Organiser un marché de la créativité, étape par étape

Commence par verrouiller la date, le lieu et les conditions de participation avant de contacter les commerçants et les animateurs. Ensuite, ouvre les inscriptions, collecte les besoins alimentaires et précise les horaires, les ateliers et les moyens de paiement. Le plan du marché doit être terminé avant l’installation : il détermine les stands, les tables, les circulations et les raccordements électriques. Les derniers jours servent surtout à contrôler les stocks, préparer les documents et refroidir les boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
3
Approcher les commerçants du marché
2 personnes
4
Confirmer les animateurs d’atelier
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Enregistrer les exposants du marché
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Traiter les inscriptions aux ateliers
2 personnes
10
Créer le plan du marché
2 personnes
11
Informer les exposants de l'organisation
12
Aménager les espaces d'atelier
2 personnes
13
Réserver des tables et des chaises
14
Réserver des tentes de réception
15
Prévoir le matériel de caisse et de TPE
16
Concevoir l'affiche promotionnelle
17
Publier la promotion en ligne
18
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
19
Créer des badges nominatifs pour les exposants
2 personnes
20
Répartir le matériel d'atelier par table
3 personnes
21
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer le matériel imprimé
2 personnes
26
Vérifier les prévisions météo
27
Contrôler le site
2 personnes
28
Vérifier la livraison
2 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Installer les stands du marché
4 personnes
31
Installer les tables d'atelier
3 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Brancher les enrouleurs électriques
2 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Installer le matériel de l’atelier
3 personnes
37
Accueillir les exposants
3 personnes
38
Orienter les exposants vers les emplacements
3 personnes
39
Faire monter les stands
4 personnes
40
Aménager le stand d’information
2 personnes
41
Mettre en place le point café
2 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
2 personnes
44
Installer les listes de prix et les panneaux
2 personnes

Événement

45
Tenir la table d’accueil
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
2 personnes
47
Distribuer le programme
2 personnes
48
Inscrire les participants à l'atelier
2 personnes
49
Encadrer les ateliers
4 personnes
50
Réapprovisionner le matériel d’atelier
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
54
Rassembler la vaisselle
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Maintenir la place du marché propre
2 personnes
57
Aider les exposants
2 personnes
58
Conserver les objets trouvés
59
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

60
Faire démonter les stands
4 personnes
61
Rassembler le matériel d’atelier
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le point café
2 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le site
4 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Débrancher l’éclairage
2 personnes
68
Empiler les tables et les chaises
4 personnes
69
Démonter les tentes de fête
4 personnes
70
Compter le matériel
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Ranger les provisions restantes
2 personnes
73
Gérer les objets trouvés
74
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 40
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Boîtes de rangementqté 12
Nappesqté 16
Parasolsqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 8
Enrouleurs électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Microphones mainqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Décoration de tableqté 16
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 50
Flyers du programmeqté 400
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Lampes d'extérieurqté 6
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3

Matériel d'atelier

Tabliersqté 30
Chevaletsqté 12
Tapis de découpeqté 20
Tabliers pour enfantsqté 20
Sets de pinceauxqté 30
Ciseauxqté 30
Pistolets à colleqté 8
Tapis de travail réutilisablesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 10 à 14 jours avant le marché. Tu auras le temps de relancer les exposants, de traiter les inscriptions aux ateliers et d’ajuster le plan du marché.
Demande à chaque exposant ses besoins en table, chaise, portant, électricité et espace de rangement dès l’inscription. Sans ces informations, l’implantation finale risque de changer la veille.
Prépare le plan du marché 5 à 7 jours avant l’événement, puis envoie-le aux exposants avec les horaires d’arrivée, le stationnement et les consignes d’installation.
Pour les ateliers, répartis le matériel par table plutôt que dans une réserve commune. Prévois aussi les rallonges, enrouleurs et multiprises avant de placer les bouilloires ou machines à café.
Garde le contrôle des paiements séparé de l’accueil : vérifie les caisses et terminaux de paiement la veille, puis prépare les badges, affiches et documents imprimés dans des boîtes distinctes.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un marché de la créativité ?: Ouvre le formulaire 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ferme les inscriptions 10 à 14 jours avant afin de confirmer les exposants, les ateliers et les besoins alimentaires.
Comment organiser l’espace d’un marché de la créativité ?: Dessine l’implantation au moins 5 jours avant l’événement, en séparant les stands, les ateliers, l’accueil et les zones de circulation. Indique aussi les tables, chaises, tentes et points d’électricité sur le plan.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le marché ?: Prévois au minimum 3 heures avant l’ouverture au public. Ce créneau couvre le montage des tentes et stands, la disposition des tables, la répartition du matériel d’atelier et le test des paiements.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de la créativité ?: Contrôle les stocks et les courses, prépare les supports imprimés, refroidis les boissons et teste les terminaux de paiement. Fais aussi une dernière vérification des inscriptions et envoie les informations d’accès aux exposants.

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