Organiser un repérage du quartier, étape par étape
Un repérage du quartier se prépare d’abord sur le terrain, puis autour d’un point de départ simple à gérer. Commencez par définir l’itinéraire, les points d’attention et la capacité des groupes avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à confirmer les participants, les besoins alimentaires et la répartition. Le jour venu, prévoyez un accueil assez tôt pour enregistrer chacun, distribuer les plans et rappeler les consignes de sécurité avant le départ.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Envoyer les invitations
- 2
Traiter les inscriptions
- 3
Recueillir les besoins alimentaires
- 4
Établir la liste des participants
- 5
Définir l’itinéraire dans le quartier
2 personnes
- 6
Recueillir les points d’attention
2 personnes
- 7
Réserver le lieu de départ
- 8
Commander le catering
- 9
Faire les courses
2 personnes
- 10
Vérifier le matériel
2 personnes
- 11
Imprimer les plans
- 12
Imprimer les formulaires d'inscription
- 13
Vérifier les prévisions météo
- 14
Rappeler les participants
Événement
- 15
Ouvrir le point de départ
2 personnes
- 16
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 17
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 18
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 19
Enregistrer les participants
2 personnes
- 20
Distribuer le matériel
2 personnes
- 21
Donner les consignes d’accueil
- 22
Répartir les groupes
2 personnes
- 23
Donner les consignes de sécurité
- 24
Accompagner la ronde de quartier
6 personnes
- 25
Consigner les remarques
6 personnes
- 26
Prendre des photos des points d’attention
3 personnes
- 27
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 28
Servir les en-cas de pause
2 personnes
- 29
Rassembler les résultats
3 personnes
- 30
Discuter ensemble des points de blocage
3 personnes
- 31
Servir le repas
3 personnes
- 32
Noter les points d’action
2 personnes
- 33
Remercier les participants
Suivi
- 34
Récupérer le matériel
2 personnes
- 35
Rassembler les déchets
3 personnes
- 36
Faire la vaisselle
2 personnes
- 37
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 38
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 39
Ranger le matériel
2 personnes
- 40
Évacuer les déchets
2 personnes
- 41
Retourner le matériel loué
2 personnes
- 42
Traiter les signalements numériquement
2 personnes
- 43
Archiver les photos
- 44
Envoyer les retours
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 40
- Table d'inscription
- Poubellesqté 4
Équipement
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Glacièresqté 3
- Batteries externesqté 6
- Appareils photoqté 3
- Lampes de pocheqté 8
- Rallongesqté 3
Éclairage
- Lampes à batterieqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 50
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Louchesqté 6
Cuisine
- Thermosqté 5
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Ciseauxqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Plaques de refroidissementqté 4
Inscription
- Presse-papiersqté 30
- Stylos à billeqté 50
- Marqueursqté 12
- Blocs-notesqté 30
- Plansqté 30
- Formulaires d’inscriptionqté 60
- Badges nominatifsqté 50
- Porte-badgesqté 50
- Classeursqté 6
Sécurité
- Gilets de sécuritéqté 35
- Trousse de premiers secours
- Gel hydroalcooliqueqté 4
- Parapluiesqté 8
Nettoyage
- Seau de nettoyageqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Brosses à vaisselleqté 3
- Balais à mainqté 2
- Porte-sacs-poubelleqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Définissez l’itinéraire avant les invitations : indiquez le point de départ, la durée prévue et les endroits où les groupes devront s’arrêter. Imprimez un plan par participant ou au minimum un par groupe, avec quelques exemplaires de réserve.
- Traitez les inscriptions au fil de l’eau et fixez une date limite environ 7 jours avant le repérage. Notez séparément les besoins alimentaires afin de commander le catering et de faire les courses sur une base fiable.
- Prévoyez l’ouverture du point de départ 30 minutes avant le départ. Installez la table d’inscription avec formulaires, presse-papiers, stylos et badges, puis gardez les plans et le matériel regroupés au même endroit.
- Répartissez les participants en petits groupes avant les consignes finales, plutôt que sur le trottoir au dernier moment. Comptez les personnes dans chaque groupe et désignez clairement l’accompagnateur de la ronde.
- Vérifiez la météo et le matériel la veille, notamment les batteries externes, les appareils photo, les lampes et les rallonges. Préparez aussi le café, le thé et les tables d’accueil avant l’arrivée des premiers participants pour éviter de retarder le départ.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un repérage du quartier ?
- Prévoyez environ 2 à 3 semaines. Utilisez la première semaine pour l’itinéraire et le lieu de départ, puis clôturez les inscriptions et la commande du catering au moins 7 jours avant l’événement.
- Quand envoyer les invitations pour un repérage du quartier ?
- Envoyez-les 14 à 21 jours avant la date prévue. Donnez une date limite d’inscription située environ une semaine avant le repérage afin d’avoir le nombre de participants et leurs besoins alimentaires.
- Combien de temps avant faut-il ouvrir le point de départ ?
- Ouvrez-le 30 minutes avant l’heure de départ. Ce délai permet d’enregistrer les participants, de distribuer les plans et de former les groupes sans supprimer les consignes de sécurité.
- Que faire s’il pleut le jour du repérage du quartier ?
- Vérifiez les prévisions 24 heures avant, puis une dernière fois 2 à 3 heures avant l’accueil. Décidez à ce moment-là du maintien ou de l’adaptation de l’itinéraire et prévenez les participants avant leur arrivée.
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