Organiser un marché de Pâques sans rien laisser au dernier moment
Pour organiser un marché de Pâques, commencez par bloquer la date, le lieu et les autorisations avant de contacter les exposants. Ensuite, construisez le plan des stands, les besoins techniques et le parcours des visiteurs. Les points souvent oubliés sont l’assurance, l’électricité, les toilettes, les besoins alimentaires et la confirmation des livraisons. Terminez par le programme, les paiements, les achats frais et une vérification sur place la veille.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Vérifier l’autorisation de marché
- 3
Vérifier l’assurance
- 4
Contacter les fournisseurs
2 personnes
- 5
Réserver les stands
- 6
Réserver l’alimentation électrique
- 7
Réserver les toilettes
- 8
Coordonner le plan de circulation
2 personnes
- 9
Inviter les participants
2 personnes
- 10
Traiter les inscriptions
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Établir la répartition des stands
2 personnes
- 13
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 14
Répartir les bénévoles
- 15
Confirmer les livraisons
- 16
Publier le programme
- 17
Afficher la promotion
2 personnes
- 18
Réserver le terminal de paiement
- 19
Prévoir de l’argent liquide
- 20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 21
Faire les courses
3 personnes
- 22
Acheter des produits frais
2 personnes
- 23
Refroidir les boissons
2 personnes
- 24
Préparer les en-cas
4 personnes
- 25
Préparer la vaisselle
2 personnes
- 26
Préparer la caisse
2 personnes
- 27
Vérifier les prévisions météo
- 28
Contrôler le site
2 personnes
- 29
Décharger les stands
4 personnes
- 30
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 32
Fixer les tentures de stand
3 personnes
- 33
Suspendre la décoration
3 personnes
- 34
Brancher l’électricité
2 personnes
- 35
Installer l'éclairage
3 personnes
- 36
Installer le système de sonorisation
2 personnes
- 37
Aménager le stand de restauration
4 personnes
- 38
Aménager les stands de vente
6 personnes
- 39
Aménager l’espace enfants
2 personnes
- 40
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
- 41
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 42
Tester les caisses
2 personnes
- 43
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 44
Accueillir les fournisseurs
2 personnes
- 45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 46
Tenir les stands
8 personnes
- 47
Servir le café et le thé
3 personnes
- 48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 49
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
- 50
Gérer la musique
- 51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 52
Vider les poubelles
2 personnes
- 53
Essuyer les tables
2 personnes
- 54
Vérifier les toilettes
- 55
Faire les comptes de la caisse
2 personnes
- 56
Réanimer les stocks
2 personnes
- 57
Annoncer la dernière vente
- 58
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 59
Clôturer les ventes
3 personnes
- 60
Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
- 61
Faire la vaisselle
3 personnes
- 62
Démonter les stands
5 personnes
- 63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 65
Retirer la décoration
3 personnes
- 66
Rassembler les déchets
4 personnes
- 67
Nettoyer le site
4 personnes
- 68
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 69
Compter le stock restant
2 personnes
- 70
Vérifier le matériel
2 personnes
- 71
Retourner le matériel loué
3 personnes
- 72
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 12
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables de bièreqté 8
- Tables pliantesqté 10
- Chaises pliantesqté 80
- Draps de standqté 12
- Tables hautesqté 6
- Portants à vêtementsqté 6
- Caisses de rangementqté 20
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 150
- Assiettesqté 150
- Couteauxqté 150
- Fourchettesqté 150
- Cuillères à caféqté 100
- Plateaux de serviceqté 20
- Pinces de serviceqté 12
- Pichets à caféqté 4
- Théièresqté 3
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 4
- Réfrigérateursqté 2
- Distributeurs automatiquesqté 2
- Système de sonorisation
- Microphonesqté 2
- Multiprisesqté 8
- Rallongesqté 8
- Enrouleursqté 4
- Terminaux de paiementqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 4
- Saladiersqté 6
- Verres doseursqté 3
- Cuillères de cuisineqté 6
- Thermosqté 6
- Pains de glaceqté 24
- Tire-bouchonsqté 6
- Plaques de cuisson en aluminiumqté 6
Décoration
- Guirlandes de Pâquesqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 10
- Œufs de Pâques en plastiqueqté 100
- Paniers de Pâquesqté 20
- Nappesqté 20
- Compositions floralesqté 12
- Listes de prixqté 20
- Panneaux de directionqté 12
- Panneaux de numéro de standqté 12
- Chevalets de trottoirqté 4
- Ballonsqté 100
- Poids pour ballonsqté 8
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 20
- Lampes à pilesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Sets de balaiqté 4
- Raclettes de solqté 2
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Chariots de ménageqté 2
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Distributeurs d'essuie-toutqté 6
Matériel de sport
- Cuillères à œufsqté 20
- Oeufs en boisqté 30
- Présentoirs pour coloriagesqté 4
- Crayons de couleurqté 12
- Ciseaux de bricolageqté 8
- Cordes à sauterqté 6
- Sets de craiesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez les stands, les tentes et les tables seulement après avoir mesuré l’espace disponible. Gardez une allée centrale assez large pour la circulation et prévoyez un emplacement clairement identifiable pour l’accueil.
- Lancez les inscriptions plusieurs semaines avant le marché et demandez dès le départ les besoins électriques et alimentaires. Cela évite de découvrir la veille qu’un exposant nécessite une prise dédiée ou un repas particulier.
- Ne limitez pas la coordination aux fournisseurs : confirmez aussi l’assurance, l’autorisation de marché, les toilettes et le plan de circulation avant la communication publique. Une affiche ne compense pas une autorisation manquante.
- Répartissez les bénévoles par créneaux et par zones, avec au moins une personne responsable de l’accueil, des stands, de la circulation et des paiements. Confirmez les horaires à chacun au plus tard 3 jours avant l’événement.
- Planifiez les boissons et les produits frais en deux temps : achetez les produits non périssables quelques jours avant, puis les produits frais la veille. Refroidissez les boissons au moins 12 heures avant l’ouverture et testez les terminaux de paiement le matin même.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Pâques ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu et les autorisations, réserver les équipements, traiter les inscriptions, recruter les bénévoles et publier le programme.
- Quand faut-il réserver les stands et les équipements ?
- Réservez les stands, tentes, tables, électricité et toilettes dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 4 à 6 semaines avant. Les équipements disponibles sont souvent plus limités que prévu au printemps.
- Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Pâques ?
- Vérifiez les livraisons, la répartition des stands, les branchements, les toilettes, la signalétique et le matériel de paiement. Préparez aussi les encas, la vaisselle et les boissons afin de ne pas gérer ces tâches pendant l’installation.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Pâques ?
- Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la circulation et 1 pour la coordination des stands par créneau. Ajoutez une personne dédiée aux paiements si les ventes ou consommations sont centralisées, puis établissez des rotations de 2 à 3 heures.
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