges à enrouleurqté 2
Câbles de rechargeqté 6

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux de standqté 24
Nappesqté 24
Porte-nomsqté 30
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 8
Cadres photoqté 8
Plantesqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 6
Guirlandes LEDqté 4

Cuisine

Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 8
Bacs à vaisselleqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariot de nettoyage
Gantsqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Inscription

Tables d’inscriptionqté 2
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 120
Numéros de vestiaireqté 120
Brochures d’informationqté 250
Plansqté 150
Brochures du programmeqté 150

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3
Tapis antidérapantsqté 6
Goulottes de câblesqté 12
Pictogrammesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de solliciter les exposants : garde plusieurs semaines pour confirmer les organisations, établir le plan de salle et ouvrir les inscriptions.
Prépare le programme avant d’envoyer les invitations. Indique clairement les horaires d’accueil, les temps de présentation et les pauses afin que les visiteurs sachent combien de temps prévoir.
Centralise les inscriptions avec les besoins alimentaires dans une même liste. Arrête les chiffres du catering et des boissons au moins 5 jours avant le salon, puis confirme-les avec le prestataire.
Dessine le plan de salle après avoir enregistré les exposants, en prévoyant une zone d’accueil, des passages dégagés et des places assises supplémentaires. Imprime le plan et la liste d’inscription le jour précédant l’événement.
Fais une vérification technique la veille : microphones, haut-parleurs, écran, ordinateurs, tablettes, rallonges et câbles de recharge. Prépare aussi les badges, les panneaux d’accueil et la trousse de premiers secours avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des seniors ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de fixer le lieu, confirmer les exposants, publier les informations, gérer les inscriptions et commander la restauration sans urgence.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un salon des seniors ?: Ouvre-les environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ferme ou mets à jour les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement pour finaliser les listes, les badges et les besoins alimentaires.
Comment organiser la salle d’un salon des seniors ?: Commence par placer l’accueil près de l’entrée, puis répartis les stands selon les thèmes et garde des passages suffisamment larges pour une circulation confortable. Finalise le plan 7 jours avant, puis imprime une version de contrôle la veille.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon des seniors ?: Contrôle la technique, les rallonges, les multiprises, les microphones, l’écran, les chaises, les portants et la trousse de premiers secours. Vérifie aussi les boissons, les glacières, les badges, la signalétique et les listes d’inscription avant la fermeture du lieu.

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