Organiser un run-bike-run sans rien oublier

Un run-bike-run demande une préparation plus précise qu’une simple course : il faut coordonner deux disciplines, les changements de parcours et plusieurs équipes sur le terrain. Commencez par fixer la date, le format et les lieux de départ et d’arrivée, puis verrouillez l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’assurance et la sécurité du parcours doivent être réglées plusieurs semaines à l’avance. Ce guide vous aide à suivre le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Demander les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Définir le format de la compétition
2 personnes
6
Déterminer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
7
Tracer l’itinéraire à vélo
3 personnes
8
Définir l'itinéraire de marche
3 personnes
9
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
10
Publier le formulaire d'inscription
11
Envoyer les invitations
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Répartir les postes de circulation
2 personnes
16
Répartir les chronométreurs
17
Répartir le personnel de premiers secours
18
Envoyer les informations aux participants
19
Créer les dossards
2 personnes
20
Imprimer la liste des participants
21
Préparer les étiquettes de médaille
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Délimiter le parking à vélos
2 personnes
24
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
25
Préparer le matériel
3 personnes

Événement

26
Installer le guichet des dossards
3 personnes
27
Installer le parking à vélos
3 personnes
28
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
29
Aménager le poste de secours
3 personnes
30
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
31
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
32
Tenir les postes de circulation
8 personnes
33
Enregistrer les participants
4 personnes
34
Effectuer le contrôle des vélos
2 personnes
35
Faire le briefing de départ
2 personnes
36
Commencer l’encadrement
4 personnes
37
Enregistrement des horaires
3 personnes
38
Surveiller les vélos en transition
3 personnes
39
Distribuer de l'eau
4 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Servir des amuse-bouches
3 personnes
42
Accompagner les participants jusqu'à l'arrivée
2 personnes
43
Enregistrer les finishers
3 personnes
44
Remettre la médaille
2 personnes
45
Assurer la remise des prix
3 personnes
46
Vérifier les derniers participants
2 personnes

Suivi

47
Récupérer les panneaux indicateurs
6 personnes
48
Démonter le parking à vélos
3 personnes
49
Rassembler les déchets
4 personnes
50
Faire la vaisselle
2 personnes
51
Nettoyer le lieu
4 personnes
52
Trier les matériaux
3 personnes
53
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
54
Publier les résultats
55
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Numéros de départqté 100
Bracelets de dossardqté 100
Supports à vélosqté 6
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 8
Flèches de directionqté 35
Panneaux de kilométrageqté 12
Siffletsqté 12
Chronomètresqté 6
Pompes à véloqté 3
Kits d'outilsqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12

Équipement

Mégaphones portatifsqté 3
Talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Carafes d’eauqté 12
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Décoration

Panneaux de dossardqté 4
Tissu d’arrivée
Crochets pour médaillesqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 10

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours et le format : définissez les distances, le sens de circulation et la zone de transition avant de réserver le lieu. Faites vérifier chaque portion à vélo et à pied, puis prévoyez des cônes, du ruban de balisage, des flèches et des panneaux de kilométrage.
Lancez les démarches administratives dès que la date est fixée. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour les autorisations, l’assurance et les échanges avec les personnes responsables de la circulation ou du site.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la course pour imprimer les numéros de départ, la liste des participants et les étiquettes de médaille. Demandez aussi les besoins alimentaires au moment de l’inscription, plutôt que la veille de l’événement.
Répartissez les bénévoles par poste, pas seulement par nombre total : circulation, chronométrage, premiers secours, accueil et zone vélo nécessitent des personnes identifiées. Donnez à chaque équipe un horaire, un point de rendez-vous et un moyen de communication, comme des talkies-walkies.
Préparez le matériel la veille et faites un contrôle sur place avant l’arrivée des participants. Vérifiez notamment les supports à vélos, les pompes, les chambres à air, les chronomètres, les mégaphones, les batteries externes et l’éclairage si le montage commence tôt.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un run-bike-run ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le parcours, d’obtenir les autorisations, de vérifier l’assurance, de recruter les bénévoles et de gérer les inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un run-bike-run ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant l’épreuve, une fois le format, les distances et les lieux confirmés. Fermez-les quelques jours avant la course pour préparer les dossards, la liste des participants et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un run-bike-run ?: Le nombre dépend du parcours, mais prévoyez au minimum une personne par point de circulation ou de surveillance, plus une équipe dédiée au chronométrage et aux premiers secours. Faites la répartition au moins 2 semaines avant l’événement.
Que faut-il préparer la veille d’un run-bike-run ?: Installez ou regroupez le balisage, la zone vélo, les tables, les chaises et les équipements de communication la veille. Comptez aussi les numéros de départ, vérifiez les chronomètres et testez les batteries et rallonges avant le jour de la course.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.