Organiser un marché du livre sans rien laisser au dernier moment

Un marché du livre se prépare d’abord comme une opération de collecte, puis comme un espace de vente. Commencez par réserver le lieu et fixer les horaires, avant d’ouvrir la collecte et les inscriptions. Le tri, l’évaluation et l’étiquetage des livres prennent souvent plus de temps que prévu : prévoyez plusieurs séances avant le jour J. Terminez par un plan précis pour les tables, la caisse, les bénévoles et l’acheminement des livres.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et les horaires
2 personnes
3
Ouvrir le point de collecte de livres
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier l’événement en ligne
6
Distribuer les flyers
3 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Réserver des tables et des chaises
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Récupérer les livres
3 personnes
12
Vérifier les livres
3 personnes
13
Trier les livres
4 personnes
14
Évaluer les livres
4 personnes
15
Enregistrer les livres
2 personnes
16
Mettre de côté les livres d’occasion
2 personnes
17
Prévoir de l’argent liquide
18
Faire les courses
2 personnes
19
Acheminer les livres sur le lieu
4 personnes
20
Inspecter le lieu
2 personnes
21
Définir l'itinéraire de marche
2 personnes
22
Installer les tables
4 personnes
23
Installer les chaises
2 personnes
24
Exposer les livres
5 personnes
25
Afficher les tarifs
2 personnes
26
Installer la caisse
2 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Préparer le café et le thé
2 personnes
29
Préparer les en-cas
2 personnes
30
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
31
Vérifier la caisse d'argent
2 personnes
32
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

33
Accueillir les visiteurs
3 personnes
34
Vendre des livres
3 personnes
35
Gérer la caisse
2 personnes
36
Réapprovisionner les tables de livres
2 personnes
37
Servir les boissons
2 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
39
Réapprovisionner le café et le thé
40
Réapprovisionner les en-cas
41
Conserver les objets trouvés
42
Clôturer les ventes
2 personnes

Suivi

43
Compter l’argent liquide
2 personnes
44
Emballer les livres restants
4 personnes
45
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
46
Rapporter les livres
3 personnes
47
Faire la vaisselle
2 personnes
48
Rassembler les déchets
2 personnes
49
Nettoyer le lieu
3 personnes
50
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 30
Table pliante pour la caisse
Bibliothèquesqté 4
Tabouretsqté 4

Présentation

Caisses à livresqté 12
Serre-livresqté 20
Nappeqté 18
Cartes de catégoriesqté 20
Étiquettes de prixqté 500
Étiquettesqté 1000
Marqueurs permanentsqté 12
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Formulaires d’inscriptionqté 100
Reçusqté 4
Flyersqté 300
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Cordeqté 2
Plaques de cartonqté 20

Équipement

Caisse
Terminal de paiement
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Glacièresqté 3
Chariot à mainqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 50
Plateauxqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 60
Cuillères à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Carafesqté 3
Pinces de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4

Éclairage

Lampes de tableqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillière et seauqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et fixez les horaires au moins 6 semaines à l’avance. Vérifiez dès ce moment l’accès pour le chargement, les prises électriques et la place disponible pour les tables et les chaises.
Ouvrez la collecte au moins 3 semaines avant le marché et fixez une date limite de dépôt. Gardez une séance séparée pour vérifier, trier, évaluer et enregistrer les livres : regrouper toutes ces étapes la veille crée rapidement un embouteillage.
Étiquetez les livres après le tri, par catégorie et par prix, puis préparez les affiches de tarifs. Prévoyez au moins une personne qui contrôle les étiquettes avant l’exposition afin d’éviter les prix manquants ou illisibles.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures : collecte, installation, accueil, caisse et rangement. Confirmez leurs horaires 5 à 7 jours avant et indiquez qui apporte les livres sur le lieu avec un chariot à main ou des caisses.
Préparez la caisse avant l’ouverture avec de l’argent liquide, les reçus et le terminal de paiement. Testez les multiprises et les rallonges la veille, puis gardez une réserve de gobelets, de tasses et de boissons dans des glacières si un accueil est prévu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du livre ?: Prévoyez 6 semaines pour réserver le lieu, communiquer et organiser la collecte. Gardez au moins 7 jours pour le tri, l’évaluation, l’enregistrement et l’étiquetage des livres.
Quand commencer la collecte des livres pour un marché ?: Ouvrez le point de collecte environ 3 semaines avant l’événement et annoncez une date limite précise. Fermez les dépôts 2 à 3 jours avant l’installation pour avoir le temps de traiter les derniers livres.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché du livre ?: Pour un marché de taille courante, prévoyez au minimum 1 personne à la caisse, 2 à l’accueil et 2 pour l’installation et le rangement, en adaptant les équipes par créneaux de 2 à 3 heures. Ajoutez des bénévoles pour le tri si plusieurs centaines de livres sont attendues.
Que faut-il préparer la veille d’un marché du livre ?: La veille, achevez l’étiquetage, regroupez les livres par catégorie, préparez les reçus et vérifiez la caisse et le terminal de paiement. Contrôlez aussi les tables, les rallonges et l’itinéraire d’acheminement afin que l’installation puisse commencer dès l’ouverture du lieu.

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