Organiser un relais aux flambeaux sans rien oublier

Un relais aux flambeaux se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme un accueil bien réglé au départ et à l’arrivée. Commence par définir l’itinéraire, le lieu de départ et les autorisations nécessaires avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, affecte les bénévoles à chaque poste, informe les participants et vérifie le matériel, le combustible et la météo. Le jour J, garde une personne responsable du parcours et une autre de l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l'itinéraire et le lieu de départ
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
4
Réserver la zone de départ et d’arrivée
5
Demander des mesures de circulation
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Tenir à jour la liste des participants
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Attribuer les postes de parcours
2 personnes
12
Envoyer les informations aux participants
13
Vérifier les prévisions météo
14
Vérifier les torches et le combustible
2 personnes
15
Rassembler le matériel
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
18
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
19
Préparer le briefing des bénévoles

Événement

20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Monter les tentes
4 personnes
22
Installer les tables
3 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Balisage du départ et de l'arrivée
4 personnes
25
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
26
Mettre en place les postes de parcours
4 personnes
27
Installer l'éclairage
3 personnes
28
Installer la table d'inscription
2 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
31
Installer les torches en toute sécurité
2 personnes
32
Placer les extincteurs
2 personnes
33
Vérifier les inscriptions
3 personnes
34
Distribuer les dossards
3 personnes
35
Distribuer les flambeaux
3 personnes
36
Servir le café et le thé
2 personnes
37
Servir des amuse-bouches
2 personnes
38
Faire le briefing des participants
2 personnes
39
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
40
Allumer les torches
4 personnes
41
Donner le signal de départ
2 personnes
42
Doter les postes du parcours en personnel
10 personnes
43
Accompagner les participants
6 personnes
44
Gérer la circulation aux postes du parcours
6 personnes
45
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
46
Distribuer de l'eau
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
49
Éteindre les torches
4 personnes
50
Remercier les participants
2 personnes

Suivi

51
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
52
Retirer les barrières
4 personnes
53
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
54
Démonter les tentes
4 personnes
55
Ranger les torches en toute sécurité
2 personnes
56
Rassembler les déchets
3 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Nettoyer le lieu
4 personnes
59
Rapporter le matériel
2 personnes
60
Rendre les articles empruntés
2 personnes
61
Ranger les courses restantes
2 personnes
62
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Comptoir d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12

Matériel de sport

Torchesqté 180
Fusées de réserveqté 20
Numéros de départqté 180
Bracelets de dossardqté 180
Flèches de directionqté 40
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de sécuritéqté 20
Rubansqté 10
Gilets réfléchissantsqté 20
Chronomètresqté 4

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Mégaphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Stations de rechargeqté 2
Enceinte Bluetooth
Caisse avec tiroir-caisse

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lanternes LEDqté 10
Lampes frontalesqté 12

Sécurité

Extincteursqté 4
Couvertures anti-feuqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gilets pour les signaleursqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Carafesqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commence au moins 6 semaines avant la date : valide l’itinéraire, les lieux de départ et d’arrivée, puis demande les autorisations et les mesures de circulation avant d’envoyer les invitations.
Ferme les inscriptions 7 à 10 jours avant le relais pour finaliser la liste des participants, les besoins alimentaires, les numéros de départ et les bracelets.
Prévois un bénévole à chaque point sensible du parcours et organise un briefing de 20 minutes avant l’ouverture, avec les consignes de sécurité et les moyens de communication.
Contrôle les torches et le combustible 48 heures avant, puis prépare une réserve séparée. Les cônes, barrières, rubans, flèches et gilets réfléchissants doivent être répartis par zone, pas déposés en vrac au départ.
Le jour J, ouvre le site environ 2 heures avant le départ : installe les tentes, tables et barrières, balise l’arrivée, teste les talkies-walkies et garde les rallonges et stations de recharge hors des zones de passage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais aux flambeaux ?: Prévois 6 à 8 semaines pour un parcours avec autorisations et mesures de circulation. Garde les 10 derniers jours pour les inscriptions, les affectations des bénévoles et les derniers achats.
Quand faut-il vérifier le parcours d’un relais aux flambeaux ?: Fais une première vérification 4 semaines avant, puis une dernière inspection 48 heures avant l’événement. Contrôle notamment l’éclairage, les traversées, les obstacles et les endroits où les participants doivent être guidés.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un relais aux flambeaux ?: Prévois au minimum une personne par poste de parcours, plus 2 personnes au départ et 2 à l’arrivée. Ajoute une personne coordinatrice et une réserve de 10 à 15 % si le parcours comporte plusieurs intersections.
Que faut-il faire le jour même d’un relais aux flambeaux ?: Arrive environ 2 heures avant le départ pour monter les tentes, installer les tables, baliser le parcours et tester les communications. Fais ensuite un briefing de 20 minutes avant l’accueil des participants et vérifie une dernière fois la météo et le combustible.

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