Organiser un marché de Pâques sans rien oublier

Un marché de Pâques se prépare d’abord comme un petit événement logistique, puis comme un moment convivial. Commencez par fixer la date et le lieu, avant d’ouvrir les inscriptions et de réserver les stands, les tentes et le raccordement électrique. Ensuite, répartissez les exposants, les bénévoles et les moyens de paiement, puis planifiez les achats et la préparation des aliments. Les dernières 48 heures servent surtout à vérifier les stocks, refroidir les boissons et transmettre les informations pratiques aux visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Réserver les stands du marché
7
Réserver un raccordement électrique
8
Préparer les informations d'assurance
9
Confirmer les fournisseurs
10
Répartir les exposants
2 personnes
11
Créer le plan du marché
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Préparer le mode de paiement
14
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
15
Créer les menus
2 personnes
16
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
17
Envoyer les dernières informations aux visiteurs
18
Vérifier les stocks
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Trier les denrées non périssables
2 personnes
21
Recevoir les produits réfrigérés
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Portionner les pâtisseries
3 personnes
24
Préparer les sandwichs
3 personnes
25
Préparer la soupe et les en-cas chauds
3 personnes
26
Installer le stand café et thé
2 personnes
27
Préparer les reçus et la monnaie
2 personnes
28
Monter les stands de marché
6 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Installer la signalisation
2 personnes
33
Aménager les stands
8 personnes
34
Présenter les aliments de façon attrayante
3 personnes
35
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
36
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

39
Accueillir les exposants
3 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Tenir le stand d’information
2 personnes
42
Tenir la caisse
2 personnes
43
Vendre de la nourriture et des boissons
4 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Servir la soupe et les en-cas
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
48
Garder les tables propres
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Vérifier les toilettes entre-temps
51
Vérifier l'éclairage
52
Soutenir les exposants
2 personnes
53
Maintenir les passages dégagés
2 personnes
54
Annoncer le dernier tour de vente
55
Clôturer la caisse
2 personnes
56
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

57
Stocker la nourriture en toute sécurité
3 personnes
58
Démonter les stands du marché
6 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
5 personnes
63
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
64
Débrancher l'alimentation électrique
2 personnes
65
Rassembler les objets trouvés
66
Rapporter le stock
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Pinces à nappeqté 48
Bacs de rangementqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 100
Mugs réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 220
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Sucriersqté 6

Décoration

Guirlandes de Pâquesqté 12
Œufs de Pâques en plastiqueqté 100
Branches de Pâquesqté 8
Fleurs artificiellesqté 16
Décorations de tableqté 18
Étiquettes de prixqté 80
Panneaux de menuqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’informationqté 4
Cordeqté 2

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bains-marieqté 3
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Tiroirs-caissesqté 2
Calculatricesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphone à main
Talkies-walkiesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pincesqté 8
Louchesqté 4
Plaques de refroidissementqté 12
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 4
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez le plan du marché avant de confirmer les exposants : prévoyez l’emplacement des stands, des tables, des tentes, du service alimentaire et des passages suffisamment larges.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires et traiter les réponses avant de créer les menus. Gardez une liste séparée pour les allergies et les régimes particuliers.
Réservez le raccordement électrique dès que les machines à café, bouilloires ou bains-marie sont connus. Vérifiez aussi la puissance disponible au moins une semaine avant l’installation.
Ne préparez pas les aliments réfrigérés trop tôt : recevez-les et stockez-les au froid, puis préparez les sandwichs et portionnez les pâtisseries selon le nombre d’inscrits la veille ou le matin même.
Envoyez les dernières informations aux visiteurs quelques jours avant le marché : horaires, accès, mode de paiement et éventuelles consignes. Le jour J, placez les panneaux indicateurs avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Pâques ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, ouvrir les inscriptions, réserver les stands, organiser l’électricité, réunir les informations d’assurance et confirmer les fournisseurs.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un marché de Pâques ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant l’événement, ou plus tôt si le nombre de stands est limité. Fixez une date de clôture au moins 10 jours avant le marché pour traiter les réponses et répartir les exposants.
Quand acheter et préparer la nourriture pour un marché de Pâques ?: Achetez les produits non périssables quelques jours à l’avance et recevez les produits réfrigérés au plus près de l’événement. Préparez les sandwichs, la soupe, les en-cas chauds et les portions de pâtisseries le jour précédent ou le matin même, selon les règles de conservation.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Pâques ?: Vérifiez les stocks, les boissons au froid, les menus, les étiquettes de prix, les moyens de paiement et le plan des stands. Contrôlez aussi que les bénévoles connaissent leur poste et que les informations finales ont été envoyées aux visiteurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.