Cómo organizar una feria de manualidades paso a paso
Organizar una feria de manualidades requiere cerrar primero la fecha, el programa y el espacio, y después coordinar expositores, talleres y visitantes. El orden de estas decisiones evita rehacer horarios, planos y carteles a última hora. También tendrás que prever la mesa de inscripción, la distribución de los puestos, los materiales de cada taller y las bebidas. Este plan reúne el trabajo desde la primera convocatoria hasta la comprobación final del café, el té y el material preparado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Definir la ubicación y la disposición de la sala
2 personas
- 3
Contactar a asociaciones de aficionados
2 personas
- 4
Registrar a los expositores
2 personas
- 5
Reunir los talleres
2 personas
- 6
Confirmar a los responsables del taller
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Publicar evento en línea
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Distribuir carteles promocionales
2 personas
- 12
Enviar indicaciones
- 13
Finalizar la lista de expositores
2 personas
- 14
Finalizar el horario del taller
2 personas
- 15
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 16
Diseñar la señalización
- 17
Imprimir el plano
- 18
Pedir consumiciones
2 personas
- 19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 20
Preparar efectivo y cambio
- 21
Clasificar el material por stand
3 personas
- 22
Preparar el material del taller
3 personas
- 23
Hacer la compra
2 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Comprobar el set de café y té
- 26
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
- 27
Abrir la sala
2 personas
- 28
Comprobar la iluminación
2 personas
- 29
Colocar mesas y sillas
6 personas
- 30
Colgar los números de stand
2 personas
- 31
Recibir a los expositores
3 personas
- 32
Repartir materiales del stand
3 personas
- 33
Coordinar el montaje de los expositores
6 personas
- 34
Preparar las mesas del taller
4 personas
- 35
Preparar materiales del taller
3 personas
- 36
Montar el punto de café
2 personas
- 37
Preparar aperitivos
3 personas
- 38
Colgar señalización
2 personas
Evento
- 39
Atender la entrada
2 personas
- 40
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 41
Repartir el programa
2 personas
- 42
Apoyar a los expositores
2 personas
- 43
Gestionar las inscripciones del taller
2 personas
- 44
Guiar talleres
4 personas
- 45
Servir café y té
2 personas
- 46
Servir aperitivos
2 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 49
Comprobar los baños
- 50
Organizar los descansos de los voluntarios
- 51
Tomar fotos de la feria
- 52
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 53
Cerrar la recepción de entrada
2 personas
Seguimiento
- 54
Indicar a los expositores que desmonten
6 personas
- 55
Reunir los materiales del taller
3 personas
- 56
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
- 57
Lavar la vajilla
3 personas
- 58
Recoger mesas y sillas
5 personas
- 59
Retirar la decoración
2 personas
- 60
Recoger la basura
3 personas
- 61
Limpiar la sala
4 personas
- 62
Apagar el equipo
2 personas
- 63
Recoger objetos perdidos
- 64
Cerrar el recinto
2 personas
- 65
Inventariar materiales
2 personas
- 66
Desechar los envases vacíos
2 personas
- 67
Devolver el material prestado
2 personas
- 68
Archivar fotos y archivos
- 69
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 30
- Sillascant. 120
- Taburetescant. 12
- Mesa de inscripción
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 8
- Percheroscant. 2
Decoración
- Mantelescant. 30
- Números de standcant. 30
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 12
- Masilla adhesivacant. 6
- Cinta adhesivacant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Carteles informativoscant. 8
Equipo
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Portátilescant. 2
- Impresora
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono
- Altavoz portátilcant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 6
- Jarras medidorascant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuchillos de pancant. 2
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Pinzascant. 6
- Jarras de servircant. 4
- Teterascant. 2
Material del taller
- Tapetes de cortecant. 12
- Delantalescant. 20
- Sets de pincelescant. 20
- Paletas de pinturacant. 20
- Tijerascant. 20
- Pistolas de pegamentocant. 8
- Barras de pegamentocant. 40
- Lápicescant. 40
- Rotuladorescant. 40
- Cajas para manualidadescant. 12
- Alfombrillas de trabajocant. 20
Iluminación
- Lámparas de escritoriocant. 12
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Baterías de repuestocant. 24
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Gel desinfectante para manoscant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por la fecha, el programa y la sala. Define antes cuántas mesas caben, dónde estarán la inscripción y los talleres, y deja pasillos suficientes para que los visitantes circulen sin bloquear los puestos.
- Contacta con asociaciones de aficionados y registra a los expositores con antelación. Pide junto con la inscripción cualquier preferencia dietética y cierra la lista antes de imprimir números de stand, tarjetas de nombre y el plano.
- Trata los talleres como una actividad independiente: reúne las propuestas, confirma a cada responsable y fija el horario antes de publicar la información definitiva. Reserva el material por taller para no mezclarlo con el de los expositores.
- Envía indicaciones a expositores y responsables varios días antes. Incluye la hora de llegada, el puesto asignado, los accesos, el plano y qué deben llevar; así reduces preguntas y cambios el mismo día.
- Haz una revisión operativa el día anterior. Clasifica el material por stand, prepara las compras y el cambio, enfría las bebidas y comprueba café, té, alargadores, regletas, micrófono y altavoz antes de abrir la sala.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de manualidades?
- Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha, sala, expositores y talleres. Deja la última semana para cerrar horarios, imprimir señalización, preparar indicaciones y confirmar compras.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de expositores?
- Ciérrala entre 10 y 14 días antes del evento. Necesitas ese margen para asignar números de stand, preparar tarjetas de nombre, dibujar el plano y enviar las indicaciones definitivas.
- ¿Cómo se organiza el horario de los talleres?
- Confirma primero a los responsables y después coloca cada taller en una franja concreta, dejando al menos 15 minutos entre actividades para cambios y entradas. Publica el horario solo cuando estén confirmados responsables, materiales y espacio.
- ¿Qué se prepara el día anterior en una feria de manualidades?
- Clasifica el material por stand, revisa la lista de la compra, prepara efectivo y cambio y deja listas las bebidas y el servicio de café y té. También conviene probar con 24 horas de margen el proyector, el micrófono, el altavoz y las conexiones eléctricas.
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