Organiser un pique-nique de jeux de société sans improviser

Un pique-nique de jeux de société demande de coordonner un lieu extérieur, un repas partagé et des parties aux durées très différentes. Commence par réserver le terrain, puis fixe les inscriptions et les préférences de jeu avant de faire les courses. La météo et le transport du matériel doivent être vérifiés plusieurs jours à l’avance. Le jour même, prévois une installation séparée pour le buffet, les boissons et les tables de jeu afin de laisser les participants circuler facilement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu et le terrain
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Recenser les préférences de jeu
6
Vérifier les prévisions météo
7
Finaliser la liste des participants
8
Vérifier la liste des courses
9
Faire les courses
2 personnes
10
Rassembler les jeux et le matériel
2 personnes
11
Vérifier que les jeux sont complets
2 personnes
12
Préparer les en-cas
3 personnes
13
Laver et couper les fruits
2 personnes
14
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Remplir les paniers de pique-nique
2 personnes
17
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
18
Installer les tentes de fête
4 personnes
19
Installer les couvertures de pique-nique
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
3 personnes
21
Répartir les tables de jeu
2 personnes
22
Installer les jeux
2 personnes
23
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
24
Installer des points de collecte des déchets

Événement

25
Accueillir les participants
2 personnes
26
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
27
Servir les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
28
Animer les jeux
3 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
31
Servir le repas de pique-nique
3 personnes
32
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
33
Annoncer la dernière manche des jeux
34
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

35
Rassembler les jeux et le matériel
3 personnes
36
Ramasser les déchets
3 personnes
37
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
38
Démonter les tentes de fête
4 personnes
39
Laisser le lieu propre
3 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Ranger le matériel au sec et complet
2 personnes
42
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Plaids de pique-niqueqté 10
Nappesqté 6
Tables de bièreqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Couvertsqté 50
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Rallongesqté 2
Batteries externesqté 4

Matériel de jeu

Jeux de sociétéqté 20
Jeux de cartesqté 8
Chronomètres de jeuqté 4
Feuilles de scoreqté 6
Crayonsqté 30
Désqté 30
Bacs de jeuqté 12

Décoration

Guirlandeqté 6
Numéros de tableqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pains de glaceqté 16
Corbeilles à painqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais et pelleqté 2
Seauxqté 3
Bacs à vaisselleqté 3
Torchons réutilisablesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Gel hydroalcooliqueqté 4

Autre

Pinces de tableqté 12
Diablesqté 2
Marqueursqté 8
Ruban adhésifqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demande les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 10 jours avant la date. Sans ce délai, tu risques de préparer trop peu de nourriture ou d’oublier une contrainte alimentaire.
Recense les préférences de jeu avant de finaliser les tables. Prépare au moins un jeu court de remplacement par groupe, car une partie peut se terminer plus vite ou réunir moins de joueurs que prévu.
Vérifie la météo 72 heures avant, puis à nouveau la veille. Les tentes, les couvertures et les glacières ne remplacent pas un plan clair pour protéger les jeux et les aliments en cas d’averse.
Contrôle chaque boîte de jeu avant de la charger : plateau, cartes, pions, dés, crayons et feuilles de score doivent être présents. Un seul élément manquant peut rendre un jeu inutilisable sur place.
Installe les tables de jeu avant l’arrivée des invités et garde le buffet à distance. Prévois environ 15 minutes pour disposer les jeux, les numéros de table et les points de collecte des déchets.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un pique-nique de jeux de société ?: Commence environ 3 semaines avant la date pour réserver le lieu et envoyer les invitations. Garde les 3 derniers jours pour confirmer les participants, vérifier la météo, faire les courses et contrôler les jeux.
Quand faut-il demander les préférences de jeu aux participants ?: Demande-les avec l’inscription, idéalement 10 à 14 jours avant l’événement. Tu peux ainsi répartir les tables et prévoir des jeux adaptés au nombre de joueurs et à la durée disponible.
Combien de boissons prévoir pour un pique-nique de jeux de société ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pour les 3 premières heures, en augmentant la quantité s’il fait chaud. Refroidis-les la veille et transporte-les dans des glacières séparées du matériel de jeu.
Que faire si la météo est mauvaise le jour du pique-nique ?: Prends une décision au plus tard 24 heures avant, après une dernière vérification des prévisions. Si l’événement est maintenu, protège les tables et les jeux sous les tentes et garde les jeux de cartes dans des bacs fermés entre les parties.

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