Organiser un pique-nique dans la cour de l’école

Un pique-nique dans la cour de l’école se prépare d’abord comme une journée d’accueil, puis comme un repas en plein air. Commencez par réserver la cour, fixer les horaires et connaître le nombre réel de participants. Les allergies, la météo et une salle de repli doivent être réglées avant les achats. Ensuite, dimensionnez le mobilier, la vaisselle et le buffet, puis préparez les aliments frais au dernier moment.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la cour de l'école
2
Fixer la date et les horaires
2 personnes
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
7
Confirmer les inscriptions
8
Recenser les allergies
2 personnes
9
Vérifier les prévisions météo
10
Vérifier une salle intérieure alternative
2 personnes
11
Compter le mobilier et le matériel
2 personnes
12
Réserver les fournitures manquantes
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Vérifier les produits frais
2 personnes
16
Stocker les produits frais au froid
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Créer les étiquettes d'allergènes
2 personnes
19
Créer la playlist musicale
20
Trier le matériel d’activités
2 personnes
21
Laver les couvertures de pique-nique
2 personnes
22
Laver les fruits et les légumes
3 personnes
23
Préparer le pain et les garnitures
3 personnes
24
Préparer les salades
3 personnes
25
Préparer les dips et les sauces
2 personnes
26
Préparer des amuse-bouches végétariens
3 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Mettre les boissons au frais
3 personnes
29
Remplir les glacières
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Déplier les couvertures de pique-nique
3 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Installer les tables de buffet
3 personnes
34
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
35
Étiqueter les aliments
2 personnes
36
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
37
Tester la musique et les haut-parleurs
2 personnes
38
Balisage de l’entrée et des points de déchets
2 personnes

Événement

39
Accueillir les invités
3 personnes
40
Enregistrer la présence
2 personnes
41
Distribuer les badges
2 personnes
42
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
43
Expliquer le pique-nique
44
Ouvrir le buffet
2 personnes
45
Servir le déjeuner et les snacks
4 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Encadrer les activités de jeux
4 personnes
50
Aider les enfants pendant les jeux
3 personnes
51
Fournir la musique
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
54
Servir les en-cas du soir
3 personnes
55
Servir le dessert
3 personnes
56
Allumer la lumière
2 personnes
57
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
58
Informer les invités de la fin
59
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

60
Ranger les aliments en toute sécurité
3 personnes
61
Trier les déchets
3 personnes
62
Rassembler la vaisselle
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Rassembler les couvertures de pique-nique
3 personnes
67
Nettoyer la cour de l’école
4 personnes
68
Vérifier les toilettes
2 personnes
69
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
70
Ranger le matériel
3 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Traiter les restes
2 personnes
73
Laver le linge
2 personnes
74
Évacuer les déchets
2 personnes
75
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 4
Chaisesqté 80
Couvertures de pique-niqueqté 12
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 12
Pinces à nappeqté 24

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Bacs alimentaires avec couvercleqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Corbeilles à painqté 6

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Piles rechargeablesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 80
Poids pour ballonsqté 8
Badges nominatifsqté 100
Décoration de tableqté 12
Cartes de menuqté 8
Étiquettes allergènesqté 40

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Frisbeesqté 4
Cordes à sauterqté 6
Jeu de kubb
Sets de badmintonqté 3
Craie de trottoirqté 6
Machine à bullesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Gants en caoutchoucqté 6
Supports de gel hydroalcooliqueqté 4
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la cour et les horaires avant d’envoyer les invitations. Prévoyez une période d’installation suffisamment longue pour placer les tables, les couvertures et les tentes avant l’arrivée des participants.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires avec une date limite précise, idéalement 7 à 10 jours avant le pique-nique. Transformez ensuite les réponses en liste séparée des allergies et régimes à transmettre aux personnes qui préparent le buffet.
Vérifiez les prévisions météo 3 à 5 jours avant, puis confirmez la salle intérieure alternative au plus tard la veille. Une solution de repli inutilisable ou non réservée est l’un des problèmes les plus fréquents.
Comptez les places assises, les tables de buffet et la vaisselle à partir du nombre confirmé, pas du nombre invité. Ajoutez une marge d’environ 10 % pour les gobelets, assiettes et couverts, surtout si le service est en libre accès.
Gardez les produits frais au froid jusqu’au service et préparez les salades, dips, sauces, fruits et garnitures le jour même. Installez des étiquettes d’allergènes visibles et séparez les ustensiles des préparations concernées pour éviter les erreurs.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer un pique-nique dans une cour d’école ?: Réservez la cour et fixez les horaires au moins 4 à 6 semaines avant. Envoyez les invitations environ 3 semaines à l’avance et arrêtez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement.
Quand vérifier la météo pour un pique-nique à l’école ?: Consultez une première fois les prévisions 5 jours avant, puis faites une vérification finale la veille. La salle intérieure alternative doit être confirmée avant cette dernière décision.
Combien de nourriture prévoir pour un pique-nique scolaire ?: Basez les quantités sur le nombre d’inscriptions confirmées et prévoyez environ 10 % de marge pour les portions imprévues. Faites les courses non périssables quelques jours avant et achetez les produits frais au plus près du jour du pique-nique.
Comment gérer les allergies lors d’un pique-nique dans la cour de l’école ?: Recueillez les allergies au moment de l’inscription, puis vérifiez-les une seconde fois avec les confirmations. Préparez des étiquettes lisibles et gardez les plats et ustensiles concernés séparés jusqu’au service.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.