Einen Fackellauf sicher und planbar organisieren
Bei einem Fackellauf entscheidet nicht die Fackel allein über den Ablauf, sondern eine sauber geplante Strecke mit klaren Zuständigkeiten. Lege zuerst Start, Ziel und Route fest, kläre Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen und öffne erst danach die Anmeldung. In den letzten Tagen prüfst du Wetter, Brennstoff und Ersatzfackeln. Am Veranstaltungstag brauchst du getrennte Bereiche für Registrierung, Ausgabe, Einweisung und den sicheren Start.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Route und Startort festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigungen beantragen
- 3
Route auf Sicherheit prüfen
2 Personen
- 4
Start- und Zielbereich reservieren
- 5
Verkehrsmaßnahmen beantragen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Teilnehmerliste führen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 11
Routenposten einteilen
2 Personen
- 12
Teilnehmerinformationen versenden
- 13
Wettervorhersage prüfen
- 14
Fackeln und Brennstoff prüfen
2 Personen
- 15
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Startnummern und Armbänder sortieren
2 Personen
- 18
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Volunteer-Briefing vorbereiten
Event
- 20
Location öffnen
2 Personen
- 21
Zelte aufbauen
4 Personen
- 22
Tische aufstellen
3 Personen
- 23
Stühle aufstellen
3 Personen
- 24
Start- und Zielbereich absperren
4 Personen
- 25
Wegweiser aufstellen
4 Personen
- 26
Streckenposten einrichten
4 Personen
- 27
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 28
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 29
Getränke kühlen
2 Personen
- 30
Catering bereitstellen
3 Personen
- 31
Fackeln sicher bereitlegen
2 Personen
- 32
Feuerlöscher aufstellen
2 Personen
- 33
Anmeldungen prüfen
3 Personen
- 34
Startnummern ausgeben
3 Personen
- 35
Fackeln austeilen
3 Personen
- 36
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 37
Snacks servieren
2 Personen
- 38
Teilnehmerbriefing geben
2 Personen
- 39
Sicherheitsanweisungen geben
2 Personen
- 40
Fackeln anzünden
4 Personen
- 41
Startsignal geben
2 Personen
- 42
Streckenposten besetzen
10 Personen
- 43
Teilnehmende betreuen
6 Personen
- 44
Verkehr an den Streckenposten regeln
6 Personen
- 45
Zielerfassung führen
3 Personen
- 46
Wasser verteilen
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 49
Fackeln löschen
4 Personen
- 50
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 51
Wegweiser entfernen
4 Personen
- 52
Absperrungen entfernen
4 Personen
- 53
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 54
Zelte abbauen
4 Personen
- 55
Fackeln sicher verstauen
2 Personen
- 56
Abfall sammeln
3 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 58
Location reinigen
4 Personen
- 59
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 60
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 61
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
- 62
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 40
- Registrierungstheke
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 80
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
Sportmaterial
- FackelnAnz. 180
- ErsatzfackelnAnz. 20
- StartnummernAnz. 180
- StartnummernbänderAnz. 180
- WegweiserAnz. 40
- VerkehrskegelAnz. 40
- AbsperrgitterAnz. 20
- BänderAnz. 10
- WarnwestenAnz. 20
- StoppuhrenAnz. 4
Ausstattung
- FunkgeräteAnz. 12
- Megafon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- LadestationenAnz. 2
- Bluetooth-Lautsprecher
- Kasse mit Wechselgeldkasse
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-LaternenAnz. 10
- StirnlampenAnz. 12
Sicherheit
- FeuerlöscherAnz. 4
- LöschdeckenAnz. 4
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- NotfalldeckenAnz. 20
- Warnwesten für VerkehrspostenAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 6
- AusgießkannenAnz. 4
- KühlelementeAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Route, Start- und Zielbereich sowie den nötigen Genehmigungen. Änderungen an der Strecke können weitere Verkehrsmaßnahmen auslösen und sollten nicht erst nach dem Anmeldestart auffallen.
- Plane pro Streckenabschnitt mindestens eine eingewiesene Person an einem Routenposten ein. Für Start, Ziel und kritische Querungen brauchst du zusätzlich Warnwesten, Funkgeräte oder ein Megafon, damit Anweisungen auch bei Dunkelheit ankommen.
- Prüfe Fackeln und Brennstoff drei bis fünf Tage vor dem Lauf und halte mindestens 10 Prozent Ersatzfackeln bereit. Am Veranstaltungstag sollten Ausgabe, Nachfüllen und eine sichere Ablage für brennende oder beschädigte Fackeln getrennt organisiert sein.
- Schicke die Teilnehmerinformationen spätestens 48 Stunden vor dem Start. Nenne darin Treffpunkt, Einlasszeit, Streckenlänge, Kleidung, Verhalten mit der Fackel und eine Telefonnummer für kurzfristige Rückfragen.
- Baue Registrierung, Startnummern, Armbänder und Wegweiser mindestens 90 Minuten vor dem Start auf. Absperrgitter und Verkehrskegel gehören vor die ersten Teilnehmenden an ihren Platz; nur Bänder reichen an Straßenquerungen nicht aus.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Fackellauf anmelden?
- Öffne die Anmeldung idealerweise vier bis sechs Wochen vor dem Termin. So bleibt genug Zeit, Teilnehmerlisten zu führen, Ernährungswünsche zu erfassen und die Zahl der Fackeln, Helfer und Startnummern realistisch zu planen.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Fackellauf?
- Rechne mit mindestens einer Person pro Routenposten sowie zusätzlichen Helfern für Registrierung, Fackelausgabe, Start, Ziel und Betreuung. Bei 100 Teilnehmenden sind häufig 10 bis 15 eingewiesene Helfer ein sinnvoller Ausgangspunkt, abhängig von Streckenlänge und Kreuzungen.
- Wann sollte man die Wettervorhersage für den Fackellauf prüfen?
- Prüfe die Vorhersage erstmals drei Tage vorher und erneut am Veranstaltungstag. Lege spätestens 24 Stunden vorher fest, wer bei starkem Wind, Regen oder eingeschränkter Sicht über Anpassung, Verschiebung oder Absage entscheidet.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Fackellauf?
- Plane mindestens 90 Minuten für Zelte, Tische, Registrierung, Wegweiser, Beleuchtung und Absperrungen ein. Bei einer längeren Route oder mehreren Verkehrsposten sind zwei bis drei Stunden realistischer, besonders wenn die Strecke vorher kontrolliert werden muss.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!