Organiser un salon de la construction, étape par étape
Un salon de la construction se prépare d’abord sur papier, puis sur le stand. Commence par réserver l’espace et établir la liste des participants avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les horaires de l’équipe doivent être suivis dans un même tableau. La dernière semaine sert surtout à tester les démonstrations, vérifier les stocks et préparer les badges. Le jour J, installe le stand dans l’ordre : sol, fonds, signalétique, mobilier, échantillons, matériel technique et accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver l'espace d'exposition
- 2
Établir la liste des participants
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Planifier le personnel du stand
- 7
Définir les démonstrations de produits
2 personnes
- 8
Concevoir le matériel promotionnel
2 personnes
- 9
Imprimer des flyers et des listes de prix
- 10
Préparer les badges visiteurs
- 11
Sélectionner les échantillons de construction
2 personnes
- 12
Tester le matériel de démonstration
2 personnes
- 13
Vérifier les stocks
2 personnes
- 14
Faire les courses
2 personnes
- 15
Étiqueter le matériel
2 personnes
- 16
Charger le transport
3 personnes
Événement
- 17
Vérifier l’espace du stand
2 personnes
- 18
Poser le revêtement du stand
3 personnes
- 19
Installer les arrière-plans
3 personnes
- 20
Installer les bannières
2 personnes
- 21
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 22
Installer les échantillons de construction
3 personnes
- 23
Brancher le matériel de démonstration
2 personnes
- 24
Mettre en place le point café
2 personnes
- 25
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 26
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
- 27
Ouvrir le stand
2 personnes
- 28
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
- 29
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 30
Faire des démonstrations de produits
2 personnes
- 31
Distribuer des flyers
2 personnes
- 32
Servir le café et le thé
2 personnes
- 33
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 34
Réapprovisionner les boissons
- 35
Vider les poubelles
- 36
Garder les plans de travail propres
- 37
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 38
Éteindre le matériel de démonstration
2 personnes
- 39
Rassembler le matériel promotionnel
3 personnes
- 40
Démonter le mobilier du stand
4 personnes
- 41
Nettoyer le stand
3 personnes
- 42
Recharger le matériel
3 personnes
- 43
Évacuer les déchets
2 personnes
- 44
Nettoyer la vaisselle et les ustensiles
2 personnes
- 45
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 46
Mettre les matériaux endommagés à part
- 47
Numériser les coordonnées
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de standqté 4
- Tables de bièreqté 2
- Tables hautesqté 4
- Chaises pliantesqté 12
- Tabourets de barqté 6
- Étagères de rangementqté 3
- Poubellesqté 3
Décoration
- Panneaux de fondqté 4
- Bannières d'entrepriseqté 3
- Nappesqté 6
- Panneaux indicateursqté 4
- Présentoirs à brochuresqté 4
- Supports de badges nominatifsqté 20
- Flyersqté 500
- Brochures produitsqté 250
- Listes de prixqté 100
- Badges visiteursqté 150
- Stylosqté 30
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Tablettesqté 2
- Écran
- Démonstrations de produitsqté 3
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Chargeurs USBqté 6
- Boîtes à outilsqté 2
- Mètres rubansqté 4
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 6
- Lampes de bureauqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Verresqté 60
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 4
- Ciseauxqté 4
- Tire-bouchonsqté 2
- Bacs à vaisselleqté 2
Sécurité
- Gants de travailqté 12
- Lunettes de sécuritéqté 12
- Ruban de balisageqté 2
- Passe-câblesqté 8
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Chiffons microfibresqté 12
- Caisses de rangementqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque l’espace d’exposition au moins 8 à 12 semaines avant le salon. Vérifie dès la réservation les dimensions du stand, les prises électriques, l’éclairage disponible et les horaires d’accès pour le montage.
- Fixe une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement. Ce délai laisse le temps de recueillir les besoins alimentaires, d’imprimer les badges visiteurs et d’ajuster le planning du personnel du stand.
- Teste chaque démonstration 3 à 5 jours avant l’ouverture, avec les rallonges, multiprises, chargeurs et écrans réellement utilisés sur place. Prévois une solution manuelle si un appareil ou une connexion ne fonctionne pas.
- Prépare les supports imprimés en deux lots : un stock pour le présentoir à brochures et un stock de réserve conservé sous le comptoir. Les flyers, brochures et listes de prix partent souvent plus vite que prévu pendant les premières heures.
- Organise le montage dans une séquence stricte le jour précédent : revêtement et arrière-plans, bannières, tables et chaises, échantillons, démonstrations, puis point café et comptoir d’inscription. Fais une vérification finale avec une liste signée avant de quitter le stand.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la construction ?
- Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les deux premières semaines servent à réserver l’espace et confirmer les participants, puis les 10 à 14 derniers jours sont consacrés aux inscriptions, aux impressions et à la préparation du stand.
- Quand envoyer les invitations pour un salon de la construction ?
- Envoie-les 6 à 8 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription située 10 à 14 jours avant l’ouverture. Une relance 2 à 3 semaines avant permet de récupérer les réponses manquantes.
- Quand préparer les badges visiteurs et les listes de prix ?
- Finalise les badges 7 à 10 jours avant le salon, après avoir fermé la liste des inscriptions. Imprime les listes de prix et les flyers au plus tard 3 à 5 jours avant le montage, en gardant une réserve séparée.
- Combien de personnes faut-il prévoir sur un stand de construction ?
- Prévois au minimum 2 personnes présentes en permanence sur un petit stand, afin que l’une puisse accueillir les visiteurs pendant que l’autre réalise une démonstration. Ajoute une personne de remplacement pour les pauses et les périodes de forte affluence.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !