Organiser un relais sans rien laisser au hasard

Un relais se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours, le lieu et la sécurité, puis les inscriptions et les équipes. Prévoyez ensuite la circulation des participants, les bénévoles à chaque point de relais et le matériel de signalisation. Les oublis arrivent souvent dans les dernières 48 heures, quand il faut encore trier les dossards, confirmer les livraisons et vérifier la météo. Ce plan vous donne une méthode complète, du premier repérage au départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
6
Contrôler les risques sur le parcours
3 personnes
7
Définir les points de traversée
2 personnes
8
Définir les points de départ et de relais
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Confirmer les bénévoles de premiers secours
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Répartir les équipes
2 personnes
16
Établir la liste de départ
2 personnes
17
Envoyer les informations aux participants
18
Créer une carte d'itinéraire
2 personnes
19
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
20
Confirmer les livraisons
21
Vérifier les prévisions météo
22
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Trier les dossards
2 personnes
25
Rassembler le matériel
3 personnes
26
Préparer les flèches de direction
2 personnes
27
Vérifier les trousses de premiers secours
2 personnes
28
Préparer les prix et les médailles
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Réinspecter l'itinéraire
3 personnes
31
Balisage de la zone de départ
3 personnes
32
Aménager les points de relais
6 personnes
33
Aménager la zone d’arrivée
4 personnes
34
Installer les tentes de fête
4 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Mettre en place l’inscription
3 personnes
37
Tester le chronométrage
2 personnes
38
Tester le système de sonorisation
2 personnes
39
Installer le poste de premiers secours
2 personnes

Événement

40
Accueillir les participants
4 personnes
41
Distribuer les dossards
3 personnes
42
Inscrire les équipes
3 personnes
43
Donner les consignes d’itinéraire
2 personnes
44
Faire le briefing de départ
2 personnes
45
Accompagner les participants au départ
3 personnes
46
Lancer le relais
3 personnes
47
Tenir les points de relais
6 personnes
48
Tenir les points de passage
4 personnes
49
Enregistrement des horaires
2 personnes
50
Encourager les participants
4 personnes
51
Distribuer de l'eau
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
54
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
55
Vérifier le classement final
2 personnes
56
Annoncer les résultats
2 personnes
57
Remettre les prix
3 personnes
58
Faire ses adieux aux derniers participants
3 personnes

Suivi

59
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
60
Démonter les points d’échange
6 personnes
61
Démonter la zone de départ et d'arrivée
5 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Trier les matériaux
3 personnes
66
Stocker les relevés de temps en toute sécurité
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Envoyer les résultats aux participants
69
Gérer les objets perdus
70
Ranger les restes
2 personnes
71
Évacuer les déchets
2 personnes
72
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 4
Pieds de drapeauqté 6

Matériel de sport

Témoins de relaisqté 30
Cônesqté 40
Rubans de marquageqté 12
Numéros de départqté 150
Bracelets de dossardqté 150
Flèches de directionqté 60
Ruban de balisageqté 10
Cônes de signalisationqté 20
Horloges de chronométrageqté 4
Chronomètresqté 8
Presse-papiersqté 12
Cartes d'itinéraireqté 30
Siffletsqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Panneaux de parcoursqté 15

Équipement

Mégaphoneqté 2
Téléphones portablesqté 8
Batteries externesqté 8
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceintes portablesqté 2
Ordinateur portable
Imprimante

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Machines à caféqté 2
Serviettesqté 12
Pains de glaceqté 24

Décoration

Bannière départ-arrivée
Guirlandes de fanionsqté 12
Étiquettes de table d'équipeqté 30
Rubans de podiumqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 3
Boîteqté 3
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Bacs à vaisselleqté 3

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures isolantesqté 10
Gants jetablesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations. Fixez la date, réservez le lieu, contrôlez les risques et définissez les points de départ, de traversée et de relais avant d’ouvrir les inscriptions.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour répartir les équipes correctement. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant le relais.
Prévoyez un bénévole identifié pour chaque point sensible, avec un téléphone portable, un gilet réfléchissant et un sifflet. Confirmez les bénévoles formés aux premiers secours au plus tard la semaine précédente.
Préparez la signalisation en fonction du parcours : flèches, cônes, ruban de balisage et panneaux doivent être regroupés par zone. Faites un repérage final 24 à 48 heures avant le départ pour éviter une installation précipitée.
Le jour J, séparez le matériel par fonction : dossards et bracelets au départ, témoins de relais sur le parcours, chronomètres et feuilles de suivi à l’arrivée. Chargez les batteries externes et testez le mégaphone, l’imprimante et les éclairages la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, vérifier les autorisations, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, la liste définitive et la préparation du matériel.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un relais ?: Ouvrez le formulaire environ 4 semaines avant l’événement si le parcours et le lieu sont déjà confirmés. Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant afin de répartir les équipes et d’établir la liste de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour un relais ?: Prévoyez au moins une personne par point de traversée ou de relais, plus une équipe au départ et une à l’arrivée. Ajoutez 10 à 15 % de remplaçants pour couvrir les désistements de dernière minute.
Quand installer le balisage du parcours ?: Faites un contrôle complet 24 à 48 heures avant, puis installez les flèches, cônes et rubans le jour même suffisamment tôt pour vérifier chaque zone. Gardez un responsable mobile avec du ruban et des panneaux de rechange pendant le relais.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.