Organiser un marché de Pâques, étape par étape

Un marché de Pâques se prépare d’abord comme un petit événement public, puis comme une journée de vente et d’accueil. Commence par fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, puis réserve les stands, tentes et besoins électriques. Ensuite, structure les inscriptions, le plan du marché et les repas avant de communiquer. Les oublis les plus fréquents concernent les branchements, les besoins alimentaires des participants et les consignes envoyées trop tard aux fournisseurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Contacter les fournisseurs
2 personnes
5
Réserver les stands
6
Prévoir l’alimentation électrique
7
Créer le plan du marché
2 personnes
8
Inviter les participants
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Confirmer la répartition des stands
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Faire les réservations pour manger et boire
13
Rédiger le texte promotionnel
14
Distribuer les flyers
3 personnes
15
Publier l'annonce en ligne
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Envoyer les instructions aux fournisseurs
18
Contrôler les moyens de paiement
2 personnes
19
Créer les listes de prix
2 personnes
20
Concevoir des flèches et des panneaux
21
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Stocker les courses au frais
2 personnes
24
Rassembler le matériel
3 personnes
25
Charger les stands et les tentes
4 personnes
26
Préparer la vaisselle et les boissons
3 personnes
27
Vérifier les prévisions météo
28
Inspecter le site
2 personnes
29
Installer les barrières
3 personnes
30
Monter les tentes
6 personnes
31
Monter les stands
6 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Brancher l’électricité
2 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Installer la décoration
4 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Marquer les emplacements des stands
2 personnes
38
Accueil des vendeurs
3 personnes
39
Guider les vendeurs vers les stands
3 personnes
40
Installer la caisse
2 personnes
41
Mettre les boissons au frais
3 personnes
42
Préparer les en-cas
4 personnes
43
Préparer le café et le thé
2 personnes
44
Vérifier les toilettes
2 personnes
45
Installer les points de collecte des déchets
2 personnes
46
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

47
Annoncer l'ouverture
48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Tenir le point d'information
2 personnes
50
Tenir la caisse
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
4 personnes
52
Servir le café et le thé
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Garder les tables propres
2 personnes
56
Réapprovisionner les toilettes
57
Soutenir les vendeurs
2 personnes
58
Vérifier l'éclairage
59
Annoncer le signal de fin
60
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
61
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes

Suivi

62
Clôturer la caisse
2 personnes
63
Emballer les denrées alimentaires en toute sécurité
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Démonter les stands
6 personnes
66
Démonter les tentes
6 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Rassembler les déchets
4 personnes
70
Nettoyer le site
4 personnes
71
Recharger le matériel
4 personnes
72
Stocker le matériel au sec et propre
3 personnes
73
Retourner les matériels de location
2 personnes
74
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
75
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 18
Tentes de réceptionqté 6
Tables pliantesqté 24
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Parois de standqté 12
Nappesqté 24
Portants à vêtementsqté 8
Boîtes de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 150
Verres réutilisablesqté 200
Assiettes réutilisablesqté 200
Couverts réutilisablesqté 200
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Catering

Glacièresqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Caisses isothermesqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Courses

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Poêlesqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Caisses de monnaieqté 3

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24

Décoration

Guirlandes de Pâquesqté 12
Œufs de Pâques en plastiqueqté 150
Couronnes de Pâquesqté 6
Décoration de tableqté 24
Arches de ballonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Balais et pelleqté 6
Chiffons microfibresqté 24

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 12
Tapis antidérapantsqté 12
Lampes de pocheqté 6

Communication

Talkies-walkiesqté 6
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 30
Chemises à pinceqté 6
Listes de prixqté 30
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de signalisationqté 12
Panneaux de numéro de standqté 18
Housses en plastiqueqté 30
Formulaires d’argent liquideqté 50

Conseils

Bloque le plan du marché avant de confirmer les stands. Prévois les emplacements, les passages, les tables, les chaises et au moins un accès clair pour le chargement et l’évacuation.
Demande les besoins électriques de chaque fournisseur lors de l’inscription, puis regroupe-les sur un seul plan. Les rallonges et les prises sont souvent découvertes trop tard, surtout pour les machines à café et les bouilloires.
Fixe une date limite d’inscription et envoie les consignes aux fournisseurs au moins 7 jours avant le marché. Indique l’heure d’arrivée, l’emplacement, le déchargement, les moyens de paiement et le matériel attendu.
Prépare les boissons et le service séparément de la vente. Pour le premier service, compte environ 2 à 3 boissons par personne et prévois des gobelets, verres, thermos, distributeurs et glacières accessibles sans bloquer les stands.
Fais une répétition logistique la veille : vérifie les stocks, rassemble le matériel et charge les stands et les tentes dans l’ordre d’installation. Stocke les achats au frais dès leur arrivée et garde une liste de contrôle sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Pâques ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour un marché avec plusieurs exposants. Les autorisations, l’assurance, les réservations de stands et la communication doivent être lancées dès la première semaine.
Quand faut-il réserver les stands et les tentes ?: Réserve-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Attendre les dernières inscriptions augmente le risque de manquer de mobilier ou de tentes adaptées au plan.
Quand envoyer les consignes aux fournisseurs ?: Envoie un document récapitulatif au moins 7 jours avant le marché, puis confirme les changements 48 heures avant. Ajoute l’horaire d’arrivée, le numéro du stand, les besoins électriques et les règles de paiement.
Combien de boissons prévoir pour un marché de Pâques ?: Pour le premier service, compte 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée et la météo. Prévois une réserve séparée et vérifie la capacité des thermos, glacières et distributeurs avant les courses.

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