Eine Baumesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Baumesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Messetag alles funktioniert. Beginne mit Standfläche, Zielgruppe und Personal, bevor du Einladungen, Werbematerial und Produktvorführungen festlegst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die technische Prüfung der Demos. Plane den Aufbau so, dass Boden, Rückwände, Banner, Registrierung und Kaffeebereich vor der Öffnung fertig sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Standfläche reservieren
- 2
Teilnehmerliste zusammenstellen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Standpersonal einplanen
- 7
Produktvorführungen festlegen
2 Personen
- 8
Werbematerial gestalten
2 Personen
- 9
Flyer und Preislisten drucken
- 10
Besucherausweise vorbereiten
- 11
Bauproben auswählen
2 Personen
- 12
Demoausrüstung testen
2 Personen
- 13
Bestand prüfen
2 Personen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Materialien beschriften
2 Personen
- 16
Transport beladen
3 Personen
Event
- 17
Standfläche prüfen
2 Personen
- 18
Messestandboden verlegen
3 Personen
- 19
Rückwände aufstellen
3 Personen
- 20
Banner aufhängen
2 Personen
- 21
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Baumuster ausstellen
3 Personen
- 23
Demoausrüstung anschließen
2 Personen
- 24
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 25
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 26
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 27
Stand eröffnen
2 Personen
- 28
Besucher registrieren
2 Personen
- 29
Besucher empfangen
3 Personen
- 30
Produktdemonstrationen geben
2 Personen
- 31
Flyer verteilen
2 Personen
- 32
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 33
Snacks servieren
2 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
- 35
Mülleimer leeren
- 36
Arbeitsblätter sauber halten
- 37
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Demoausrüstung ausschalten
2 Personen
- 39
Werbematerial sammeln
3 Personen
- 40
Standmöbel abbauen
4 Personen
- 41
Stand reinigen
3 Personen
- 42
Materialien zurückladen
3 Personen
- 43
Abfall entsorgen
2 Personen
- 44
Geschirr und Werkzeug reinigen
2 Personen
- 45
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 46
Beschädigte Materialien separat ablegen
- 47
Kontaktdaten digitalisieren
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StehtischeAnz. 4
- BiertischeAnz. 2
- StehtischeAnz. 4
- KlappstühleAnz. 12
- BarhockerAnz. 6
- AufbewahrungsregaleAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 3
Dekoration
- HinterwandpaneeleAnz. 4
- FirmenbannerAnz. 3
- TischdeckenAnz. 6
- WegweiserAnz. 4
- ProspekthalterAnz. 4
- NamensschildhalterAnz. 20
- FlyerAnz. 500
- ProduktbroschürenAnz. 250
- PreislisteAnz. 100
- BesucherbadgesAnz. 150
- StifteAnz. 30
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- TabletsAnz. 2
- Bildschirm
- ProduktdemosAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- USB-LadegeräteAnz. 6
- WerkzeugkofferAnz. 2
- MessbänderAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- SchreibtischlampenAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 2
- SpülbeckenAnz. 2
Sicherheit
- ArbeitshandschuheAnz. 12
- SchutzbrillenAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 2
- KabelmattenAnz. 8
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Standfläche möglichst 8 bis 12 Wochen vor der Messe. Erst wenn Größe, Zugang und Stromanschlüsse feststehen, lassen sich Rückwände, Möbel, Banner und Demoausrüstung sinnvoll planen.
- Verschicke Einladungen 4 bis 6 Wochen vorher und bearbeite Anmeldungen fortlaufend. Halte pro angemeldeter Person Name, Unternehmen, Besucherbadge und eventuelle Ernährungswünsche fest.
- Plane das Standpersonal in Schichten von höchstens 3 bis 4 Stunden ein. Für einen kleinen Stand sollten mindestens zwei Personen gleichzeitig ansprechbar sein, damit niemand während eines Gesprächs die Registrierung oder Vorführung allein lassen muss.
- Teste Laptop, Tablets, Bildschirm, Produktdemos und Verlängerungskabel spätestens 7 Tage vor dem Aufbau gemeinsam. Eine Vorführung sollte mindestens dreimal ohne Hilfe durchlaufen, einschließlich Ladegeräten und Ersatzkabeln.
- Beschrifte Baumuster, Broschüren, Preislisten und Werkzeugkoffer vor dem Transport. Lade empfindliche Technik zuletzt und prüfe am Aufbautag zuerst Strom, Standfläche und Beleuchtung, bevor Möbel und Ausstellungsmaterial folgen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Baumesse organisieren?
- Starte etwa 12 Wochen vor dem Messetermin mit Standfläche, Budget und Zielgruppe. Vier bis 6 Wochen vorher sollten Einladungen und Personalplanung stehen; die Technik prüfst du spätestens 7 Tage vorher.
- Wie viel Standpersonal braucht man für eine Baumesse?
- Plane mindestens zwei Personen gleichzeitig am Stand ein, wenn Registrierung und Beratung parallel laufen sollen. Bei längeren Öffnungszeiten sind Schichten von 3 bis 4 Stunden praktikabler als ein durchgehender Einsatz.
- Wann sollte man Einladungen für eine Baumesse verschicken?
- Verschicke die Einladungen 4 bis 6 Wochen vor der Messe. Bitte um Rückmeldung bis etwa 10 Tage vorher, damit Besucherbadges, Sitzplätze, Flyer und Angaben zu Ernährungswünschen rechtzeitig vorbereitet werden können.
- Wann muss die Messeausrüstung getestet werden?
- Führe den vollständigen Test spätestens 7 Tage vor dem Aufbau durch und wiederhole ihn am Vortag. Prüfe dabei Laptop, Tablets, Bildschirm, Produktdemos, Verlängerungskabel und USB-Ladegeräte gemeinsam mit der Präsentation.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!