Eine Schulhofpicknick Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Schulhofpicknick entscheidet die Reihenfolge über einen entspannten Ablauf. Reserviere zuerst den Schulhof, lege Datum und Uhrzeit fest und verschicke dann Einladungen mit Anmeldefrist. Danach sammelst du Teilnehmerzahlen, Allergien und Ernährungswünsche, bevor du Möbel, Geschirr und Lebensmittel planst. Zwei bis drei Tage vorher prüfst du das Wetter und organisierst bei Bedarf einen Innenraum. Frische und gekühlte Produkte kommen erst kurz vor dem Termin an die Reihe.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Schulhof reservieren
2
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
3
Einladungen erstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
7
Anmeldungen bestätigen
8
Allergien erfassen
2 Personen
9
Wettervorhersage prüfen
10
Alternativen Innenraum prüfen
2 Personen
11
Möbel und Materialien zählen
2 Personen
12
Fehlende Materialien reservieren
13
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
14
Einkaufen gehen
3 Personen
15
Frischprodukte kontrollieren
2 Personen
16
Kühlprodukte gekühlt lagern
2 Personen
17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
18
Allergenkennzeichnungen erstellen
2 Personen
19
Musik-Playlist erstellen
20
Aktivitätsmaterial sortieren
2 Personen
21
Picknickdecken waschen
2 Personen
22
Obst und Gemüse waschen
3 Personen
23
Brot und Belag bereitstellen
3 Personen
24
Salate vorbereiten
3 Personen
25
Dips und Saucen bereitstellen
2 Personen
26
Vegetarische Snacks zubereiten
3 Personen
27
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
28
Getränke kalt stellen
3 Personen
29
Kühlboxen füllen
2 Personen
30
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
31
Picknickdecken auslegen
3 Personen
32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
33
Buffettische einrichten
3 Personen
34
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
35
Lebensmittel mit Etiketten versehen
2 Personen
36
Spielmaterialien bereitlegen
2 Personen
37
Musik und Lautsprecher testen
2 Personen
38
Eingang und Abfallstellen markieren
2 Personen

Event

39
Gäste empfangen
3 Personen
40
Anwesenheit erfassen
2 Personen
41
Namensschilder verteilen
2 Personen
42
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
43
Picknick erklären
44
Buffet eröffnen
2 Personen
45
Mittagessen und Snacks servieren
4 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Buffet nachfüllen
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Spielaktivitäten betreuen
4 Personen
50
Kindern bei Spielen helfen
3 Personen
51
Musik organisieren
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
54
Abendhäppchen servieren
3 Personen
55
Dessert servieren
3 Personen
56
Licht einschalten
2 Personen
57
Letzte Getränkerunde organisieren
2 Personen
58
Gäste über das Ende informieren
59
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

60
Lebensmittel sicher verstauen
3 Personen
61
Abfall trennen
3 Personen
62
Geschirr sammeln
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Partyzelte abbauen
4 Personen
66
Picknickdecken einsammeln
3 Personen
67
Schulhof reinigen
4 Personen
68
Toiletten kontrollieren
2 Personen
69
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
70
Materialien verstauen
3 Personen
71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
72
Reste verwerten
2 Personen
73
Wäsche waschen
2 Personen
74
Abfall entsorgen
2 Personen
75
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
BiertischeAnz. 8
KlappischeAnz. 4
StühleAnz. 80
PicknickdeckenAnz. 12
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 12
TischdeckenklammernAnz. 24

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
Lebensmittelbehälter mit DeckelAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
BrotkörbeAnz. 6

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 80
BallongewichteAnz. 8
NamensschilderAnz. 100
TischdekorationAnz. 12
SpeisekartenAnz. 8
AllergenetikettenAnz. 40

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Sportmaterial

FußbälleAnz. 3
FrisbeesAnz. 4
SpringseileAnz. 6
Kubb-Spiel
BadmintonsätzeAnz. 3
KreideAnz. 6
SeifenblasenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallgreiferAnz. 2
EimerAnz. 4
Kehrschaufel und BesenAnz. 3
WischmopsAnz. 3
GummihandschuheAnz. 6
HanddesinfektionsständerAnz. 4
Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Setze die Anmeldefrist mindestens 10 Tage vor der Picknick fest. So hast du genug Zeit, Allergien, Ernährungswünsche und die benötigte Zahl an Sitzplätzen zu erfassen.
Plane die Sitzordnung nicht erst am Veranstaltungstag. Zähle Biertische, Klapptische, Stühle und Picknickdecken mindestens eine Woche vorher und reserviere fehlendes Material rechtzeitig.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und noch einmal am Morgen. Partyzelte schützen nur dann zuverlässig, wenn sie standsicher aufgestellt und mit Tischdeckenklammern gesichert sind.
Bereite Allergenkennzeichnungen und Namensschilder vor, bevor das Buffet aufgebaut wird. Stelle Brot, Belag, Salate, Obst, Gemüse, Dips und Saucen in beschrifteten, wiederverwendbaren Schüsseln bereit.
Wasche Obst und Gemüse erst kurz vor der Veranstaltung und lagere Kühlprodukte in Kühlboxen mit Kühlelementen. Frische Lebensmittel sollten bis zum Servieren gekühlt bleiben; Thermoskannen sind für warme Getränke separat sinnvoll.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Schulhofpicknick organisieren?: Beginne etwa vier Wochen vorher mit der Reservierung des Schulhofs und der Terminplanung. Verschicke die Einladungen spätestens drei Wochen vorher und setze die Rückmeldefrist auf 10 Tage vor dem Termin.
Wann soll man für eine Schulhofpicknick einkaufen?: Trockene Lebensmittel und Getränke kannst du zwei bis drei Tage vorher besorgen. Frischprodukte, Brot, Belag und gekühlte Lebensmittel kaufst du am besten am Vortag oder am Veranstaltungstag und lagerst sie sofort gekühlt.
Was macht man bei Regen während einer Schulhofpicknick?: Prüfe spätestens 48 Stunden vorher, ob ein geeigneter Innenraum verfügbar ist. Informiere alle Teilnehmenden am Vorabend über den endgültigen Ort, damit niemand mit falscher Kleidung oder am falschen Eingang erscheint.
Wie viele Sitzplätze braucht man für eine Schulhofpicknick?: Plane für jede angemeldete Person entweder einen Stuhl, Hocker oder einen Platz auf einer Picknickdecke ein. Zähle das Mobiliar mindestens eine Woche vorher und halte zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve für spontane Änderungen bereit.

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