Cómo organizar un mercado navideño en un polideportivo
Un mercado navideño en un polideportivo necesita más planificación que decoración. Empieza cerrando la fecha, el horario y la reserva del pabellón; después diseña el plano y confirma los puestos antes de promocionar el evento. La circulación, los puntos de electricidad, los pagos y las entregas suelen causar problemas si se dejan para el último momento. Esta guía te ayuda a seguir un orden práctico hasta el montaje de mesas, sillas, puestos y señalización.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
- 2
Reservar el pabellón deportivo
- 3
Crear un plano del mercado
2 personas
- 4
Contactar a los puestos
2 personas
- 5
Registrar a los expositores
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar promoción en redes sociales
- 8
Colgar pósters
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Confirmar la distribución de los puestos
2 personas
- 12
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 13
Determinar las rutas de tráfico y peatonales
2 personas
- 14
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 15
Coordinar las entregas
- 16
Preparar el funcionamiento de caja
2 personas
- 17
Asignar voluntarios
2 personas
- 18
Preparar tarjetas de nombre
- 19
Imprimir señales de ruta
- 20
Imprimir menús
- 21
Preparar efectivo
2 personas
- 22
Hacer la compra
3 personas
- 23
Enfriar bebidas y stock
2 personas
- 24
Clasificar la decoración
2 personas
- 25
Montar mesas y sillas
4 personas
- 26
Montar los puestos
4 personas
- 27
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
- 28
Colgar la iluminación
3 personas
- 29
Colgar la decoración
3 personas
- 30
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
- 31
Montar el buffet de catering
3 personas
- 32
Preparar café y té
2 personas
- 33
Preparar platos calientes
3 personas
- 34
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Evento
- 35
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
- 36
Guiar a los puestos hasta su lugar
2 personas
- 37
Atender la entrada
2 personas
- 38
Atender la caja
2 personas
- 39
Atender el catering
4 personas
- 40
Servir café y té
2 personas
- 41
Servir platos calientes
3 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
- 44
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 45
Comprobar los baños
- 46
Reponer existencias
2 personas
- 47
Atender el rincón fotográfico
- 48
Supervisar las actividades infantiles
2 personas
- 49
Poner música tranquila
- 50
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
- 51
Cerrar la caja
2 personas
- 52
Hacer que los expositores desmonten el puesto
3 personas
- 53
Lavar la vajilla
3 personas
- 54
Apagar el equipo de catering
2 personas
- 55
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 56
Retirar la decoración
3 personas
- 57
Recoger y retirar la basura
3 personas
- 58
Limpiar el pabellón deportivo
4 personas
- 59
Limpiar los baños
2 personas
- 60
Inventariar materiales
2 personas
- 61
Devolver el material prestado
2 personas
- 62
Guardar el stock restante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesas plegablescant. 18
- Sillas plegablescant. 120
- Mesas altascant. 8
- Percheroscant. 6
- Taburetescant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 100
- Tazones para sopacant. 80
- Platoscant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cucharascant. 100
- Cucharonescant. 12
- Termoscant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 8
- Jarras medidorascant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Ollas para sopacant. 3
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 10
- Datáfonoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófono
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Lámparas LEDcant. 12
Decoración
- Árboles de Navidadcant. 3
- Bolas de Navidadcant. 120
- Guirnaldas de Navidadcant. 20
- Coronas navideñascant. 6
- Manteles runnerscant. 20
- Manteles navideñoscant. 20
- Disfraz de Papá Noel
- Photowall
- Figuras navideñascant. 8
Material deportivo
- Postes de delimitacióncant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
- Colchonetas de gimnasiacant. 6
Limpieza
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Aspiradoracant. 2
- Guantes de limpiezacant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la reserva del polideportivo y el horario con varias semanas de margen. Pide por escrito los horarios de acceso, montaje y desmontaje para no descubrir el mismo día que solo tienes una hora para preparar el espacio.
- Diseña el plano antes de confirmar a los expositores. Deja pasillos peatonales claros, separa las zonas de comida y bebida de los recorridos principales y comprueba cuántos puntos de electricidad hay antes de asignar máquinas de café, neveras o equipos de pago.
- Confirma a cada puesto por escrito al menos 7 días antes. Incluye su ubicación, mesa disponible, horario de llegada, necesidades eléctricas y cualquier preferencia dietética que debas tener en cuenta para la oferta de comida.
- Prepara el sistema de caja y los datáfonos antes del montaje. Haz una prueba de cada dispositivo, prepara efectivo de cambio y decide quién controla los cobros para evitar que los voluntarios improvisen durante las horas de mayor afluencia.
- Organiza el montaje en orden: primero puestos, mesas y sillas; después cables y regletas; al final decoración, menús y señales de ruta. Enfría las bebidas y reúne vajilla, termos, ollas y bandejas como mínimo el día anterior, no cuando lleguen los primeros visitantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño en un polideportivo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el pabellón, contactar con puestos y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar la distribución, revisar electricidad, cerrar compras y asignar voluntarios.
- ¿Cuándo hay que confirmar la distribución de los puestos?
- Confírmala al menos 7 días antes del mercado, cuando ya conozcas los expositores y sus necesidades. Envía el plano definitivo con la ubicación, el acceso de carga y descarga y los puntos eléctricos asignados.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado navideño en un polideportivo?
- Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 8-10 puestos, más 2 personas para caja y 1 responsable de coordinación. Ajusta la cifra si el mercado tiene una zona de comida con ollas, termos o servicio continuo.
- ¿Cuándo hay que preparar la comida, las bebidas y la vajilla?
- Haz la compra y revisa la lista 2 o 3 días antes; enfría las bebidas y agrupa la vajilla el día anterior. Las preparaciones calientes y el llenado de termos deben hacerse el mismo día, siguiendo los tiempos de conservación previstos.
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