Organiser un marché de Pâques familial, étape par étape

Un marché de Pâques familial demande surtout une bonne coordination entre les stands, les activités pour enfants et l’accueil des visiteurs. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les bénévoles, le matériel et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert à confirmer les participants, vérifier la météo et préparer les espaces pour éviter les retards le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Déterminer les stands et les activités
2 personnes
3
Rédiger les invitations
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Attribuer les stands de vente
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Planifier les activités pour enfants
2 personnes
10
Organiser la chasse aux œufs de Pâques
2 personnes
11
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
12
Réserver les stands
13
Réserver des installations de réfrigération
14
Vérifier les prévisions météo
15
Envoyer les informations aux visiteurs
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Récupérer les produits frais
2 personnes
19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
20
Trier la décoration de Pâques
2 personnes
21
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
22
Accrocher le plan
23
Nettoyer le site
3 personnes
24
Monter les tentes de réception
4 personnes
25
Installer les stands du marché
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer les nappes
2 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Installer l'éclairage
2 personnes
30
Présenter les articles du stand
6 personnes
31
Préparer la table de bricolage pour enfants
2 personnes
32
Cacher les œufs de Pâques
3 personnes
33
Préparer le café et le thé
3 personnes
34
Préparer les en-cas
4 personnes
35
Remplir les glacières
2 personnes
36
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
37
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
38
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

40
Ouvrir l'entrée
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
2 personnes
42
Tenir les stands
8 personnes
43
Servir le café et le thé
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Animer les ateliers créatifs pour enfants
3 personnes
46
Encadrer la chasse aux œufs de Pâques
3 personnes
47
Encadrer le coin photo de Pâques
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Clôturer les ventes
2 personnes
53
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

54
Clôturer la caisse
2 personnes
55
Retirer la décoration
3 personnes
56
Démonter les tentes de réception
4 personnes
57
Démonter les stands du marché
4 personnes
58
Remettre le mobilier en place
4 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Vider les glacières
2 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Nettoyer le site
4 personnes
63
Réfrigérer les restes
2 personnes
64
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Ranger le matériel restant
2 personnes
67
Effectuer le nettoyage final
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Stand de marchéqté 8
Tablesqté 12
Chaisesqté 60
Ensembles de tables de bièreqté 4
Portant à vêtementsqté 4
Caissesqté 20
Boîtes de rangementqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Louchesqté 8
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 8
Enceinte Bluetooth
Microphone

Décoration

Drapeaux de Pâquesqté 6
Guirlandes en papierqté 10
Œufs de Pâques en plastiqueqté 120
Branches de Pâquesqté 8
Vases à fleursqté 8
Nappesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Badges nominatifsqté 100
Cadres photoqté 4

Matériel de sport

Tables de loisirs créatifsqté 3
Crayons de couleurqté 12
Tabliers pour enfantsqté 20
Bacs de bricolageqté 12
Paniers de Pâquesqté 30
Barrières à cordeqté 50
Cônesqté 12
Coloriagesqté 100
Tamponsqté 6
Cartes de poinçonnageqté 100
Tombola

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Poubellesqté 8
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le lieu et les horaires avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 4 semaines entre l’envoi et le marché pour traiter les inscriptions et attribuer les stands.
Définissez le plan des stands avant de répartir les bénévoles. Prévoyez un responsable pour l’accueil, un pour la caisse, un pour les activités enfants et un référent disponible pendant toute la durée du marché.
Programmez la chasse aux œufs avec une zone et des horaires précis. Une séparation par âge, par exemple moins de 6 ans et 6 ans ou plus, limite les bousculades et facilite la surveillance.
Vérifiez les besoins techniques au moins 7 jours avant : tentes, tables, réfrigération, machines à café, bouilloires, rallonges et multiprises. Testez les branchements et comptez les prises nécessaires avant l’installation.
Faites les courses en deux temps : produits non périssables 2 ou 3 jours avant, produits frais le jour précédent. Mettez les boissons au frais dès leur réception et préparez la caisse avec la monnaie avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Pâques familial ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, envoyer les invitations, gérer les inscriptions, répartir les stands et réserver le matériel.
Quand envoyer les invitations pour un marché de Pâques ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant afin de connaître les stands, les bénévoles et les besoins alimentaires.
Comment organiser une chasse aux œufs pendant le marché ?: Délimitez la zone et annoncez au moins deux créneaux de 15 à 20 minutes selon l’âge des enfants. Comptez un adulte encadrant pour 10 à 15 enfants et gardez quelques œufs de réserve.
Quand vérifier la météo et installer les tentes ?: Consultez les prévisions 5 à 7 jours avant, puis faites une dernière vérification la veille. Montez les tentes et installez les stands suffisamment tôt le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant l’arrivée du public.

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