Comment organiser un salon des loisirs créatifs
Un salon des loisirs créatifs se prépare d’abord comme un parcours visiteur : les exposants, les ateliers et l’accueil doivent fonctionner sans se gêner. Commencez par fixer la date, le programme et l’agencement de la salle, puis confirmez progressivement les associations, les animateurs et les participants. Les derniers jours servent surtout à répartir le matériel par stand, imprimer les supports et vérifier les besoins pratiques. Voici l’ordre qui évite les oublis les plus fréquents.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
- 3
Contacter les associations de loisirs
2 personnes
- 4
Enregistrer les exposants
2 personnes
- 5
Rassembler les ateliers
2 personnes
- 6
Confirmer les animateurs d’atelier
2 personnes
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Publier l'événement en ligne
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
- 12
Envoyer les indications d'accès
- 13
Finaliser la liste des exposants
2 personnes
- 14
Finaliser le planning des ateliers
2 personnes
- 15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 16
Concevoir la signalétique
- 17
Imprimer le plan
- 18
Commander des consommations
2 personnes
- 19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 20
Gérer l'argent liquide et la monnaie
- 21
Trier le matériel par stand
3 personnes
- 22
Préparer le matériel d'atelier
3 personnes
- 23
Faire les courses
2 personnes
- 24
Refroidir les boissons
2 personnes
- 25
Vérifier le service à café et à thé
- 26
Préparer la table d'inscription
2 personnes
- 27
Ouvrir la salle
2 personnes
- 28
Vérifier l'éclairage
2 personnes
- 29
Installer les tables et les chaises
6 personnes
- 30
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
- 31
Accueillir les exposants
3 personnes
- 32
Distribuer les supports de stand
3 personnes
- 33
Faire monter les exposants
6 personnes
- 34
Installer les tables d'atelier
4 personnes
- 35
Préparer le matériel d’atelier
3 personnes
- 36
Mettre en place le point café
2 personnes
- 37
Préparer les en-cas
3 personnes
- 38
Installer la signalétique
2 personnes
Événement
- 39
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
- 40
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 41
Distribuer le programme
2 personnes
- 42
Soutenir les exposants
2 personnes
- 43
Traiter les inscriptions aux ateliers
2 personnes
- 44
Encadrer les ateliers
4 personnes
- 45
Servir le café et le thé
2 personnes
- 46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 48
Vider les poubelles
2 personnes
- 49
Vérifier les toilettes
- 50
Organiser les pauses des bénévoles
- 51
Prendre des photos du salon
- 52
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 53
Fermer le comptoir d’entrée
2 personnes
Suivi
- 54
Faire démonter les stands
6 personnes
- 55
Rassembler le matériel d’atelier
3 personnes
- 56
Emballer les restes
2 personnes
- 57
Faire la vaisselle
3 personnes
- 58
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
- 59
Retirer la décoration
2 personnes
- 60
Rassembler les déchets
3 personnes
- 61
Nettoyer la salle
4 personnes
- 62
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 63
Rassembler les objets perdus
- 64
Fermer le lieu
2 personnes
- 65
Inventorier le matériel
2 personnes
- 66
Évacuer les emballages vides
2 personnes
- 67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 68
Archiver les photos et les fichiers
- 69
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 30
- Chaisesqté 120
- Tabouretsqté 12
- Table d'inscription
- Porte-manteauxqté 4
- Poubellesqté 8
- Portantsqté 2
Décoration
- Nappesqté 30
- Numéros de standqté 30
- Badges nominatifsqté 50
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Guirlandesqté 12
- Colle repositionnableqté 6
- Ruban adhésifqté 8
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneaux d’informationqté 8
Équipement
- Caisse
- Terminal de paiement
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 8
- Ordinateurs portablesqté 2
- Imprimante
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Microphone
- Enceinte portableqté 2
- Glacièresqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 6
- Verres doseursqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux d’officeqté 4
- Couteaux à painqté 2
- Bacs de rangementqté 12
- Pincesqté 6
- Carafesqté 4
- Théièresqté 2
Matériel d'atelier
- Tapis de découpeqté 12
- Tabliersqté 20
- Sets de pinceauxqté 20
- Palettes de peintureqté 20
- Ciseauxqté 20
- Pistolets à colleqté 8
- Bâtons de colleqté 40
- Crayonsqté 40
- Feutresqté 40
- Bacs de bricolageqté 12
- Tapis de travailqté 20
Éclairage
- Lampes de bureauqté 12
- Guirlandes lumineuses LEDqté 6
- Piles de rechangeqté 24
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Chiffons microfibresqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Gel hydroalcooliqueqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez d’abord la date, les horaires et le plan de salle avant d’inscrire les exposants. Prévoyez une table d’inscription clairement visible, des porte-manteaux et des poubelles dès la conception de l’agencement.
- Demandez aux exposants et aux animateurs leurs besoins au moment de l’inscription, puis finalisez la liste au moins 7 jours avant le salon. Cela laisse le temps d’ajuster les tables, les tabourets, les rallonges et les multiprises.
- Fermez le planning des ateliers 5 à 7 jours avant l’événement et indiquez pour chacun l’horaire, la durée et le matériel préparé. Un vidéoprojecteur, un écran, un microphone ou une enceinte doivent être testés sur place avant l’ouverture.
- Préparez les badges nominatifs, les numéros de stand, les panneaux indicateurs et le plan imprimé au plus tard la veille. Les visiteurs trouvent plus vite leur atelier si l’accueil, les circulations et les espaces d’exposition sont signalés séparément.
- Ne repoussez pas les boissons et la monnaie au matin même. Refroidissez les boissons la veille, vérifiez les machines à café et les bouilloires, puis préparez la caisse et le terminal de paiement avant l’arrivée des premiers visiteurs.
Questions fréquentes
- Quand commencer l’organisation d’un salon des loisirs créatifs ?
- Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Les associations, les exposants et les animateurs ont besoin de temps pour confirmer leur participation, tandis que le programme et la salle doivent être stabilisés avant les inscriptions.
- Quand finaliser le planning des ateliers ?
- Finalisez-le 5 à 7 jours avant le salon. Après cette échéance, limitez les changements afin de pouvoir préparer le matériel, imprimer les informations et envoyer les indications d’accès sans incohérence.
- Combien de temps prévoir pour installer un salon des loisirs créatifs ?
- Prévoyez au minimum 3 heures d’installation pour disposer les tables, les chaises, les stands, la signalétique et le matériel d’atelier. Ajoutez du temps si les exposants arrivent eux-mêmes avec des équipements ou si plusieurs ateliers utilisent la même salle.
- Quand préparer les boissons et la caisse ?
- Préparez la caisse, la monnaie et le terminal de paiement la veille, puis refroidissez les boissons quelques heures avant l’ouverture. Vérifiez également les machines à café, les bouilloires et les glacières avant l’arrivée du public.
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