Organiser un pique-nique à la ferme, étape par étape

Un pique-nique à la ferme se prépare d’abord sur le papier : effectif final, besoins alimentaires, accès au site et solution en cas de pluie. Confirme le lieu avant les invitations, puis fixe une date limite d’inscription pour ajuster les courses et le matériel. Les préparatifs alimentaires et les glacières viennent ensuite, tandis que l’installation sur place doit laisser du temps pour les tables, les tentes et les zones de jeu. Le jour même, garde une personne responsable de l’accueil et des dernières vérifications.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Confirmer le lieu de la ferme
5
Vérifier les prévisions météo
6
Définir le nombre final d’invités
7
Vérifier la liste des courses
8
Faire les courses
2 personnes
9
Mettre en place les stocks non périssables
10
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
11
Préparer les pâtisseries et les en-cas
2 personnes
12
Congeler les blocs réfrigérants
13
Laver les couvertures de pique-nique
14
Rassembler la vaisselle et le matériel
2 personnes
15
Créer des cartes d’allergènes
16
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement

Événement

17
Remplir les glacières
2 personnes
18
Tondre la zone de pique-nique
2 personnes
19
Vérification du site et des toilettes
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Monter les tentes de réception
4 personnes
22
Installer les couvertures de pique-nique
2 personnes
23
Installer l'éclairage
2 personnes
24
Installer la décoration
2 personnes
25
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
26
Installer les tables de buffet
3 personnes
27
Présenter les salades et le pain
3 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Installer le point café et thé
2 personnes
30
Accueillir les invités
2 personnes
31
Ouvrir le buffet pique-nique
2 personnes
32
Servir les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Réapprovisionner le buffet entre-temps
2 personnes
35
Servir le café et le thé
2 personnes
36
Encadrer le matériel de jeu
2 personnes
37
Allumer l’éclairage
38
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

39
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
40
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
43
Démonter les tentes de fête
4 personnes
44
Nettoyer le site
3 personnes
45
Retirer l’éclairage et la décoration
2 personnes
46
Rapporter le matériel
2 personnes
47
Nettoyer les glacières et les couvertures
2 personnes
48
Traiter les restes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Plaids de pique-niqueqté 15
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 18
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3

Équipement

Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Nappesqté 6
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 6

Matériel de sport

Jeu de kubbqté 2
Frisbeesqté 6
Jeux de pique-niqueqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date limite des inscriptions au moins 7 jours avant le pique-nique. Tu pourras alors confirmer le nombre d’invités, les allergies et les quantités à acheter sans improviser la veille.
Vérifie la météo 72 heures puis 24 heures avant l’événement. Si le terrain devient humide, installe les tentes de réception et protège les couvertures avant l’arrivée des invités.
Prépare les aliments qui supportent l’avance la veille, notamment les pâtisseries, les en-cas et les fruits lavés. Congele les pains de glace au minimum 24 heures avant de remplir les glacières.
Réserve au moins 2 heures pour l’installation sur la ferme : tables, chaises, buffet, couvertures, éclairage et décoration ne se mettent pas en place en quelques minutes. Vérifie aussi les toilettes, le stationnement et l’état de la zone de pique-nique.
Prépare les informations pratiques au plus tard la veille : itinéraire, parking, heure d’arrivée et consignes alimentaires. Place les cartes d’allergènes près du buffet plutôt que dans les messages d’invitation uniquement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un pique-nique à la ferme ?: Prévois environ 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions, confirmer la ferme, organiser les courses et rassembler le matériel. Termine les achats et les préparations non périssables 2 jours avant.
Quand vérifier la météo pour un pique-nique à la ferme ?: Consulte les prévisions 72 heures avant, puis une dernière fois 24 heures avant le début. Cette vérification te laisse encore le temps de confirmer les tentes ou d’adapter l’installation.
Combien de nourriture prévoir pour un pique-nique à la ferme ?: Base les quantités sur le nombre final d’invités, confirmé 5 à 7 jours avant. Prévois au minimum une portion par personne pour chaque préparation et une petite marge pour les en-cas et les imprévus.
Quand préparer les glacières et les pains de glace ?: Mets les pains de glace au congélateur au moins 24 heures avant. Remplis les glacières le jour même, juste avant le départ ou l’installation, afin de conserver les aliments au froid le plus longtemps possible.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.