Organiser un match de relégation sans rien laisser au hasard
Un match de relégation demande une organisation plus précise qu’une rencontre ordinaire : le terrain, l’arbitre, les équipes et le public doivent être prêts au même moment. Commencez par réserver le lieu, vérifier l’autorisation de course et confirmer l’arbitre, puis verrouillez les inscriptions et le programme de la compétition. Les dernières heures servent surtout à contrôler le terrain, les vestiaires, le matériel sportif et la restauration. Ce plan vous aide à suivre cette séquence sans oublier les détails qui bloquent souvent l’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu et le terrain
- 2
Vérifier l’autorisation de course
- 3
Confirmer l’arbitre
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Répartir les bénévoles par poste
2 personnes
- 8
Établir le plan de stationnement et de vélo
- 9
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
- 10
Établir le programme de la compétition
- 11
Passer la commande traiteur
- 12
Vérifier les prévisions météo
- 13
Inspecter le terrain et les vestiaires
2 personnes
- 14
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
- 15
Imprimer les informations de la compétition
- 16
Faire les courses
3 personnes
- 17
Rassembler le matériel sportif
2 personnes
- 18
Mettre les boissons au frais
3 personnes
- 19
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
- 20
Préparer les vestiaires
2 personnes
- 21
Vérifier les lignes de terrain
2 personnes
- 22
Installer les buts et les filets
4 personnes
- 23
Installer des fanions de coin
2 personnes
- 24
Installer les tribunes et les chaises
4 personnes
- 25
Installer les tables de traiteur
3 personnes
- 26
Mettre en place l’accueil et le point billetterie
3 personnes
- 27
Installer les panneaux d'itinéraire et de sécurité
2 personnes
- 28
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 29
Préparer le café et le thé
3 personnes
- 30
Préparer les sandwichs et les snacks
4 personnes
- 31
Préparer le matériel de premiers secours
Événement
- 32
Accueillir l’arbitre
- 33
Accompagner les équipes vers les vestiaires
2 personnes
- 34
Tenir l'entrée
4 personnes
- 35
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 36
Encadrer le parking
2 personnes
- 37
Expliquer le programme et le parcours
2 personnes
- 38
Vérifier le matériel d’avant-compétition
2 personnes
- 39
Servir les boissons et les en-cas
5 personnes
- 40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 41
Vérifier les toilettes et les déchets
2 personnes
- 42
Soutenir le déroulement du match
2 personnes
- 43
Garder la trousse de premiers secours disponible
2 personnes
- 44
Compléter la restauration du temps de pause
3 personnes
- 45
Gérer les résultats et les annonces
2 personnes
- 46
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
- 47
Rassembler les objets perdus
- 48
Clôturer le catering
3 personnes
Suivi
- 49
Vérifier le terrain et les vestiaires
3 personnes
- 50
Collecter et évacuer les déchets
4 personnes
- 51
Démonter le mobilier
4 personnes
- 52
Ranger le matériel sportif
3 personnes
- 53
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 54
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 55
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
- 56
Laver la vaisselle réutilisable
3 personnes
- 57
Vérifier les dégâts et les objets oubliés
2 personnes
- 58
Rendre le matériel loué
2 personnes
- 59
Envoyer les résultats aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Matériel de sport
- Buts de footballqté 2
- Filets de butqté 2
- Pavillons d’angleqté 4
- Ballons de matchqté 5
- Pompe à ballons
- Siffletsqté 2
- Chronomètresqté 2
- Chasubles d’entraînementqté 20
- Tableau des scores
- Pions de rechangeqté 20
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Compresses froidesqté 12
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaisesqté 80
- Bancs de vestiaireqté 4
- Portants à vêtementsqté 2
- Poubellesqté 8
Équipement
- Enceintes portablesqté 2
- Micro sans fil
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 4
- Scanners de billetsqté 2
- Caisses à monnaieqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 300
- Assiettesqté 180
- Couvertsqté 180
- Louchesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
Décoration
- Drapeaux du clubqté 20
- Panneaux directionnelsqté 12
- Affiches du matchqté 10
Éclairage
- Projecteurs de chantierqté 4
Nettoyage
- Balaisqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez les éléments sportifs au moins 3 semaines avant le match : lieu, terrain, autorisation de course, arbitre et programme. Sans arbitre confirmé, les invitations et les horaires restent fragiles.
- Traitez les inscriptions par étapes : date limite, besoins alimentaires et répartition des équipes. Prévoyez une liste finale au plus tard 3 jours avant le match pour ajuster le catering et les vestiaires.
- Répartissez les bénévoles par poste avant l’envoi du programme : accueil, stationnement, buvette, terrain et vestiaires. Une personne doit aussi rester disponible pour les imprévus pendant toute la compétition.
- Faites une inspection du terrain et des vestiaires la veille, puis revérifiez les lignes, les buts, les filets et les fanions le matin même. Gardez une pompe, des ballons de rechange, des sifflets, des chronomètres et une trousse de premiers secours accessibles près du terrain.
- Ne repoussez pas l’accueil au dernier moment : installez les panneaux de direction, les tables, les chaises, les poubelles et les boissons au frais avant l’arrivée des équipes. Contrôlez aussi les rallonges, multiprises, caisses et scanners si vous utilisez un accueil équipé.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un match de relégation ?
- Prévoyez au minimum 3 semaines pour réserver le terrain, confirmer l’arbitre, vérifier l’autorisation et envoyer les invitations. Terminez les inscriptions et le programme environ 3 jours avant la rencontre.
- Quand confirmer l’arbitre pour un match de relégation ?
- Confirmez l’arbitre dès que la date et le terrain sont réservés, idéalement au moins 3 semaines à l’avance. Une nouvelle vérification 7 jours avant le match évite les changements d’horaires tardifs.
- Quand préparer le terrain et les vestiaires ?
- Inspectez le terrain et les vestiaires la veille, puis installez les buts, filets et fanions le jour du match. Vérifiez les lignes et l’accès aux vestiaires avant l’arrivée de la première équipe.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un match de relégation ?
- Répartissez les bénévoles par poste avant le match et prévoyez au moins une personne pour l’accueil, le stationnement, les vestiaires, la restauration et le terrain. Ajoutez une personne volante pendant les 2 heures entourant le coup d’envoi.
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