Organiser un marché de Noël dans une salle de sport
Un marché de Noël dans une salle de sport se prépare d’abord comme un plan de circulation, puis comme un événement commerçant. Commencez par bloquer la date et les horaires, réserver le gymnase et dessiner l’emplacement des stands avant de contacter les exposants. Prévoyez ensuite les inscriptions, l’alimentation électrique, les boissons chaudes, la caisse et les bénévoles. Les oublis arrivent surtout dans les derniers jours : rallonges, signalétique, monnaie, badges et confirmation des besoins alimentaires.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
- 2
Réserver le gymnase
- 3
Créer le plan du marché
2 personnes
- 4
Contacter les exposants
2 personnes
- 5
Enregistrer les exposants
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
- 8
Accrocher les affiches
2 personnes
- 9
Traiter les inscriptions
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Confirmer la répartition des stands
2 personnes
- 12
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 13
Définir les itinéraires de circulation et de passage
2 personnes
- 14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 15
Planifier les livraisons
- 16
Préparer le fonctionnement de la caisse
2 personnes
- 17
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 18
Préparer les badges nominatifs
- 19
Imprimer les panneaux de parcours
- 20
Imprimer les menus
- 21
Préparer l’argent liquide
2 personnes
- 22
Faire les courses
3 personnes
- 23
Rafraîchir les boissons et les stocks
2 personnes
- 24
Trier la décoration
2 personnes
- 25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 26
Monter les stands
4 personnes
- 27
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
- 28
Installer l'éclairage
3 personnes
- 29
Suspendre la décoration
3 personnes
- 30
Installer l’entrée et la signalétique
2 personnes
- 31
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 32
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 33
Préparer les plats chauds
3 personnes
- 34
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Événement
- 35
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
- 36
Guider les exposants jusqu’à leur emplacement
2 personnes
- 37
Tenir l'entrée
2 personnes
- 38
Tenir la caisse
2 personnes
- 39
Assurer le service traiteur
4 personnes
- 40
Servir le café et le thé
2 personnes
- 41
Servir les plats chauds
3 personnes
- 42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 43
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
- 44
Vider les poubelles
2 personnes
- 45
Vérifier les toilettes
- 46
Réanimer les stocks
2 personnes
- 47
Animer le coin photo
- 48
Encadrer les activités pour enfants
2 personnes
- 49
Diffuser une musique calme
- 50
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Suivi
- 51
Clôturer la caisse
2 personnes
- 52
Faire démonter les stands
3 personnes
- 53
Faire la vaisselle
3 personnes
- 54
Éteindre l’équipement de restauration
2 personnes
- 55
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 56
Retirer la décoration
3 personnes
- 57
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
- 58
Nettoyer le gymnase
4 personnes
- 59
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 60
Inventorier le matériel
2 personnes
- 61
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 62
Ranger le stock restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 12
- Tables pliantesqté 18
- Chaises pliantesqté 120
- Tables hautesqté 8
- Portants à vêtementsqté 6
- Tabouretsqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 100
- Bol à soupeqté 80
- Assiettesqté 100
- Couteauxqté 100
- Fourchettesqté 100
- Cuillèresqté 100
- Louchesqté 12
- Thermosqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Saladiersqté 8
- Verres doseursqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Marmites à soupeqté 3
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Réfrigérateursqté 2
- Glacièresqté 4
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 10
- Terminaux de paiementqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 12
- Lampes LEDqté 12
Décoration
- Sapins de Noëlqté 3
- Boules de Noëlqté 120
- Guirlandes de Noëlqté 20
- Couronnes de Noëlqté 6
- Chemins de tableqté 20
- Nappes de Noëlqté 20
- Costume de Père Noël
- Mur photo
- Personnages de Noëlqté 8
Matériel de sport
- Poteaux de délimitationqté 12
- Ruban de balisageqté 4
- Tapis de gymqté 6
Nettoyage
- Sets de balaiqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Aspirateurqté 2
- Gants de nettoyageqté 8
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Dessinez le plan du marché avant de confirmer les stands. Gardez des passages suffisamment larges entre les tables et prévoyez un itinéraire visible depuis l’entrée jusqu’aux stands et aux sorties.
- Demandez aux exposants leurs besoins électriques et alimentaires dès l’inscription. Regroupez les machines à café, bouilloires, réfrigérateurs et bacs de maintien au chaud sur un plan séparé pour éviter les multiprises surchargées.
- Fixez une date limite pour les inscriptions, puis envoyez la répartition définitive des stands au moins 7 jours avant l’ouverture. Les changements tardifs compliquent l’installation des tables, chaises et portants.
- Préparez la caisse avant le jour J : définissez qui encaisse, qui contrôle les terminaux de paiement et où se trouve l’argent liquide. Faites un essai des terminaux et vérifiez les rallonges avant l’arrivée du public.
- Terminez la signalétique et les achats 24 heures avant l’ouverture. Imprimez les panneaux de parcours et les menus, triez la décoration, puis réservez le matin de l’événement à l’installation et au rafraîchissement des stocks.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël en salle ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le gymnase, recruter les exposants, traiter les inscriptions et confirmer le plan des stands au moins 7 jours avant l’ouverture.
- Quand faut-il contacter les exposants pour un marché de Noël ?
- Contactez-les 6 à 8 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription. Envoyez ensuite la répartition définitive des stands environ 7 jours avant le marché.
- Combien de bénévoles prévoir pour un marché de Noël en salle ?
- Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et la caisse, 1 pour les boissons ou la restauration et 2 à 4 personnes pour l’installation et le rangement. Ajoutez une personne référente pour les exposants pendant les heures d’ouverture.
- Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?
- Vérifiez les points d’alimentation, les rallonges, les multiprises, les terminaux de paiement, l’argent liquide et les stocks de boissons. Contrôlez aussi les panneaux, menus, badges et la répartition des tables avant l’installation du matin.
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