Zo organiseer je een hobbybeurs
Een hobbybeurs staat of valt met een duidelijke indeling en een strak deelnemersoverzicht. Begin met datum, programma en zaalplan voordat je verenigingen en standhouders benadert. Werk daarna toe naar een definitieve standhouderslijst, een workshoprooster en praktische informatie voor bezoekers. De laatste dagen zitten vooral in klaarzetten: materialen per stand sorteren, bewegwijzering ophangen, consumpties koelen en betalingen voorbereiden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
- 3
Hobbyverenigingen benaderen
2 personen
- 4
Standhouders registreren
2 personen
- 5
Workshops verzamelen
2 personen
- 6
Workshopbegeleiders bevestigen
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Online evenement publiceren
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Promotieposters verspreiden
2 personen
- 12
Routebeschrijving versturen
- 13
Standhouderslijst afronden
2 personen
- 14
Workshoprooster afronden
2 personen
- 15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 16
Bewegwijzering ontwerpen
- 17
Plattegrond afdrukken
- 18
Consumpties bestellen
2 personen
- 19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 20
Contant geld en wisselgeld regelen
- 21
Materialen per stand sorteren
3 personen
- 22
Workshopmaterialen klaarzetten
3 personen
- 23
Boodschappen doen
2 personen
- 24
Dranken koelen
2 personen
- 25
Koffie- en theeset controleren
- 26
Inschrijftafel voorbereiden
2 personen
- 27
Zaal openen
2 personen
- 28
Verlichting controleren
2 personen
- 29
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
- 30
Standnummers ophangen
2 personen
- 31
Standhouders ontvangen
3 personen
- 32
Standmaterialen uitdelen
3 personen
- 33
Standhouders laten opbouwen
6 personen
- 34
Workshoptafels inrichten
4 personen
- 35
Workshopmaterialen klaarleggen
3 personen
- 36
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 37
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 38
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Event
- 39
Entreebalie bemannen
2 personen
- 40
Bezoekers verwelkomen
2 personen
- 41
Programma uitdelen
2 personen
- 42
Standhouders ondersteunen
2 personen
- 43
Workshopinschrijvingen verwerken
2 personen
- 44
Workshops begeleiden
4 personen
- 45
Koffie en thee serveren
2 personen
- 46
Hapjes serveren
2 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Afvalbakken legen
2 personen
- 49
Toiletten controleren
- 50
Pauzes voor vrijwilligers regelen
- 51
Foto's van de beurs maken
- 52
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 53
Entreebalie afsluiten
2 personen
Nazorg
- 54
Standhouders laten afbouwen
6 personen
- 55
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
- 56
Overgebleven eten verpakken
2 personen
- 57
Servies afwassen
3 personen
- 58
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
- 59
Decoratie verwijderen
2 personen
- 60
Afval verzamelen
3 personen
- 61
Zaal schoonmaken
4 personen
- 62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 63
Verloren voorwerpen verzamelen
- 64
Locatie afsluiten
2 personen
- 65
Materialen inventariseren
2 personen
- 66
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen
- 67
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 68
Foto's en bestanden archiveren
- 69
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 30
- Stoelenaantal 120
- Krukkenaantal 12
- Inschrijftafel
- Kapstokkenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
- Garderoberekkenaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 30
- Standnummersaantal 30
- Naamkaartjesaantal 50
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenpompaantal 2
- Slingersaantal 12
- Plakgumaantal 6
- Kleefbandaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Infobordenaantal 8
Apparatuur
- Kassa
- Pinapparaat
- Verlengsnoerenaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Laptopsaantal 2
- Printer
- Beamer
- Projectiescherm
- Microfoon
- Draagbare speakeraantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbladenaantal 6
- Maatbekersaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesjesaantal 4
- Broodmessenaantal 2
- Opslagbakkenaantal 12
- Tangenaantal 6
- Schenkkannenaantal 4
- Theepottenaantal 2
Workshopmateriaal
- Snijmattenaantal 12
- Schortenaantal 20
- Penseelsetsaantal 20
- Verfpalettenaantal 20
- Scharenaantal 20
- Lijmpistolenaantal 8
- Lijmstiftenaantal 40
- Potlodenaantal 40
- Viltstiftenaantal 40
- Knutselbakkenaantal 12
- Werkmattenaantal 20
Verlichting
- Bureaulampenaantal 12
- Ledlichtslingersaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
- Desinfecterende handgelaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg eerst de zaalindeling vast en geef iedere stand een nummer. Zo kun je standhouders gericht informeren over hun tafel, stroompunt en plek op de plattegrond.
- Bevestig workshopbegeleiders niet alleen mondeling: noteer per workshop de begeleider, benodigde materialen en begin- en eindtijd. Rond het rooster af voordat je het publiceert.
- Stuur routebeschrijving, programma en praktische informatie uiterlijk een week vooraf. Vermeld ook waar bezoekers zich inschrijven en hoe workshops vol raken.
- Sorteer materialen per stand en zet workshopmaterialen apart in gelabelde dozen. Controleer dit minstens één dag vooraf, zodat je op de beursdag niet tussen alle spullen hoeft te zoeken.
- Regel contant geld, wisselgeld en het pinapparaat vóór de opening. Test daarnaast verlengsnoeren, stekkerdozen, beamer, microfoon en speaker op locatie.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een hobbybeurs organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Benader daarna verenigingen en standhouders; houd de laatste week vrij voor bevestigingen, drukwerk en praktische controles.
- Hoeveel standhouders heb je nodig voor een hobbybeurs?
- Dat hangt af van de zaal en de beschikbare tafels, maar maak eerst een zaalplan voordat je deelnemers toezegt. Houd per stand rekening met één tafel, voldoende loopruimte en eventuele stroomvoorziening.
- Wanneer moet je het workshoprooster van een hobbybeurs afronden?
- Rond het workshoprooster uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf af. Dan kun je het online evenement, de uitnodigingen, plattegrond en bewegwijzering met dezelfde tijden en namen aanpassen.
- Wat moet je de dag voor een hobbybeurs klaarzetten?
- Zet naamkaartjes, standnummers, plattegrond, pijlborden en workshopmaterialen klaar en sorteer de materialen per stand. Koel dranken, controleer koffie- en theetoestellen en test alle audiovisuele apparatuur uiterlijk de avond ervoor.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!